Zo organiseer je een verticale kilometer
Een verticale kilometer organiseren begint niet bij de startboog, maar bij de route en de veiligheidsorganisatie. Leg eerst het parcours, de start- en finishlocatie en de benodigde vergunningen vast. Daarna open je de inschrijving en regel je tijdregistratie, medische ondersteuning, verkeersbegeleiding en vrijwilligers. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, routecontrole en materiaal op de juiste plek. Met 71 taken en 54 spullen helpt dit plan je om de voorbereiding in een vaste volgorde uit te voeren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdreglement publiceren
2 personen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Inschrijvingen openen
2 personen
- 4
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Route reserveren
2 personen
- 7
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
- 8
Parkeerterreinen reserveren
- 9
Toiletten reserveren
- 10
Tijdregistratie reserveren
2 personen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Vrijwilligers werven
2 personen
- 15
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 16
Briefing vrijwilligers versturen
2 personen
- 17
Medische ondersteuning reserveren
- 18
Verkeersbegeleiders regelen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Route opnieuw inspecteren
3 personen
- 21
Risicopunten markeren
3 personen
- 22
Startnummers afdrukken
2 personen
- 23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 24
Prijzen en medailles ophalen
2 personen
- 25
Boodschappen doen
3 personen
- 26
Materiaal controleren
3 personen
- 27
Startnummers sorteren
2 personen
- 28
Routebenodigdheden klaarzetten
3 personen
- 29
Catering voorbereiden
3 personen
- 30
Transport naar de top plannen
2 personen
- 31
Weerswaarschuwing versturen
2 personen
Event
- 32
Startterrein opbouwen
6 personen
- 33
Finishterrein opbouwen
5 personen
- 34
Registratietafels opstellen
3 personen
- 35
Tijdregistratie installeren
3 personen
- 36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 37
Route markeren
6 personen
- 38
Waarschuwingsborden plaatsen
4 personen
- 39
Verkeerspunten bemannen
4 personen
- 40
Medische posten inrichten
3 personen
- 41
Waterpost inrichten
3 personen
- 42
Finishbevoorrading klaarzetten
3 personen
- 43
Startnummers uitdelen
5 personen
- 44
Bagage-inname openen
3 personen
- 45
Deelnemers briefen
2 personen
- 46
Startvak openen
4 personen
- 47
Startschot geven
2 personen
- 48
Doorkomsttijden registreren
4 personen
- 49
Water en fruit uitdelen
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Finishers opvangen
5 personen
- 52
Medailles uitreiken
3 personen
- 53
Bagage uitgeven
3 personen
- 54
Uitslagen controleren
2 personen
- 55
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
- 56
Finishcatering serveren
4 personen
- 57
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen
- 58
Route vrijgeven
4 personen
Nazorg
- 59
Routebebording verwijderen
5 personen
- 60
Startterrein afbreken
5 personen
- 61
Finishterrein afbreken
5 personen
- 62
Afval verzamelen
4 personen
- 63
Toiletten schoon opleveren
2 personen
- 64
Servies en materiaal reinigen
3 personen
- 65
Materiaal inventariseren
2 personen
- 66
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 67
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 68
Uitslagen publiceren
2 personen
- 69
Bedankbericht versturen
2 personen
- 70
Gevonden voorwerpen verwerken
- 71
Locatie schoon opleveren
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Registratiebaliesaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Startnummerbandenaantal 250
- Tijdregistratiechipsaantal 250
- Routepijlenaantal 120
- Markeerlintaantal 12
- Routekegelsaantal 40
- Afzethekkenaantal 20
- Kilometermarkeringenaantal 12
- Waarschuwingsbordenaantal 12
- Finishlintaantal 2
- Medaillesaantal 250
- Bekersaantal 6
- Bagagelabelsaantal 250
- Bagagekrattenaantal 20
- Reservevetersaantal 20
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Tabletsaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Megafonenaantal 3
- Thermoboxenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Waterjerrycansaantal 12
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- LED-lichtsnoerenaantal 4
EHBO
- EHBO-koffersaantal 4
- AED
- Reddingsdekensaantal 30
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Koelpakkingenaantal 20
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 250
- Koffiekannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Afvalcontainersaantal 8
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routecontrole niet alleen vooraf: inspecteer het parcours opnieuw kort voor de wedstrijd en markeer risicopunten zichtbaar met routepijlen, markeerlint, kegels en waarschuwingsborden.
- Leg de veiligheidsbezetting vroeg vast. Regel medische ondersteuning en verkeersbegeleiders voordat je inschrijving breed opent, zodat deelnemers weten dat het parcours operationeel kan worden begeleid.
- Maak één actuele deelnemerslijst en werk die tot aan de start bij. Verzamel dieetwensen tegelijk met de inschrijving en stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd.
- Geef vrijwilligers een duidelijke indeling en briefing. Vermeld per post de starttijd, portofoon- of telefooncontact, route-instructies en wat er gebeurt bij slecht weer of een deelnemer die hulp nodig heeft.
- Test de volledige registratie- en finishketen vooraf met laptop, tablets, tijdregistratiechips, powerbanks en verlengkabels. Reserveer tijd voor het uitprinten van startnummers en controleer of finishlint, medailles en bekers klaarstaan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een verticale kilometer organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 6 maanden vooraf met route, start- en finishlocatie, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving pas wanneer de belangrijkste veiligheids- en logistieke onderdelen zijn bevestigd.
- Welke vergunningen heb je nodig voor een verticale kilometer?
- Dat hangt af van de route, terreineigenaren en openbare wegen. Vraag minimaal enkele maanden vooraf na welke evenementenvergunning, toestemming voor het parcours en verkeersmaatregelen nodig zijn; controleer dit vóór je uitnodigingen verstuurt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een verticale kilometer?
- Het aantal hangt af van de lengte van de route en het aantal risicopunten. Plan naast start en finish minimaal één vrijwilliger per bemande post en houd een kleine reservegroep achter de hand voor uitval op de wedstrijddag.
- Wanneer controleer je de route van een verticale kilometer opnieuw?
- Inspecteer de route opnieuw in de week voor de wedstrijd en nogmaals na zwaar weer. Controleer markeringen, losse ondergrond, doorgangen en risicopunten en pas de deelnemersinformatie aan als de route verandert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!