Cómo organizar una feria de coleccionistas sin perder el control
Una feria de coleccionistas funciona cuando los expositores saben dónde colocarse, los visitantes encuentran la entrada y los pagos no se atascan. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, y después cierra la distribución de mesas antes de invitar a nadie. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y el catering deben quedar registrados en una lista única. En los últimos días, céntrate en acreditaciones, señalización, bebidas frías, cambio y pruebas del datáfono.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Desarrollar la distribución de la sala
2 personas
- 3
Asignar mesas para expositores
2 personas
- 4
Invitar a los expositores
- 5
Redactar la invitación para visitantes
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Actualizar la lista de expositores
- 11
Hacer reservas
- 12
Calcular las cantidades de catering
- 13
Preparar acreditaciones
2 personas
- 14
Diseñar carteles de ruta
- 15
Imprimir el plano
- 16
Imprimir números de stand
- 17
Contar pulseras y entradas
- 18
Ir a por efectivo para el cambio
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Comprobar los productos refrigerados
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Reunir los materiales
2 personas
- 23
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 24
Preparar la señalización
Evento
- 25
Abrir la sala
2 personas
- 26
Montar la entrada y el mostrador de recepción
3 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 28
Colocar números de stand
2 personas
- 29
Recibir a los expositores
3 personas
- 30
Guiar a los expositores hasta su puesto
3 personas
- 31
Hacer montar las mesas de exposición
2 personas
- 32
Colgar la decoración
2 personas
- 33
Colocar señales de ruta
2 personas
- 34
Montar el punto de café
2 personas
- 35
Preparar aperitivos
3 personas
- 36
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 37
Comprobar la iluminación
2 personas
- 38
Reabastecer el mostrador de entrada
2 personas
- 39
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 40
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
- 41
Recibir a los visitantes
4 personas
- 42
Cobrar la entrada
2 personas
- 43
Informar a los visitantes
2 personas
- 44
Apoyar a los expositores
2 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Comprobar las mesas y los pasillos
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Comprobar los baños
- 51
Cerrar la caja temporalmente
2 personas
- 52
Anunciar a los últimos visitantes
- 53
Despedir a los expositores
3 personas
Seguimiento
- 54
Cerrar definitivamente la caja
2 personas
- 55
Desmontar las mesas de exposición
4 personas
- 56
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Retirar la decoración
2 personas
- 60
Recoger la basura
3 personas
- 61
Limpiar la sala
4 personas
- 62
Limpiar los baños
2 personas
- 63
Devolver los artículos prestados
2 personas
- 64
Guardar el stock restante
2 personas
- 65
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 30
- Sillascant. 45
- Taburetes de barcant. 6
- Mostrador de entrada
- Mesas plegablescant. 4
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Neverascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 8
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Masilla adhesivacant. 4
- Señales de orientacióncant. 12
- Carteles con número de standcant. 30
- Credencialescant. 60
- Portabadgescant. 60
- Decoraciones de mesacant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas nocturnascant. 4
- Bateríascant. 24
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de chefcant. 2
- Tijerascant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Dibuja la distribución de la sala antes de asignar mesas. Deja pasillos suficientemente amplios y numera cada stand en el plano y sobre la mesa para evitar cambios al abrir.
- Abre las inscripciones con una fecha límite clara y actualiza la lista de expositores al menos una semana antes. Así puedes ajustar mesas, acreditaciones y cantidades de catering sin improvisar.
- Prepara la entrada por separado: mostrador, pulseras o entradas, acreditaciones y cambio en efectivo. Prueba cada datáfono y caja registradora el día anterior, no cuando llegue el primer visitante.
- Calcula el catering a partir de las inscripciones y de las preferencias dietéticas recogidas. Comprueba los productos refrigerados al recibir la compra y enfría las bebidas con varias horas de antelación.
- Coloca las señales de orientación, el plano y los números de stand antes de abrir la sala. Haz una prueba completa recorriendo el acceso, los pasillos, la zona de expositores y la salida para detectar carteles que falten.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para una feria de coleccionistas?
- Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes de la feria y fija el cierre al menos 7 días antes. Ese margen permite confirmar expositores, distribuir mesas y calcular el catering.
- ¿Cuándo debo preparar la distribución de las mesas?
- Haz un primer plano 3 semanas antes y ciérralo cuando termine la inscripción de expositores. Imprime el plano y los números de stand entre 1 y 2 días antes, cuando ya no esperes cambios.
- ¿Cuánta bebida necesito para una feria de coleccionistas?
- Como referencia, calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora y 1 adicional por cada hora siguiente. Ajusta la cantidad según la duración, las inscripciones y si también ofreces café o té.
- ¿Qué debo revisar el día anterior a la feria?
- Prueba el datáfono, la caja registradora, los micrófonos y los altavoces; reúne cables, regletas y material de señalización. También deja preparadas las acreditaciones, cuenta las entradas o pulseras y verifica el cambio en efectivo.
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