Zo organiseer je een verzamelaarsmarkt

Begin met de locatie, vergunningen en de capaciteit van de markt. Daarna werf je verzamelaars én bezoekers, verwerk je aanmeldingen en deel je de stands logisch in. Een duidelijke plattegrond, route en deelnemersinformatie voorkomen gedoe op de dag zelf. Regel entree, betaalmiddelen, tafels en techniek ruim vooraf; vooral wisselgeld, stroom en standnummers worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Marktlocatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Verzamelaars uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Stands verdelen
2 personen
9
Deelnemers bevestigen
2 personen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Plattegrond van de markt maken
2 personen
12
Route voor bezoekers bepalen
13
Parkeerinformatie verzamelen
14
Betaalwijze voor entree bepalen
2 personen
15
Entreeprijzen afdrukken
16
Standnummers afdrukken
17
Marktregels afdrukken
18
Promotieposter ontwerpen
19
Promotieposters ophangen
2 personen
20
Socialmediabericht plaatsen
21
Tafels en stoelen reserveren
22
Verlichting controleren
2 personen
23
Geluidsapparatuur testen
2 personen
24
Kassa en betaalapparaat testen
2 personen
25
Wisselgeld voorbereiden
2 personen
26
Deelnemerslijst afdrukken
27
Aanwezigheidsformulieren afdrukken
28
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Hapjes en broodjes bestellen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Materialen naar locatie brengen
3 personen
33
Locatie openen
2 personen
34
Stroompunten controleren
2 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Standnummers plaatsen
2 personen
38
Entreebalie opbouwen
2 personen
39
Koffiepunt inrichten
2 personen
40
Buffettafels inrichten
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Wegwijzers plaatsen
2 personen
43
Afvalpunten plaatsen
2 personen
44
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
45
Verlichting ophangen
3 personen
46
Verzamelaars ontvangen
3 personen
47
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
48
Deelnemers registreren
2 personen
49
Kraampjes laten inrichten
4 personen
50
Hapjes klaarzetten
2 personen
51
Entreepersoneel instrueren
2 personen
52
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

53
Bezoekers ontvangen
3 personen
54
Entreegelden innen
2 personen
55
Bezoekersinformatie geven
2 personen
56
Verzamelaars ondersteunen
2 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Hapjes serveren
2 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
61
Afvalbakken legen
2 personen
62
Toiletten controleren
63
Tafels en looproutes vrijhouden
2 personen
64
Laatste bezoekers informeren
2 personen
65
Entreebalans opmaken
2 personen
66
Verzamelaars laten afbreken
3 personen

Nazorg

67
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
70
Verlichting uitschakelen
2 personen
71
Servies verzamelen
2 personen
72
Servies afwassen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
3 personen
75
Materialen inladen
3 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Huurmaterialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
80
Borg en betalingen verwerken
2 personen
81
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 40
Klaptafelsaantal 4
Entreebalie
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 4
Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Kassa
Betaalterminalaantal 2
Geldkistjesaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Laptop
Labelprinter

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 4
Schenk kannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Standnummersaantal 40
Wegwijzerbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofblik en vegeraantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de locatie en voorwaarden vaststaan. Verzamel per deelnemer minimaal contactgegevens, soort verzameling, gewenst tafeltype en eventuele dieetwensen.
Maak de standindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zet vergelijkbare verzamelingen niet allemaal naast elkaar en houd looppaden vrij; nummer daarna elke stand en druk de plattegrond af.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de markt. Vermeld daarin opbouwtijd, parkeerinformatie, standnummer, afmetingen van de tafel, marktregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Test kassa, betaalterminal, geluidsapparatuur en verlichting minstens 1 dag vooraf. Leg voor de entree een aparte kassa, betaalwijze en voldoende wisselgeld klaar, zodat bezoekers niet in dezelfde rij staan als deelnemers.
Controleer de stroompunten vóór je tafels en stands plaatst. Tel stekkerdozen en verlengkabels per zone, test koffiezetapparaten en waterkokers en gebruik koelboxen als er geen vaste koeling beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verzamelaarsmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken van tevoren met de locatie, vergunningen en deelnemerswerving. Open het aanmeldformulier daarna direct en reserveer uiterlijk 4 weken vooraf de tafels, stoelen en overige apparatuur.
Hoe deel je stands op een verzamelaarsmarkt in?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en maak daarna een plattegrond met genummerde stands en een duidelijke bezoekersroute. Houd hoofdlooppaden vrij en stuur de standindeling uiterlijk 7 dagen voor de markt naar alle deelnemers.
Wat moet je regelen voor de entree van een verzamelaarsmarkt?: Bepaal uiterlijk 2 weken vooraf de entreeprijs en betaalwijze. Print de prijzen en zet op de dag zelf een entreebalie met kassa, betaalterminal en vooraf geteld wisselgeld klaar.
Wanneer test je de techniek voor een verzamelaarsmarkt?: Test verlichting, luidsprekers, microfoon, betaalterminal en eventuele koffieapparatuur minimaal 1 dag vooraf. Controleer op de ochtend zelf nogmaals de stroomvoorziening, verlengkabels en batterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.