Organiser un anniversaire à l’école sans rien oublier

Un anniversaire à l’école se prépare d’abord avec l’accord de l’établissement et une date confirmée, puis avec les inscriptions et les informations des parents. Le nombre d’enfants détermine les tables, les chaises, les portions, les gobelets et l’encadrement des jeux. Prévoyez ensuite l’accès à la salle, le matériel et la chaîne du froid, avant de passer à l’installation et à l’accueil. Les allergies, les clés et le rangement sont les points le plus souvent réglés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Obtenir l’autorisation de l’école
2
Réserver l’espace et la place
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Vérifier les coordonnées des parents
7
Organiser les clés et l’accès
8
Faire les courses
2 personnes
9
Récupérer le matériel
2 personnes
10
Préparer les activités
2 personnes
11
Préparer le gâteau
2 personnes
12
Préparer les sandwichs
3 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Étiqueter les allergènes
2 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Installer le buffet
2 personnes
18
Suspendre la décoration
3 personnes
19
Brancher la musique
20
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

21
Accueillir les invités
3 personnes
22
Enregistrer la présence
23
Accompagner les manteaux et les sacs
2 personnes
24
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
25
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Couper le gâteau
2 personnes
28
Servir le gâteau et la glace
3 personnes
29
Accompagner les cadeaux d’anniversaire
30
Accompagner les enfants à la maison
3 personnes

Suivi

31
Collecter la nourriture et les déchets
3 personnes
32
Faire la vaisselle
3 personnes
33
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
34
Retirer la décoration
2 personnes
35
Nettoyer l’espace
3 personnes
36
Nettoyer la place
2 personnes
37
Évacuer les déchets
2 personnes
38
Retourner les matériels
2 personnes
39
Rassembler les objets trouvés
40
Fermer les locaux de l’école

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Tables de buffetqté 2
Chaisesqté 40
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Couteaux à gâteauqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de découpeqté 6
Carafes d’eauqté 4
Thermosqté 2
Bacs de stockageqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 6
Bannières d'anniversaireqté 3
Nappesqté 8
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 3

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Glacièresqté 3
Pains de glaceqté 12

Matériel de sport

Balles souplesqté 6
Cerceauxqté 6
Cônesqté 12

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez l’autorisation de l’école et réservez l’espace avant d’envoyer les invitations. Gardez une confirmation écrite et vérifiez qui ouvre la salle le jour J.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant la fête. Utilisez la liste finale pour confirmer les coordonnées des parents, les présences et les besoins alimentaires.
Préparez les aliments séparément des activités : étiquetez chaque allergène avant l’arrivée des enfants et gardez les boissons au frais dans des glacières avec pains de glace.
Réunissez le matériel au moins la veille : clés, tables, chaises, vaisselle réutilisable, rallonges, enceinte et accessoires de jeux. Testez la musique et les branchements avant l’ouverture.
Arrivez 60 à 90 minutes avant l’accueil pour installer le buffet, les manteaux, la décoration et les zones de jeu. Gardez une personne à l’entrée pour enregistrer les enfants et accompagner les sacs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un anniversaire à l’école ?: Prévoyez au moins 3 semaines. Réservez d’abord la salle et obtenez l’autorisation, puis envoyez les invitations et fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant la fête.
Quand demander les allergies alimentaires pour un anniversaire à l’école ?: Demandez-les dès l’invitation et relancez les familles 7 jours avant l’événement. Vérifiez les réponses avant les achats et étiquetez les allergènes avant de servir.
Combien de temps avant faut-il installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des enfants. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises, le buffet, les manteaux, la décoration et les activités, puis de faire un contrôle de sécurité.
Que faut-il prévoir pour les jeux d’un anniversaire à l’école ?: Préparez au moins 2 activités encadrées et une solution de remplacement pour les temps morts. Les balles souples et les cerceaux conviennent à des jeux simples, mais vérifiez d’abord l’espace disponible et les règles de l’école.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.