Zo organiseer je een verjaardag op school

Begin minstens vier weken vooraf met toestemming van de school, de ruimte en het plein. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en contactgegevens van ouders, zodat je dieetwensen en allergieën op tijd kent. Werk vervolgens van buiten naar binnen: toegang en ontvangst, inrichting, eten en activiteiten. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke indeling, gelabeld eten en toezicht. Reserveer na afloop tijd om materialen, afval en de ruimte terug te brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Schooltoestemming regelen
2
Ruimte en plein reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Contactgegevens ouders controleren
7
Sleutels en toegang regelen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Materialen ophalen
2 personen
10
Activiteiten klaarzetten
2 personen
11
Taart voorbereiden
2 personen
12
Broodjes voorbereiden
3 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Allergenen labelen
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen klaarzetten
3 personen
17
Buffet inrichten
2 personen
18
Versiering ophangen
3 personen
19
Muziek aansluiten
20
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

21
Gasten ontvangen
3 personen
22
Aanwezigheid registreren
23
Jassen en tassen begeleiden
2 personen
24
Spelactiviteiten begeleiden
4 personen
25
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Taart aansnijden
2 personen
28
Taart en ijs serveren
3 personen
29
Verjaardagscadeaus begeleiden
30
Kinderen naar huis begeleiden
3 personen

Nazorg

31
Eten en afval verzamelen
3 personen
32
Servies afwassen
3 personen
33
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
34
Versiering verwijderen
2 personen
35
Ruimte schoonmaken
3 personen
36
Plein schoonmaken
2 personen
37
Afval wegbrengen
2 personen
38
Materialen retourneren
2 personen
39
Gevonden voorwerpen verzamelen
40
Schoolruimte afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Stoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 50
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Taartmessenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Snijbakkenaantal 6
Waterkannenaantal 4
Thermoskannenaantal 2
Voorraadbakkenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 6
Verjaardagsbannersaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Plakbandaantal 4
Schaaraantal 3

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12

Sportmateriaal

Zachte ballenaantal 6
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 12

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemsaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 10
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de school uiterlijk vier weken vooraf om toestemming en leg meteen vast welke ruimte en welk plein je gebruikt. Controleer ook wanneer je de sleutel krijgt en waar ouders en kinderen binnenkomen.
Laat uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf versturen en sluit de aanmeldingen zeven dagen voor het feest. Gebruik de definitieve lijst om contactgegevens, dieetwensen en allergieën te controleren.
Zet eten en drinken pas klaar nadat de veiligheidscontrole is gedaan. Label allergenen zichtbaar, houd taart, broodjes en hapjes gescheiden en zet dranken koud met koelboxen en koelelementen.
Plan minstens 60 minuten voor de start voor tafels, stoelen, kapstokken, versiering, buffet en muziek. Test de bluetoothspeaker vóór ontvangst en leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat niemand erover struikelt.
Maak voor de activiteiten twee korte blokken van ongeveer 20 tot 30 minuten, bijvoorbeeld met zachte ballen en hoepels. Wijs per blok een begeleider aan en houd één volwassene vrij voor ontvangst, jassen en onverwachte vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een verjaardag op school organiseren?: Begin vier weken vooraf met toestemming, ruimte en toegang. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen zeven dagen voor het feest.
Wanneer vraag je dieetwensen en allergieën voor een schoolverjaardag?: Vraag dit direct bij de uitnodiging en controleer de antwoorden uiterlijk zeven dagen vooraf. Label allergenen op het buffet en houd aangepaste porties apart van de andere hapjes.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verjaardag op school klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de start voor tafels, stoelen, buffet, versiering, muziek en een veiligheidscontrole. Plan daarnaast tijd voor toegang en het begeleiden van jassen en tassen.
Hoe organiseer je de ontvangst bij een verjaardag op school?: Zet minstens twee volwassenen bij de ingang: één registreert aanwezigheid en één begeleidt jassen en tassen. Houd de definitieve aanmeldlijst en oudercontactgegevens bij de hand gedurende de eerste 15 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.