Comment organiser une bourse d’échange de collections

Commencez par fixer la date, l’horaire et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Pour une bourse d’échange de collections, l’agencement des tables, les conditions de participation et la circulation dans la salle doivent être décidés assez tôt. Prévoyez ensuite un suivi précis des exposants, des besoins alimentaires et des bénévoles. Les derniers préparatifs concernent surtout l’accueil, l’argent liquide, l’affichage et le matériel technique, souvent oubliés jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2
Réserver le lieu
3
Définir l'agencement du salon
2 personnes
4
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Promouvoir le salon
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Attribuer les tables
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les participants
12
Envoyer les indications d'accès
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Établir la liste de contacts
15
Imprimer le plan
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer des numéros de table
18
Préparer les listes de prix
2 personnes
19
Prévoir de l’argent liquide
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le matériel du salon
3 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Inspecter la salle
2 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Placer les numéros de table
2 personnes
30
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
31
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Installer les tables d’échange
3 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Préparer les en-cas
2 personnes
37
Tester le matériel sonore
38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Enregistrer les participants
2 personnes
40
Distribuer les badges nominatifs
41
Attribuer les stands
2 personnes
42
Annoncer l'ouverture
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Fournir les informations
2 personnes
45
Expliquer les règles d’échange
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Contrôler les stands en cours de route
2 personnes
52
Allumer l’éclairage du soir
53
Annoncer le dernier tour d’échange
54
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

55
Démonter les stands
4 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Emballer les objets non utilisés
3 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Rassembler les déchets
2 personnes
60
Nettoyer l’espace
3 personnes
61
Enregistrer les objets trouvés
62
Fermer le lieu
2 personnes
63
Rapporter le matériel
2 personnes
64
Ranger les restes
2 personnes
65
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 36
Nappesqté 24
Tables d’échangeqté 2
Tabouretsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Caisse
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Numéros de tableqté 24
Panneaux indicateursqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 4
Thermosqté 4
Plaques de refroidissementqté 4
Bacs de stockageqté 8

Organisation

Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Post-itqté 10
Marqueursqté 12
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 4
Formulaires d’inscriptionqté 150
Plansqté 150
Étiquettes de prixqté 500
Plateaux pour espècesqté 6
Pinces à mentheqté 2
Pancartes de tableqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle avant d’envoyer les invitations et dessinez son agencement à l’avance : comptez les tables d’échange, les chaises, les prises électriques et la largeur des passages.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis attribuez les tables avant la confirmation finale. Envoyez les indications d’accès au moins 3 jours avant la bourse.
Préparez les badges nominatifs, les numéros de table et le plan imprimé la veille. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Désignez les bénévoles par créneau plutôt que de demander une aide générale : prévoyez au minimum une personne à l’accueil à l’ouverture et une personne pour les questions dans la salle.
Ne remettez pas les achats au matin même : refroidissez les boissons la veille et vérifiez les machines à café, bouilloires, rallonges, multiprises, caisse et monnaie avant d’ouvrir le lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une bourse d’échange de collections ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, rédiger les conditions de participation, diffuser les invitations et attribuer les tables.
Quand faut-il envoyer les indications d’accès aux participants ?: Envoyez-les au moins 3 jours avant l’événement, après avoir confirmé les participants. Indiquez l’adresse, l’horaire d’arrivée, l’accès au lieu et, si nécessaire, les consignes pour décharger le matériel.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une bourse d’échange ?: Prévoyez au minimum 2 bénévoles pour une petite bourse : une personne à l’accueil et une personne disponible dans la salle. Ajoutez un renfort pour chaque période chargée ou pour l’installation des tables.
Que faut-il préparer la veille d’une bourse d’échange de collections ?: Préparez les badges, numéros de table, listes de prix, plan imprimé, caisse et matériel d’affichage la veille. Refroidissez aussi les boissons et testez les rallonges, multiprises, enceintes et microphone avant l’ouverture.

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