Organiser un congrès commercial sans perdre le fil
Un congrès commercial se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et le lieu, puis les intervenants, les inscriptions et la logistique. Les dernières semaines servent à verrouiller les présentations, le matériel audiovisuel, les badges et les besoins alimentaires. Le jour J, l’accueil doit fonctionner avant l’arrivée des premiers participants, tandis que les livraisons et les boissons sont déjà contrôlées. Voici une méthode pratique pour éviter les oublis de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver le catering
- 4
Confirmer les intervenants
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Collecter les informations de transport
- 10
Envoyer les infos de parking
- 11
Finaliser le programme
2 personnes
- 12
Rassembler les présentations
- 13
Vérifier les présentations
2 personnes
- 14
Concevoir les badges nominatifs
- 15
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Imprimer les programmes
2 personnes
- 17
Préparer les formulaires d’évaluation
- 18
Exporter la liste des participants
- 19
Trier les badges par ordre alphabétique
2 personnes
- 20
Copier les supports de présentation
- 21
Confirmer les livraisons
- 22
Vérifier la liste des courses
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Vérifier le stock de restauration
2 personnes
- 26
Tester la technique
2 personnes
- 27
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
- 28
Imprimer le déroulé
- 29
Préparer le briefing de l'équipe
Événement
- 30
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 31
Vérifier la salle
2 personnes
- 32
Installer les tables
4 personnes
- 33
Installer les chaises
4 personnes
- 34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 35
Aménager la zone de scène
2 personnes
- 36
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
- 37
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 38
Revérifier la technique
2 personnes
- 39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 40
Mettre en place le point café
2 personnes
- 41
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 42
Accueillir les participants
4 personnes
- 43
Enregistrer la présence
3 personnes
- 44
Distribuer les badges
2 personnes
- 45
Distribuer les programmes
2 personnes
- 46
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
- 47
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 48
Animer les présentations
- 49
Animer la séance de questions-réponses
- 50
Préparer la pause café
3 personnes
- 51
Servir le café et les amuse-bouches
4 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Monter le buffet
4 personnes
- 54
Servir le buffet du dîner
5 personnes
- 55
Servir les repas diététiques
2 personnes
- 56
Dégager les tables
3 personnes
- 57
Animer le moment de networking
2 personnes
- 58
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
- 59
Encadrer la présentation de clôture
2 personnes
- 60
Encadrer le départ des participants
3 personnes
Suivi
- 61
Rassembler le matériel
3 personnes
- 62
Faire la vaisselle
3 personnes
- 63
Rassembler les déchets
2 personnes
- 64
Nettoyer la salle
3 personnes
- 65
Démonter l'équipement technique
2 personnes
- 66
Évacuer les emballages vides
2 personnes
- 67
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 68
Envoyer les e-mails de remerciement
- 69
Relancer les présentations
- 70
Traiter les évaluations
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 110
- Tables de congrèsqté 15
- Tables d’inscriptionqté 2
- Table de prise de parole
- Porte-manteauxqté 2
- Tables de buffetqté 4
- Nappesqté 15
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portablesqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Mixeur audio
- Câbles HDMIqté 3
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Clés USBqté 4
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Passe-câblesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 130
- Couvertsqté 130
- Cuillères de serviceqté 12
- Carafesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Louchesqté 10
- Conteneurs alimentairesqté 12
- Thermosqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 120
- Porte-badgesqté 120
- Lanyardsqté 120
- Brochures du programmeqté 120
- Numéros de tableqté 15
- Panneaux directionnelsqté 8
- Panneau d’accueil
- Panneaux de tables hautesqté 10
- Pots à stylosqté 10
Catering
- Serviettesqté 300
- Petites cuillères à caféqté 120
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Carafes d’eauqté 12
- Courses
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lampadairesqté 4
Conseils
- Bloquez la date, le programme provisoire et le lieu au moins 12 semaines avant le congrès. Le traiteur et les intervenants dépendent de ces trois décisions, donc ne lancez pas les invitations avant de les avoir sécurisés.
- Ouvrez les inscriptions 6 à 8 semaines avant l’événement et demandez dès le formulaire les allergies, régimes alimentaires et informations de transport. Relancez les personnes qui n’ont pas indiqué leur besoin alimentaire 10 jours avant le congrès.
- Fixez une date limite pour les présentations, idéalement 7 jours avant l’événement. Vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur prévu, copiez une version de secours sur une clé USB et testez les adaptateurs HDMI, les câbles et les multiprises.
- Préparez les badges et les programmes imprimés 2 à 3 jours avant l’accueil. Exportez la liste des participants, triez les badges par ordre alphabétique et gardez quelques badges vierges à la table d’inscription.
- La veille, confirmez les livraisons, contrôlez le stock du traiteur et refroidissez les boissons. Vérifiez aussi les microphones sans fil, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les rallonges avant l’arrivée des intervenants.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un congrès commercial ?
- Commencez environ 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le traiteur, de confirmer les intervenants, puis d’ouvrir les inscriptions 6 à 8 semaines avant l’événement.
- Quand envoyer les invitations pour un congrès commercial ?
- Envoyez les invitations dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Fermez ou relancez les inscriptions 10 à 14 jours avant afin de finaliser les repas et l’accueil.
- Quand demander les présentations des intervenants ?
- Demandez les fichiers au plus tard 7 jours avant le congrès. Testez-les ensuite sur l’ordinateur et le projecteur utilisés sur place, puis conservez une copie de secours sur une clé USB.
- Que faut-il vérifier la veille d’un congrès commercial ?
- La veille, vérifiez les livraisons, les badges, les programmes imprimés, le stock de restauration et les boissons refroidies. Faites également un test complet du son et de l’image, avec les microphones, câbles HDMI, adaptateurs et rallonges.
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