Zo organiseer je een verkoopcongres zonder last-minute chaos

Begin met het doel, de datum en het programma voordat je een locatie of catering vastlegt. Reserveer daarna de ruimte en techniek op basis van het verwachte aantal deelnemers, en bevestig sprekers en leveranciers schriftelijk. Open vervolgens de aanmelding en verzamel meteen dieetwensen, vervoers- en parkeerinformatie. In de laatste weken verschuift het werk naar controleren: presentaties, badges, deelnemerslijst, leveringen en cateringvoorraad. Plan op de congresdag tijd voor opbouw, een technische test en registratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Catering reserveren
4
Sprekers bevestigen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie verzamelen
10
Parkeerinformatie versturen
11
Programma definitief maken
2 personen
12
Presentaties verzamelen
13
Presentaties controleren
2 personen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
16
Programma's afdrukken
2 personen
17
Evaluatieformulieren voorbereiden
18
Deelnemerslijst exporteren
19
Badges alfabetisch sorteren
2 personen
20
Presentatiematerialen kopiëren
21
Leveringen bevestigen
22
Boodschappenlijst controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Cateringvoorraad controleren
2 personen
26
Techniek testen
2 personen
27
Presentaties op laptop zetten
28
Draaiboek printen
29
Teambriefing voorbereiden

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Zaal controleren
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Podiumzone inrichten
2 personen
36
Projector en scherm opstellen
2 personen
37
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
38
Techniek opnieuw testen
2 personen
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Aanwezigheid registreren
3 personen
44
Badges uitdelen
2 personen
45
Programma's uitdelen
2 personen
46
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
47
Sprekers begeleiden
2 personen
48
Presentaties bedienen
49
Vragenronde begeleiden
50
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
51
Koffie en hapjes serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet opbouwen
4 personen
54
Dinerbuffet serveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Tafels afruimen
3 personen
57
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
58
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
59
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
60
Vertrek deelnemers begeleiden
3 personen

Nazorg

61
Materialen verzamelen
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval verzamelen
2 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Techniek demonteren
2 personen
66
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen
67
Huurmaterialen retourneren
2 personen
68
Bedankmails versturen
69
Presentaties nabesturen
70
Evaluaties verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 15
Registratietafelsaantal 2
Spreektafel
Kapstokkenaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Tafellinnenaantal 15

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Audiomixer
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
USB-sticksaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Serveerlepelsaantal 12
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 10
Voedselcontainersaantal 12
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Tafelnummersaantal 15
Richtingsbordenaantal 8
Welkomstbord
Statafelbordjesaantal 10
Pennenbakjesaantal 10

Catering

Servettenaantal 300
Koffielepeltjesaantal 120
Afvalbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Staande lampenaantal 4

Tips

Leg het programma eerst vast en werk daarna de zaalindeling uit. Plan registratie bij een aparte tafel en reserveer ruimte voor congres-, buffet- en spreektafels, zodat deelnemersstromen elkaar niet kruisen.
Test alle presentatietechniek minimaal 60 minuten voor de eerste spreker. Controleer per laptop de projector, HDMI-kabels en adapters, presentatieklikker, microfoons, luidsprekers en audiomixer; leg een reserve-USB-stick klaar.
Sluit de aanmelding uiterlijk 7 dagen voor het congres af als je aantallen aan de catering moet doorgeven. Exporteer daarna de deelnemerslijst, sorteer de badges alfabetisch en verwerk dieetwensen vóór je de catering definitief bevestigt.
Stuur parkeer- en vervoersinformatie tegelijk met het definitieve programma, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld ook hoe laat registratie opent, zodat niet iedereen op hetzelfde moment bij de registratietafels aankomt.
Controleer de dag vóór het congres alle leveringen en de voorraad. Koel dranken op tijd, tel koffie- en waterglazen, controleer warmhoudkannen en waterkokers en leg verlengkabels en kabelmatten klaar voordat de zaal wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verkoopcongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig sprekers en catering bij voorkeur 8 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen en technische afspraken.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een verkoopcongres?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken voor de congresdatum. Stuur 7 dagen vooraf een praktische herinnering met het definitieve programma, parkeerinformatie en het tijdstip waarop registratie opent.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een verkoopcongres?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, buffet en bewegwijzering. Reserveer daarnaast 60 minuten voor een volledige techniekcheck met projector, presentaties, microfoons en geluid.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een verkoopcongres?: Vraag dieetwensen direct uit in het aanmeldformulier en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de specifieke wensen daarna schriftelijk door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.