Zo organiseer je een verzamelaarsbeurs

Begin met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Werk daarna de zaalindeling uit voordat je standhouders uitnodigt: het aantal tafels bepaalt hoeveel deelnemers je kunt toezeggen. Open vervolgens de aanmeldingen, houd de standhouderslijst bij en regel entree, catering en techniek. In de laatste week draait alles om tellen, testen en klaarleggen. Vooral standnummers, wisselgeld, routeborden en een werkend pinapparaat worden vaak pas op de beursdag gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Zaalindeling uitwerken
2 personen
3
Tafels voor standhouders indelen
2 personen
4
Standhouders uitnodigen
5
Bezoekersuitnodiging opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Standhouderslijst bijwerken
11
Reserveringen maken
12
Cateringhoeveelheden berekenen
13
Naambadges voorbereiden
2 personen
14
Routeborden ontwerpen
15
Plattegrond afdrukken
16
Standnummers afdrukken
17
Polsbandjes en entreekaarten tellen
18
Contantgeld voor wisselgeld halen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Koelproducten controleren
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
24
Bewegwijzering klaarleggen

Event

25
Zaal openen
2 personen
26
Entree en ontvangstbalie opbouwen
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
28
Standnummers plaatsen
2 personen
29
Standhouders ontvangen
3 personen
30
Standhouders naar hun plek begeleiden
3 personen
31
Expositietafels laten inrichten
2 personen
32
Decoratie ophangen
2 personen
33
Routeborden plaatsen
2 personen
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Verlichting controleren
2 personen
38
Entreebalie bevoorraden
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Entreegelden innen
2 personen
43
Bezoekers informeren
2 personen
44
Standhouders ondersteunen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Tafels en gangpaden controleren
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
52
Laatste bezoekers aankondigen
53
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

54
Kassa definitief afsluiten
2 personen
55
Expositietafels leegruimen
4 personen
56
Meubilair terugplaatsen
5 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Decoratie verwijderen
2 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Zaal schoonmaken
4 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
64
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
65
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 45
Barkrukkenaantal 6
Entreebalie
Klaptafelsaantal 4
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Plakgumaantal 4
Wegwijzerbordenaantal 12
Standnummerbordenaantal 30
Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafeldecoratiesaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Nachtlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 2
Koksmesseaantal 2
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een plattegrond met tafels, entreebalie, catering en looproutes. Geef iedere tafel daarna een standnummer, zodat je standhouders vooraf een duidelijke plek kunt communiceren.
Nodig standhouders pas uit nadat je de tafelindeling hebt gecontroleerd. Houd aanmeldingen en dieetwensen direct bij; wijzigingen in de laatste week zorgen anders voor fouten in de catering en badges.
Tel polsbandjes, entreekaarten en contant wisselgeld minimaal één keer tijdens de voorbereiding en opnieuw bij het openen van de zaal. Zo ontdek je tekorten voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Test kassa en pinapparaat vóór de beursdag met de stekkerdozen en verlenghaspels die je daadwerkelijk gebruikt. Leg routeborden, plattegrond en standnummers per ingang klaar, niet in één losse stapel.
Zet gekoelde dranken pas op het laatste moment koud en controleer koelproducten bij aankomst. Plan voor het openen van de zaal een vaste eindcontrole van tafels, bewegwijzering, entree en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verzamelaarsbeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken daarna voor de zaalindeling, standhouders en bezoekersuitnodigingen; plan de laatste 7 dagen voor tellen, inkopen en testen.
Hoe deel je een zaal in voor een verzamelaarsbeurs?: Begin met de tafels voor standhouders en houd brede looproutes naar entree, catering en nooduitgangen vrij. Zet de definitieve standnummers uiterlijk 1 week vooraf op de plattegrond en druk daarna de bezoekersversie af.
Hoeveel eten en drinken heb je nodig voor een verzamelaarsbeurs?: Bereken catering op basis van het aantal aangemelde standhouders en verwachte bezoekers, en tel dieetwensen apart mee. Controleer de aantallen 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je nog kunt bijbestellen zonder last-minute keuzes.
Wat moet je op de dag van een verzamelaarsbeurs als eerste doen?: Open de zaal met een vaste controlelijst: controleer tafels en standnummers, plaats routeborden, test kassa en pinapparaat en zet dranken koud. Doe dit minstens 60 minuten vóór de geplande ontvangst van standhouders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.