Eine Tauschbörse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Tauschbörse entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob das Tauschen entspannt bleibt oder am Eingang und an den Tischen stockt. Lege zuerst Termin, Raumaufteilung und Teilnahmebedingungen fest. Danach folgen Anmeldung, Tischvergabe und die Informationen für Teilnehmende. Plane außerdem früh genug Helfer, Beschilderung, Getränke und die Kasse ein. Der fertige Plan führt dich anschließend durch Vorbereitung, Aufbau und Öffnung der Börse.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
- 2
Location reservieren
- 3
Messeaufteilung festlegen
2 Personen
- 4
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Messe bewerben
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Tische zuweisen
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Teilnehmer bestätigen
- 12
Wegbeschreibung versenden
- 13
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 14
Kontaktliste zusammenstellen
- 15
Lageplan drucken
- 16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 17
Tischnummern erstellen
- 18
Preisliste vorbereiten
2 Personen
- 19
Bargeld organisieren
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Messmaterial bereitstellen
3 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Raum inspizieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
3 Personen
- 29
Tischnummern aufstellen
2 Personen
- 30
Anmeldeschalter einrichten
2 Personen
- 31
Standaufteilung prüfen
2 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 34
Tauschstände einrichten
3 Personen
- 35
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 36
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 37
Tonanlage testen
- 38
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 39
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 40
Namensschilder verteilen
- 41
Stände zuweisen
2 Personen
- 42
Eröffnung ankündigen
- 43
Besucher begrüßen
2 Personen
- 44
Informationen bereitstellen
2 Personen
- 45
Tauschregeln erläutern
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Snacks servieren
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Stände zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 52
Abendbeleuchtung einschalten
- 53
Letzte Tauschrunde ankündigen
- 54
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Stände abbauen
4 Personen
- 56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 57
Nicht verwendete Sachen einpacken
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 59
Abfall sammeln
2 Personen
- 60
Raum reinigen
3 Personen
- 61
Fundgegenstände registrieren
- 62
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 63
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 64
Reste verstauen
2 Personen
- 65
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 24
- StühleAnz. 36
- TischdeckenAnz. 24
- Tausch-TischeAnz. 2
- HockerAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Kasse
- TaschenrechnerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 50
- TellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 50
- ServiertablettsAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 4
Dekoration
- Willkommensschild
- BallonsAnz. 80
- BallonbandAnz. 2
- TischdekorationAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 6
- KlebestreifenAnz. 4
- TischnummernAnz. 24
- WegweiserAnz. 10
Küche
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlplattenAnz. 4
- VorratsboxenAnz. 8
Organisation
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- KlebezettelAnz. 10
- StifteAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 4
- RegistrierungsformulareAnz. 150
- PläneAnz. 150
- PreisschilderAnz. 500
- BargeldschälchenAnz. 6
- MünzzangenAnz. 2
- TischschilderAnz. 24
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- HandfegerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Tischaufteilung fest, bevor du Anmeldungen bestätigst. Nummerierte Tische und ein gedruckter Lageplan sparen am Veranstaltungstag viele Einzelfragen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Bestätige die Teilnehmenden einige Tage vorher und erfasse dabei Ernährungswünsche, Ankunftsinformationen und die Wegbeschreibung.
- Plane für Einlass und Aufbau getrennte Helfer ein. Eine Kontaktliste und feste Einsatzzeiten verhindern, dass dieselbe Person gleichzeitig die Location öffnen, Tische zuweisen und Getränke ausgeben muss.
- Bereite Namensschilder, Tischnummern, Preisliste und Willkommensschild vor dem Aufbau vor. Beschriftung mit Klebestreifen und Wegweiser sollten sichtbar sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
- Kühle Getränke rechtzeitig und prüfe Stromanschlüsse für Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und LED-Lampen. Verlängerungskabel gehören dabei in die Aufbauplanung, nicht in die spontane Notfallkiste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tauschbörse organisieren?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Location und Teilnahmebedingungen. Anmeldung, Tischvergabe und Helferplanung brauchen anschließend weitere 2 bis 3 Wochen.
- Wie viele Tische brauche ich für eine Tauschbörse?
- Das hängt von der Zahl der angemeldeten Personen und der Tischgröße ab. Plane pro teilnehmender Person oder Gruppe einen fest zugewiesenen Tisch und ergänze Platz für Eingang, Kasse, Getränke und Laufwege.
- Wann sollte man die Teilnehmer einer Tauschbörse bestätigen?
- Bestätige die Anmeldungen idealerweise 5 bis 7 Tage vor der Börse. Schicke dabei auch Wegbeschreibung, Ankunftszeit, Tischnummer oder Aufbauhinweise und erinnere an die Teilnahmebedingungen.
- Was muss am Tag der Tauschbörse zuerst passieren?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, bringe Lageplan und Wegweiser an, richte Kasse und Empfang ein und stelle danach Getränke sowie Tauschmaterial bereit.
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