Zo organiseer je een verzamelruilbeurs

Begin met de datum, openingstijden en een locatie waar deelnemers hun spullen overzichtelijk kunnen uitstallen. Leg daarna vast wie mag deelnemen, hoeveel ruimte elke tafel krijgt en hoe ruilen of verkopen verloopt. Regel aanmeldingen en tafeltoewijzing ruim vooraf, zodat je een plattegrond en deelnemerslijst kunt maken. Op de beursdag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, zichtbare tafelnummers, voldoende stroom en een team dat weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijd bevestigen
2
Locatie reserveren
3
Beursindeling bepalen
2 personen
4
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
5
Aanmeldformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Beurs promoten
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Tafels toewijzen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemers bevestigen
12
Routebeschrijving versturen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Contactlijst samenstellen
15
Plattegrond afdrukken
16
Naambadges voorbereiden
2 personen
17
Tafelnummers maken
18
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
19
Contantgeld regelen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Beursmateriaal klaarzetten
3 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Ruimte inspecteren
2 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Tafelnummers plaatsen
2 personen
30
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
31
Kraamindeling controleren
2 personen
32
Bewegwijzering ophangen
2 personen
33
Decoratie ophangen
2 personen
34
Ruiltafels inrichten
3 personen
35
Koffiepunt inrichten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
2 personen
37
Geluidsapparatuur testen
38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Deelnemers registreren
2 personen
40
Naambadges uitdelen
41
Kramen aanwijzen
2 personen
42
Opening aankondigen
43
Bezoekers verwelkomen
2 personen
44
Informatie verstrekken
2 personen
45
Ruilregels toelichten
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Kramen tussentijds controleren
2 personen
52
Avondverlichting inschakelen
53
Laatste ruilronde aankondigen
54
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

55
Kramen afbouwen
4 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Ongebruikte spullen inpakken
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afval verzamelen
2 personen
60
Ruimte schoonmaken
3 personen
61
Gevonden voorwerpen registreren
62
Locatie afsluiten
2 personen
63
Materialen terugbrengen
2 personen
64
Restanten opbergen
2 personen
65
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 36
Tafelkledenaantal 24
Ruiltafelsaantal 2
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Microfoon
Kassa
Rekenmachinesaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbladenaantal 6
Schenk kannenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Plakstripsaantal 4
Tafelnummersaantal 24
Pijlbordenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koelplatenaantal 4
Voorraadbakkenaantal 8

Organisatie

Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Kleefbriefjesaantal 10
Stiftenaantal 12
Balpennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Registratieformulierenaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Prijskaartjesaantal 500
Contantgeldbakjesaantal 6
Munttangenaantal 2
Tafelbordjesaantal 24

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en bepaal de beursindeling voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je deelnemers meteen vertellen hoeveel ruimte zij krijgen en hoeveel tafels beschikbaar zijn.
Zet een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken voor de beurs. Vraag daarbij direct naam, contactgegevens, verzamelfocus, dieetwensen en eventuele behoefte aan een tafel of stroompunt.
Wijs tafels uiterlijk 5 dagen vooraf toe en stuur iedere deelnemer een bevestiging met tafelnummers, routebeschrijving, aankomsttijd en de voorwaarden voor ruilen of verkopen.
Maak een eenvoudige plattegrond met entree, ruiltafels, koffiepunt en eventuele kassa. Print minstens 2 exemplaren en gebruik pijlborden vanaf de ingang, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken.
Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Controleer dan tafels, stoelen, verlichting, verlengkabels, stekkerdozen, naambadges, drank en contantgeld voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verzamelruilbeurs organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en beursindeling. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 2 weken voor de beurs, zodat je tafels kunt toewijzen.
Hoeveel tafels heb je nodig voor een verzamelruilbeurs?: Reken per deelnemer op de afgesproken tafelruimte en houd daarnaast ruimte vrij voor looproutes, ontvangst en koffie. Maak de plattegrond zodra minstens 80% van de deelnemers is aangemeld; dan kun je resterende plekken nog flexibel indelen.
Wat moet je op een deelnemersformulier vragen?: Vraag naam, e-mailadres, telefoonnummer, soort verzameling, gewenste tafelruimte en eventuele stroombehoefte. Verzamel dieetwensen uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je inkopen daarop kunt afstemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verzamelruilbeurs?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en 1 voor praktische hulp per 25 deelnemers. Zorg daarnaast voor iemand die tijdens de beurs aanspreekbaar is voor stroom, tafels, routevragen en betalingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.