Organiser un marché aux collectionneurs, étape par étape

Un marché aux collectionneurs se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme une journée d’accueil. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations avant d’inviter les exposants. Fixez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des stands, puis préparez les informations pratiques pour les visiteurs. Les oublis les plus fréquents concernent le stationnement, la monnaie, les numéros de stand et les tests du matériel de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du marché
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les collecteurs
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les stands
2 personnes
9
Confirmer les participants
2 personnes
10
Envoyer les informations aux participants
11
Créer le plan du marché
2 personnes
12
Définir le parcours des visiteurs
13
Collecter les informations de stationnement
14
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
15
Imprimer les prix d’entrée
16
Imprimer les numéros de stand
17
Imprimer les règles du marché
18
Concevoir l'affiche promotionnelle
19
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
20
Publier un message sur les réseaux sociaux
21
Réserver des tables et des chaises
22
Vérifier l'éclairage
2 personnes
23
Tester le matériel sonore
2 personnes
24
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
25
Préparer la monnaie
2 personnes
26
Imprimer la liste des participants
27
Imprimer les feuilles de présence
28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Commander des amuse-bouches et des sandwichs
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
33
Ouvrir le lieu
2 personnes
34
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Placer les numéros des stands
2 personnes
38
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
39
Mettre en place le point café
2 personnes
40
Installer les tables de buffet
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Installer l’équipement sonore
2 personnes
45
Installer l'éclairage
3 personnes
46
Accueillir les collecteurs
3 personnes
47
Attribuer les emplacements
3 personnes
48
Enregistrer les participants
2 personnes
49
Faire installer les stands
4 personnes
50
Préparer les en-cas
2 personnes
51
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
52
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
55
Fournir les informations aux visiteurs
2 personnes
56
Soutenir les collectionneurs
2 personnes
57
Servir le café et le thé
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Vérifier les toilettes
63
Libérer les tables et les voies de circulation
2 personnes
64
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
65
Établir le bilan des entrées
2 personnes
66
Faire démonter les équipes de collecte
3 personnes

Suivi

67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Éteindre l’éclairage
2 personnes
71
Rassembler la vaisselle
2 personnes
72
Faire la vaisselle
2 personnes
73
Rassembler les déchets
3 personnes
74
Nettoyer le lieu
3 personnes
75
Charger le matériel
3 personnes
76
Rassembler les objets perdus
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Retourner les matériels de location
2 personnes
79
Ranger le stock restant
2 personnes
80
Traiter la caution et les paiements
2 personnes
81
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 4
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 6

Équipement

Caisse
Terminal de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Imprimante d'étiquettes

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 80
Numéros de standqté 40
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de lancer les invitations : vérifiez l’éclairage, les prises électriques, l’accès pour installer les tables et la possibilité d’utiliser des tentes si une partie du marché est dehors.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis demandez dès le départ les besoins alimentaires et le matériel nécessaire à chaque collectionneur. Gardez quelques jours pour traiter les réponses avant de confirmer les participants.
Dessinez le plan du marché avant d’attribuer les stands. Prévoyez un parcours de visiteurs lisible, des zones de passage assez larges et une table d’accueil visible dès l’entrée.
Envoyez aux participants un récapitulatif au moins 7 jours avant le marché : adresse, stationnement, horaire d’installation, numéro de stand, règles et informations sur le paiement de l’entrée.
Testez la caisse, le terminal de paiement, les haut-parleurs et le microphone avant l’ouverture. Préparez aussi la monnaie et imprimez les prix d’entrée, les numéros de stand et les règles : ces éléments sont souvent oubliés jusqu’au matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché aux collectionneurs ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les collectionneurs, traiter les inscriptions et diffuser les informations aux visiteurs.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des collectionneurs ?: Ouvrez-les dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Fixez une date de clôture environ 10 jours avant l’événement pour avoir le temps de répartir les stands et d’envoyer les confirmations.
Que faut-il envoyer aux exposants avant un marché aux collectionneurs ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant : adresse, stationnement, horaires d’installation, numéro de stand, plan, règles et mode de paiement. Ajoutez les consignes liées aux besoins alimentaires recueillis lors de l’inscription.
Comment éviter les problèmes de paiement à l’entrée ?: Décidez du mode de paiement avant l’impression des prix d’entrée et testez la caisse ainsi que le terminal au plus tard la veille. Préparez la monnaie séparément et vérifiez le fonctionnement du matériel sonore et des multiprises avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.