Zo organiseer je een verhalenworkshop

Een verhalenworkshop staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst bepaal je het programma en de werkvormen, daarna regel je deelnemers, ruimte en materialen. Plan voldoende tijd voor kennismaking, uitleg en meerdere schrijfrondes, zodat deelnemers niet hoeven te haasten. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en test de laptop, beamer en HDMI-kabel vooraf. Op de dag zelf werk je van een rustige ontvangst naar korte instructies en begeleide schrijfopdrachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en werkvormen uitwerken
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Deelnemerslijst afdrukken
8
Werkbladen afdrukken
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
11
Materialen controleren
2 personen

Event

12
Locatie openen
2 personen
13
Ruimte ventileren
14
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
15
Projector en laptop aansluiten
2 personen
16
Flipcharts klaarzetten
2 personen
17
Werkmateriaal per tafel leggen
2 personen
18
Ontvangsttafel inrichten
19
Naamkaartjes klaarleggen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Deelnemers ontvangen
2 personen
22
Programma en afspraken toelichten
23
Kennismaking begeleiden
2 personen
24
Schrijfopdracht uitleggen
25
Schrijfronde begeleiden
2 personen
26
Koffiepauze klaarzetten
2 personen
27
Koffie en hapjes serveren
2 personen
28
Dranken bijvullen
29
Voorleesoefening begeleiden
2 personen
30
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
31
Diner serveren
3 personen
32
Servies en afval verzamelen
2 personen
33
Verdiepende schrijfoefening begeleiden
2 personen
34
Verhalenronde begeleiden
2 personen
35
Afsluiting en bedankje verzorgen
36
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Locatie schoonmaken
2 personen
40
Apparatuur inpakken
2 personen
41
Afval wegbrengen
42
Overgebleven boodschappen opbergen
43
Geleende materialen retourneren
44
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabel
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draagbare speaker

Workshopmateriaal

Flip-oversaantal 3
Flip-overstatievenaantal 3
Markeerstiftenaantal 6
Balpennenaantal 40
Notitieboekjesaantal 36
Naamkaartjesaantal 40
Plakbriefjesaantal 6
Indexkaartenaantal 4
Keukentimersaantal 2
Afplaktapeaantal 4
Scharenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Nietenaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiemokkenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 2
Tafelkledenaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Ruimtebordjesaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweil en emmer
Schoonmaakdoekenaantal 8

Tips

Werk het programma uit in blokken van 20 tot 45 minuten. Reserveer na elke schrijfronde 10 minuten voor delen, vragen of het ophangen van werk op een flip-over.
Sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf en verwerk dieetwensen meteen. Print daarna de deelnemerslijst en naamkaartjes, zodat de ontvangsttafel niet op het laatste moment hoeft te worden ingericht.
Leg per tafel een complete set klaar: notitieboekjes, balpennen, indexkaarten, plakbriefjes en een keukentimer. Controleer de aantallen op basis van het definitieve deelnemersaantal, met 2 extra pennen per tafel.
Test de presentatieopstelling vóór de deelnemers binnenkomen. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen aan en houd een alternatief klaar als de techniek uitvalt.
Open de ruimte minimaal 60 minuten vooraf. Ventileer, zet tafels en stoelen neer, leg het werkmateriaal klaar en bereid koffie en thee voor voordat je de eerste deelnemers ontvangt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig voor een verhalenworkshop?: Reken voor een compacte verhalenworkshop op 3 tot 4 uur, inclusief ontvangst, kennismaking en pauze. Plan minimaal twee schrijfrondes van 20 tot 30 minuten en ongeveer 15 minuten per ronde voor uitleg en nabespreking.
Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een verhalenworkshop?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 dagen voor de workshop, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes, werkbladen, boodschappen en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel werkmateriaal heb ik nodig per deelnemer?: Leg voor elke deelnemer minstens 1 notitieboekje, 2 balpennen, enkele indexkaarten en een stapel plakbriefjes klaar. Neem daarnaast per tafel extra pennen en minstens 1 keukentimer mee.
Hoe vroeg moet ik de ruimte klaarzetten voor een verhalenworkshop?: Begin minimaal 60 minuten voor aanvang met klaarzetten. Gebruik de eerste 30 minuten voor ventileren, tafels, stoelen en ontvangst; besteed daarna tijd aan de beamer, laptop, flip-overs, materialen en koffie en thee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.