Eine Storytelling-Workshop Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Storytelling-Workshop entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Termin, Ort und Programm klären, dann Anmeldungen und Bedürfnisse erfassen. Vor Ort brauchst du mehr als Tische und Stühle: Technik, Schreibmaterial, Namensschilder und einen vorbereiteten Empfang gehören dazu. Plane Zeit für Kennenlernen, Schreibaufgabe und Schreibphasen ein. Besonders oft werden Ausdrucke, Kabel, gekühlte Getränke und der Aufbau vor dem Eintreffen der Teilnehmenden zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Arbeitsformen ausarbeiten
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Teilnehmerliste ausdrucken
- 8
Arbeitsblätter ausdrucken
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Getränke kühlen
- 11
Materialien prüfen
2 Personen
Event
- 12
Location öffnen
2 Personen
- 13
Raum lüften
- 14
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 15
Projektor und Laptop anschließen
2 Personen
- 16
Flipcharts aufstellen
2 Personen
- 17
Arbeitsmaterial pro Tisch auslegen
2 Personen
- 18
Empfangstisch einrichten
- 19
Namensschilder bereitlegen
- 20
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 21
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 22
Programm und Absprachen erläutern
- 23
Kennenlernen begleiten
2 Personen
- 24
Schreibauftrag erklären
- 25
Schreibphase begleiten
2 Personen
- 26
Kaffeepause vorbereiten
2 Personen
- 27
Kaffee und Snacks servieren
2 Personen
- 28
Getränke nachfüllen
- 29
Vorleseübung begleiten
2 Personen
- 30
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 31
Abendessen servieren
3 Personen
- 32
Geschirr und Abfall einsammeln
2 Personen
- 33
Vertiefende Schreibübung anleiten
2 Personen
- 34
Gesprächsrunde moderieren
2 Personen
- 35
Abschluss und Dankeswort gestalten
- 36
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 38
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 39
Location reinigen
2 Personen
- 40
Geräte einpacken
2 Personen
- 41
Müll entsorgen
- 42
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
- 44
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 36
- TischeAnz. 6
- Empfangstisch
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-Kabel
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
Workshopmaterial
- FlipchartsAnz. 3
- Flipchart-StänderAnz. 3
- MarkerAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 40
- NotizbücherAnz. 36
- NamensschilderAnz. 40
- KlebezettelAnz. 6
- KarteikartenAnz. 4
- KüchentimerAnz. 2
- AbklebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
- TackerAnz. 2
- HeftklammernAnz. 2
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 40
- KaffeebecherAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Catering
- ThermoskannenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 6
- Einkäufe
Dekoration
- RaumschilderAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Besen
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp und Eimer
- PutzlappenAnz. 8
Tipps
- Bestätige Termin und Ort zuerst und verschicke die Einladungen erst, wenn Programm, Arbeitsformen und Anmeldefrist feststehen. So vermeidest du Rückfragen und kurzfristige Änderungen.
- Lege eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Workshop fest. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestätige die Teilnahme, bevor du die Teilnehmerliste und Arbeitsblätter ausdruckst.
- Plane den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn ein: lüften, Tische und Stühle stellen, Flipcharts aufbauen und pro Tisch Notizbücher, Kugelschreiber, Karteikarten und Klebezettel auslegen.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Ein kurzer Test mit der tatsächlichen Präsentation verhindert, dass die Einführung wegen fehlender Technik beginnt.
- Bereite Empfang, Namensschilder sowie Kaffee und Tee vor, bevor die ersten Personen eintreffen. Für die Schreibphase hilft ein Küchentimer, damit Aufgaben, Pausen und Arbeitszeiten klar begrenzt bleiben.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert die Vorbereitung einer Storytelling-Workshop?
- Rechne mit mindestens 2 bis 3 Wochen Vorlauf für Termin, Ort, Einladungen und Anmeldungen. Am Veranstaltungstag solltest du etwa 60 Minuten für Raum, Technik, Materialien und Empfang einplanen.
- Wie viele Schreibübungen sollte eine Storytelling-Workshop haben?
- Plane für einen halben Tag meist 2 bis 3 Schreibübungen ein, jeweils mit Erklärung, 10 bis 20 Minuten Schreibzeit und kurzer Auswertung. Mehr Übungen lassen oft zu wenig Zeit für das Kennenlernen und den Austausch.
- Wann sollte man die Arbeitsblätter für den Workshop ausdrucken?
- Drucke die Arbeitsblätter nach Ablauf der Anmeldefrist und spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Termin aus. Lege zusätzlich einige Ersatzexemplare bereit, falls kurzfristig Teilnehmende dazukommen.
- Wie früh muss die Technik bei einer Storytelling-Workshop geprüft werden?
- Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel und Stromversorgung mindestens 30 Minuten vor Beginn, besser direkt nach dem Aufbau. Halte die Präsentation zusätzlich auf dem Laptop und einem zweiten Speichermedium bereit.
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