Eine Sammlermesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Sammlermesse entscheidet die Standplanung früh über den späteren Ablauf. Bestätige zuerst Datum und Ort, teile den Raum ein und kläre, wie viele Tische jeder Standbetreiber erhält. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Besucherinformationen und Reservierungen. In der letzten Woche geht es vor allem um Listen, Beschilderung, Eintritt, Catering und die Technik. Plane den Aufbau so, dass der Saal rechtzeitig geöffnet werden kann und am Eingang kein Stau entsteht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Tische für Standbetreiber einteilen
2 Personen
- 4
Standbetreiber einladen
- 5
Besuchereinladung erstellen
- 6
Einladungen verschicken
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Ausstellerliste aktualisieren
- 11
Reservierungen vornehmen
- 12
Cateringmengen berechnen
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Wegweiser entwerfen
- 15
Lageplan drucken
- 16
Standnummern drucken
- 17
Armbänder und Eintrittskarten zählen
- 18
Bargeld für Wechselgeld holen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Kühlprodukte kontrollieren
- 21
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 23
Kasse und Kartenlesegerät testen
2 Personen
- 24
Beschilderung bereitlegen
Event
- 25
Saal öffnen
2 Personen
- 26
Eingang und Empfangstresen aufbauen
3 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 28
Standnummern anbringen
2 Personen
- 29
Aussteller empfangen
3 Personen
- 30
Standbetreiber zu ihrem Platz begleiten
3 Personen
- 31
Ausstellungstische einrichten lassen
2 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 33
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 36
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 37
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 38
Empfangstheke bevorraten
2 Personen
- 39
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 40
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
- 41
Besucher empfangen
4 Personen
- 42
Eintrittsgelder kassieren
2 Personen
- 43
Besucher informieren
2 Personen
- 44
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Tische und Gänge kontrollieren
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Kasse zwischendurch abschließen
2 Personen
- 52
Letzte Besucher ankündigen
- 53
Aussteller verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 54
Kasse endgültig schließen
2 Personen
- 55
Ausstellungstische leer räumen
4 Personen
- 56
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
- 57
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 58
Geräte ausschalten
2 Personen
- 59
Dekoration entfernen
2 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Saal reinigen
4 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
- 64
Restbestand einlagern
2 Personen
- 65
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 30
- StühleAnz. 45
- BarhockerAnz. 6
- Eingangsbereich
- KlappischeAnz. 4
- StehtischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 30
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- TeelöffelAnz. 60
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- KassenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- KleberAnz. 4
- Wegweiser-SchilderAnz. 12
- StandnummernschilderAnz. 30
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- TischdekorationenAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- NachtlampenAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 2
- KochmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Tischverteilung fest, bevor du Standbetreiber einlädst. So kannst du in der Anmeldung konkrete Standgrößen nennen und vermeidest spätere Umplatzierungen.
- Öffne das Anmeldeformular früh und aktualisiere die Ausstellerliste mindestens einmal pro Woche. Ernährungswünsche und Reservierungen solltest du spätestens 7 Tage vor der Messe abschließen.
- Bereite Lageplan, Standnummern und Wegweiser getrennt nach Bereichen vor. Drucke alle Unterlagen mindestens 2 Tage vorher, damit fehlende Nummern oder falsche Raumangaben noch korrigiert werden können.
- Zähle Armbänder und Eintrittskarten nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl. Halte zusätzlich Wechselgeld bereit und teste Kasse sowie Kartenlesegerät spätestens am Vortag.
- Kühlprodukte sollten erst nach dem Einkauf kontrolliert und Getränke rechtzeitig kalt gestellt werden. Stelle Materialien, Beschilderung und Technik am Vorabend zusammen, damit der Saal am Veranstaltungstag ohne Suchen geöffnet werden kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Sammlermesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Raumaufteilung. Einladungen und das Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
- Wie viele Tische braucht man für eine Sammlermesse?
- Das hängt von der Zahl der Standbetreiber und der vereinbarten Standgröße ab. Weise jedem Stand zuerst eine konkrete Tischanzahl zu und rechne anschließend zusätzliche Tische für Eingang, Catering und Durchgänge ein.
- Wann sollte die Ausstellerliste endgültig sein?
- Schließe die Liste idealerweise 7 Tage vor der Messe. Danach lassen sich Standnummern, Namensschilder, Lageplan und Reservierungen zuverlässig vorbereiten.
- Was muss am Tag vor der Sammlermesse erledigt sein?
- Am Vortag sollten Kartenlesegerät und Kasse getestet, Eintrittskarten und Armbänder gezählt sowie Lageplan und Wegweiser bereitgelegt sein. Getränke kannst du dann bereits kühlen und alle Aufbau-Materialien an einem festen Ort sammeln.
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