Organiser un atelier de narration, étape par étape
Un atelier de narration se prépare d’abord sur le fond : date, lieu, programme et méthode de travail doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, prévoyez un suivi précis des participants, notamment leurs besoins alimentaires, puis préparez les feuilles de travail et le matériel par table. Le jour J, comptez environ une heure pour aérer la salle, installer les tables, tester la projection et préparer l’accueil. Gardez enfin assez de temps pour expliquer les consignes avant de lancer l’écriture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Élaborer le programme et les méthodes de travail
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Confirmer les inscriptions
- 7
Imprimer la liste des participants
- 8
Imprimer les feuilles de travail
- 9
Faire les courses
2 personnes
- 10
Refroidir les boissons
- 11
Vérifier le matériel
2 personnes
Événement
- 12
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 13
Aérer la salle
- 14
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 15
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
- 16
Installer les paperboards
2 personnes
- 17
Répartir le matériel de travail par table
2 personnes
- 18
Aménager la table d'accueil
- 19
Préparer les badges nominatifs
- 20
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 21
Accueillir les participants
2 personnes
- 22
Expliquer le programme et les consignes
- 23
Animer les présentations
2 personnes
- 24
Expliquer le travail d’écriture
- 25
Animer la session d'écriture
2 personnes
- 26
Préparer la pause café
2 personnes
- 27
Servir le café et les amuse-bouches
2 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
- 29
Animer l’exercice de lecture à voix haute
2 personnes
- 30
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 31
Servir le dîner
3 personnes
- 32
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
- 33
Animer un exercice d’écriture approfondi
2 personnes
- 34
Animer la ronde des récits
2 personnes
- 35
Assurer la clôture et les remerciements
- 36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 37
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 38
Faire la vaisselle
2 personnes
- 39
Nettoyer le lieu
2 personnes
- 40
Emballer le matériel
2 personnes
- 41
Évacuer les déchets
- 42
Ranger les courses restantes
- 43
Restituer le matériel emprunté
- 44
Envoyer un message de remerciement aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 36
- Tablesqté 6
- Table d’accueil
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMI
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Enceinte portable
Matériel d'atelier
- Chevaletsqté 3
- Supports pour paperboardqté 3
- Marqueursqté 6
- Stylos à billeqté 40
- Carnetsqté 36
- Badges nominatifsqté 40
- Post-itqté 6
- Fiches cartonnéesqté 4
- Minuteurs de cuisineqté 2
- Ruban de masquageqté 4
- Ciseauxqté 4
- Agrafeusesqté 2
- Agrafesqté 2
Vaisselle
- Verres à boireqté 40
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Pichets de serviceqté 4
Catering
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Nappesqté 6
- Courses
Décoration
- Panneaux de salleqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillière et seau
- Chiffons de nettoyageqté 8
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des présentations, des exercices et de la session d’écriture, afin que les participants sachent à quoi s’attendre.
- Traitez les inscriptions en deux temps : relevez les besoins alimentaires dès la réponse, puis envoyez une confirmation quelques jours avant l’atelier avec les horaires et les consignes pratiques.
- Préparez un poste de travail par participant : carnet, stylo, fiches, post-it et matériel partagé doivent être répartis avant l’accueil, plutôt que distribués pendant les explications.
- Testez la projection au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe. Vérifiez l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises, car un adaptateur manquant peut retarder tout le démarrage.
- Arrivez environ 60 minutes avant l’heure annoncée. Installez les tables et les chaises, les paperboards, les badges, puis préparez le café et le thé avant d’accueillir les participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier de narration ?
- Commencez la préparation au moins 3 semaines avant la date prévue. Gardez les derniers 3 à 5 jours pour confirmer les inscriptions, imprimer la liste des participants et les feuilles de travail, puis faire les courses.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de narration ?
- Envoyez-les environ 3 semaines à l’avance, dès que la date, le lieu et le programme sont définis. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’atelier pour avoir le temps de confirmer le groupe et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Prévoyez environ 1 heure avant l’arrivée des participants. Comptez notamment 15 minutes pour aérer et disposer les tables et les chaises, 15 minutes pour tester la projection, puis 30 minutes pour installer les supports, le matériel et la table d’accueil.
- Que faut-il préparer juste avant le début de l’atelier ?
- Dans les 30 dernières minutes, placez les badges, répartissez les carnets et les stylos, préparez le café et le thé et affichez le programme. Gardez 5 minutes supplémentaires pour vérifier que le minuteur, les marqueurs et les feuilles de travail sont accessibles.
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