Organiser un kilomètre vertical, étape par étape

Un kilomètre vertical demande une préparation plus technique qu’une simple course : le parcours est court, mais la pente, l’accès et la sécurité compliquent chaque décision. Commencez par réserver l’itinéraire, les zones de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le chronométrage, les bénévoles, le soutien médical et le balisage. La dernière semaine sert surtout à contrôler la météo, réinspecter le tracé et transmettre des consignes précises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier le règlement du concours
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
4
Demander les autorisations
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Réserver l'itinéraire
2 personnes
7
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
8
Réserver les parkings
9
Réserver les toilettes
10
Réserver le chronométrage
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Envoyer le briefing aux bénévoles
2 personnes
17
Réserver un soutien médical
18
Organiser les agents de circulation
19
Vérifier les prévisions météo
20
Réinspecter l'itinéraire
3 personnes
21
Marquer les zones à risque
3 personnes
22
Imprimer les dossards
2 personnes
23
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
24
Récupérer les prix et les médailles
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Vérifier le matériel
3 personnes
27
Trier les dossards
2 personnes
28
Installer le matériel du parcours
3 personnes
29
Préparer le service traiteur
3 personnes
30
Planifier le transport jusqu’au sommet
2 personnes
31
Envoyer l’alerte météo
2 personnes

Événement

32
Monter l’aire de départ
6 personnes
33
Monter la zone d'arrivée
5 personnes
34
Installer les tables d'inscription
3 personnes
35
Installer le système de chronométrage
3 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Baliser l’itinéraire
6 personnes
38
Installer les panneaux d'avertissement
4 personnes
39
Occuper les points de circulation
4 personnes
40
Mettre en place les postes de secours
3 personnes
41
Aménager le point d’eau
3 personnes
42
Préparer les ravitaillements à l’arrivée
3 personnes
43
Distribuer les dossards
5 personnes
44
Ouvrir le dépôt des bagages
3 personnes
45
Briefer les participants
2 personnes
46
Ouvrir le sas de départ
4 personnes
47
Donner le coup d’envoi
2 personnes
48
Enregistrer les heures d’arrivée
4 personnes
49
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accueillir les finisseurs
5 personnes
52
Remettre les médailles
3 personnes
53
Distribuer les bagages
3 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Assurer la remise des prix
4 personnes
56
Servir le catering d’arrivée
4 personnes
57
Informer les participants du départ
2 personnes
58
Libérer le parcours
4 personnes

Suivi

59
Retirer la signalisation de parcours
5 personnes
60
Démanteler la zone de départ
5 personnes
61
Démonter la zone d'arrivée
5 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Livrer les toilettes propres
2 personnes
64
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Retourner le matériel loué
2 personnes
68
Publier les résultats
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
70
Traiter les objets trouvés
71
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 30
Bureaux d’inscriptionqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Puces de chronométrageqté 250
Flèches de directionqté 120
Ruban de balisageqté 12
Cônes de parcoursqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Bornes kilométriquesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 12
Ruban d'arrivéeqté 2
Médaillesqté 250
Gobeletsqté 6
Étiquettes de bagagesqté 250
Caisses à bagagesqté 20
Lacets de rechangeqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Téléphones portablesqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 3
Thermoboxesqté 8
Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
DAE
Couvertures de survieqté 30
Gants jetablesqté 100
Packs réfrigérantsqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Pichets à caféqté 4
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Conteneurs à déchetsqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le nombre maximal de participants selon la largeur du sentier, les possibilités d’évacuation et le stationnement disponible. Ouvrez les inscriptions uniquement lorsque l’itinéraire, le départ et l’arrivée sont confirmés.
Demandez les autorisations et vérifiez l’assurance plusieurs semaines avant l’épreuve. Gardez une marge d’au moins 30 jours pour corriger un dossier incomplet ou adapter le parcours.
Prévoyez un bénévole pour environ 10 à 15 coureurs dans les zones sensibles, avec des talkies-walkies ou des téléphones chargés. Envoyez le briefing au moins 3 jours avant et indiquez à chacun son emplacement et la procédure d’alerte.
Inspectez le tracé une première fois avant l’ouverture des inscriptions, puis une seconde fois dans les 48 heures précédant la course. Contrôlez les zones à risque, les flèches, le ruban de balisage, les barrières et les panneaux d’avertissement.
Préparez l’accueil la veille : dossards, puces de chronométrage, étiquettes de bagages, caisses à bagages, médailles et alimentation. Testez le chronométrage et chargez les batteries externes avant l’arrivée des participants, pas le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un kilomètre vertical ?: Prévoyez au minimum 3 mois pour une petite épreuve et davantage si le parcours nécessite plusieurs autorisations. Les demandes administratives, l’assurance, le soutien médical et la réservation du chronométrage doivent être lancés dès les premières semaines.
Quand ouvrir les inscriptions pour un kilomètre vertical ?: Ouvrez-les seulement après avoir sécurisé l’itinéraire, les lieux de départ et d’arrivée, l’assurance et les principales autorisations. Une fois ces points confirmés, envoyez les informations pratiques aux coureurs au moins 2 semaines avant la course.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants dans les secteurs techniques, davantage près du départ, de l’arrivée et des traversées de route. Ajoutez une personne responsable de la coordination afin de répartir les remplacements et les urgences.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Consultez les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau le matin de l’épreuve. Réinspectez le parcours dans les 48 heures précédentes pour repérer la boue, les chutes de branches, les rubans déplacés ou toute zone devenue dangereuse.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.