Sammlermarkt organisieren: Von der Planung bis zum Markttag

Bei einem Sammlermarkt beginnt die Organisation nicht mit den Tischen, sondern mit Standort, Genehmigungen und der Anmeldung der Aussteller. Lege zuerst fest, wie viele Stände möglich sind, und verteile sie erst nach Ende der Anmeldefrist. Danach folgen Marktplan, Besucherroute, Eintritt, Werbung und Technik. Plane für den Markttag außerdem Zeit für Kasse, Wechselgeld, Standnummern und eine kurze Kontrolle von Beleuchtung und Tonanlage ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktstandort reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Sammler einladen
2 Personen
4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Stände verteilen
2 Personen
9
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
10
Teilnehmerinformationen versenden
11
Marktplan erstellen
2 Personen
12
Route für Besucher festlegen
13
Parkinformationen sammeln
14
Zahlungsweise für den Eintritt festlegen
2 Personen
15
Eintrittspreise drucken
16
Standnummern drucken
17
Marktregeln ausdrucken
18
Werbeplakat gestalten
19
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
20
Social-Media-Beitrag posten
21
Tische und Stühle reservieren
22
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
23
Tonanlage testen
2 Personen
24
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
25
Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
26
Teilnehmerliste ausdrucken
27
Anwesenheitsformulare drucken
28
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Snacks und Brötchen bestellen
31
Getränke kühlen
2 Personen
32
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
33
Location öffnen
2 Personen
34
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
35
Tische aufstellen
4 Personen
36
Stühle aufstellen
3 Personen
37
Standnummern anbringen
2 Personen
38
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
39
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
40
Buffettische einrichten
2 Personen
41
Dekoration aufhängen
3 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Müllstationen aufstellen
2 Personen
44
Tonanlage aufstellen
2 Personen
45
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
46
Sammler empfangen
3 Personen
47
Standplätze zuweisen
3 Personen
48
Teilnehmer registrieren
2 Personen
49
Stände aufbauen lassen
4 Personen
50
Snacks bereitstellen
2 Personen
51
Einlasspersonal instruieren
2 Personen
52
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

53
Besucher empfangen
3 Personen
54
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
55
Besucherinformationen geben
2 Personen
56
Sammler unterstützen
2 Personen
57
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
58
Snacks servieren
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
2 Personen
60
Buffet sauber und gefüllt halten
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten kontrollieren
63
Tische und Laufwege freihalten
2 Personen
64
Letzte Besucher informieren
2 Personen
65
Eintrittsabrechnung erstellen
2 Personen
66
Sammelstellen abbauen lassen
3 Personen

Nachbereitung

67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Tonanlage ausschalten
2 Personen
70
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
71
Geschirr sammeln
2 Personen
72
Geschirr abwaschen
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
3 Personen
75
Materialien einladen
3 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
80
Kaution und Zahlungen abwickeln
2 Personen
81
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 40
KlappischeAnz. 4
Eingangsbereich
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 4
PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 6

Ausstattung

Kasse
KartenterminalAnz. 2
GeldkassettenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
Etikettendrucker

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4
AusgießkannenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
StandnummernAnz. 40
Wegweiser-SchilderAnz. 12
InfotafelnAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 2
Kehrblech und BesenAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere den Marktstandort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe direkt, ob eine Genehmigung, ein Veranstaltungsantrag oder zusätzliche Auflagen nötig sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Standanzahl, Standgröße und Anmeldefrist feststehen. Schließe sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Markt, damit du Stände verteilen und Teilnehmer bestätigen kannst.
Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Dazu gehören Standnummer, Aufbauzeit, Anfahrt, Parkhinweise, Marktregeln und die Zahlungsweise für den Eintritt.
Erstelle den Marktplan nach der Ausstellerbestätigung und markiere Eingangsbereich, Besucherroute und Standnummern. Drucke zusätzlich einige Exemplare für den Eingang und die Aussteller aus.
Teste Kasse, Kartenterminal, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag. Bereite Wechselgeld in mehreren kleinen Stückelungen vor und lege Verlängerungskabel dort bereit, wo Kaffeemaschinen, Beleuchtung oder Technik stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sammlermarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Standort und Genehmigungen. Die Ausstelleranmeldung sollte etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin enden, damit der Marktplan rechtzeitig fertig wird.
Wann sollte die Anmeldung für einen Sammlermarkt schließen?: Schließe die Anmeldung ungefähr 3 bis 4 Wochen vor dem Markt. So bleiben mindestens 2 Wochen für Standverteilung, Teilnehmerbestätigungen, Marktplan und die Versand der Informationen.
Was muss man Ausstellern vor einem Sammlermarkt schicken?: Sende die vollständigen Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Nenne Standnummer, Aufbauzeit, Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Marktregeln und alle Angaben zu Eintritt und Verpflegung.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Sammlermarkt?: Plane pro Kassenplatz mindestens 100 bis 150 Euro Wechselgeld ein, vor allem in kleinen Scheinen und Münzen. Zähle die Kasse vor dem Einlass und halte das Geld getrennt von den Einnahmen bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.