Einen Vertriebskongress Schritt für Schritt organisieren

Ein Vertriebskongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legen Sie Datum, Programm und Location fest, danach sichern Sie Referenten, Catering und Technik. Öffnen Sie die Anmeldung frühzeitig, damit Sie Ernährungswünsche, Transport- und Parkinformationen rechtzeitig erfassen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Kontrolle: Präsentationen prüfen, Namensschilder und Programme drucken, Lieferungen bestätigen und die Registrierung vorbereiten. So vermeiden Sie Engpässe am Einlass und technische Überraschungen zum Veranstaltungsbeginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Catering reservieren
4
Referenten bestätigen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Transportinformationen sammeln
10
Parkinformationen versenden
11
Programm finalisieren
2 Personen
12
Präsentationen sammeln
13
Präsentationen prüfen
2 Personen
14
Namensschilder entwerfen
15
Namensschilder drucken
2 Personen
16
Programme ausdrucken
2 Personen
17
Evaluierungsformulare vorbereiten
18
Teilnehmerliste exportieren
19
Badges alphabetisch sortieren
2 Personen
20
Präsentationsmaterialien kopieren
21
Lieferungen bestätigen
22
Einkaufsliste prüfen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Cateringvorräte überprüfen
2 Personen
26
Technik testen
2 Personen
27
Präsentationen auf den Laptop laden
28
Ablaufplan ausdrucken
29
Teambriefing vorbereiten

Event

30
Location öffnen
2 Personen
31
Saal kontrollieren
2 Personen
32
Tische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
36
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
37
Tontechnik anschließen
2 Personen
38
Technik erneut testen
2 Personen
39
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Empfangstisch einrichten
2 Personen
42
Teilnehmende empfangen
4 Personen
43
Anwesenheit erfassen
3 Personen
44
Namensschilder ausgeben
2 Personen
45
Programme ausgeben
2 Personen
46
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
47
Redner betreuen
2 Personen
48
Präsentationen betreuen
49
Fragerunde moderieren
50
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
51
Kaffee und Snacks servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet aufbauen
4 Personen
54
Abendbuffet servieren
5 Personen
55
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
56
Tische abräumen
3 Personen
57
Networking begleiten
2 Personen
58
Evaluierungsbögen verteilen
2 Personen
59
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
60
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen

Nachbereitung

61
Materialien zusammenstellen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Abfall sammeln
2 Personen
64
Saal reinigen
3 Personen
65
Technik abbauen
2 Personen
66
Leere Verpackungen entsorgen
2 Personen
67
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
68
Dankes-E-Mails versenden
69
Präsentationen nachsenden
70
Auswertungen verarbeiten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 110
KongresstischeAnz. 15
RegistrierungstischeAnz. 2
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
TischwäscheAnz. 15

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 3
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 130
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 12
KaraffenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 10
LebensmittelbehälterAnz. 12
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
ProgrammhefteAnz. 120
TischnummernAnz. 15
WegweiserAnz. 8
Willkommensschild
StehtischschilderAnz. 10
StiftehalterAnz. 10

Catering

ServiettenAnz. 300
KaffeelöffelAnz. 120
AbfallbehälterAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Tipps

Legen Sie Datum und Programm fest, bevor Sie Einladungen verschicken. Bestätigen Sie die Referenten anschließend schriftlich und setzen Sie für Präsentationen eine feste Abgabefrist, etwa 7 Tage vor dem Kongress.
Öffnen Sie die Anmeldung früh genug, um Teilnehmerliste, Ernährungswünsche sowie Transport- und Parkinformationen zu sammeln. Exportieren Sie die Liste spätestens am Vortag und sortieren Sie die Badges alphabetisch.
Prüfen Sie die Präsentationstechnik nicht erst am Veranstaltungstag: Testen Sie Projektor, Leinwand, Laptops, Funkmikrofone, Lautsprecher, HDMI-Kabel und passende Adapter gemeinsam mit den Referenten.
Planen Sie den Aufbau der Registrierung mit ausreichend Platz für Teilnehmerliste, Namensschilder und Programme. Legen Sie die Unterlagen nach Namen bereit, damit jeder Check-in höchstens wenige Minuten dauert.
Kontrollieren Sie 1 bis 2 Tage vorher Catering, Lieferungen und Einkaufsliste. Kühlen Sie Getränke rechtzeitig und prüfen Sie, ob Kaffeetassen, Wassergläser, Karaffen, Teller und Besteck für alle Programmpunkte verfügbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Vertriebskongress organisieren?: Beginnen Sie mindestens 3 bis 6 Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten und Catering sollten danach zeitnah bestätigt werden, bevor die Einladungen verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Vertriebskongress geöffnet werden?: Öffnen Sie das Anmeldeformular idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Kongress. So bleibt genug Zeit, Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche sowie Transport- und Parkinformationen zu bearbeiten.
Bis wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?: Setzen Sie eine verbindliche Frist 5 bis 7 Tage vor dem Kongress. Dann können Sie die Dateien prüfen, Präsentationsmaterialien kopieren und Technikprobleme vor dem Veranstaltungstag lösen.
Was muss man am Tag vor einem Vertriebskongress prüfen?: Exportieren Sie die Teilnehmerliste, sortieren Sie die Badges und drucken Sie Programme sowie Namensschilder. Prüfen Sie außerdem Lieferungen, Cateringvorräte, gekühlte Getränke und die komplette Präsentationstechnik.

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