Zo organiseer je een verhalenpicknick

Een verhalenpicknick combineert een ontspannen maaltijd met een programma dat op tijd moet lopen. Begin daarom met de locatie, vergunning en vertellers voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna het programma, de aanmeldingen en de catering uit, inclusief dieetwensen. Regel een binnenalternatief en test microfoons, speakers en stroom vooraf. Op de dag zelf draait alles om een droge opbouw, gekoeld eten en een duidelijke plek voor programma-informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunning controleren
3
Vertellers vastleggen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Weersverwachting controleren
9
Alternatieve binnenlocatie bevestigen
10
Vertellers informeren
11
Definitieve gastenlijst maken
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Fruit en groenten wassen
2 personen
16
Sandwiches voorbereiden
3 personen
17
Salades voorbereiden
2 personen
18
Desserts portioneren
2 personen
19
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Terrein controleren
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen en kleedjes plaatsen
3 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Verlichting ophangen
2 personen
26
Decoratie ophangen
2 personen
27
Geluidsapparatuur testen
2 personen
28
Verhalenhoek inrichten
2 personen
29
Buffet en dranken klaarzetten
3 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Programma toelichten
33
Welkomdrankjes serveren
3 personen
34
Eerste verhalenronde begeleiden
2 personen
35
Picknickbuffet openen
3 personen
36
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Tweede verhalenronde begeleiden
2 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Open verhalenpodium begeleiden
2 personen
41
Avondhapjes uitdelen
2 personen
42
Afscheid en informatie geven
2 personen

Nazorg

43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Buffet en keuken schoonmaken
2 personen
46
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
47
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
48
Tenten en meubilair afbouwen
4 personen
49
Terrein schoon opleveren
3 personen
50
Materialen terugbrengen
3 personen
51
Geleende spullen retourneren
52
Overgebleven eten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Picknickkleedjesaantal 15
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Bordjes met programmainformatieaantal 6
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 20

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijschalenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2

Schoonmaak

Handgelpompenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Sponzenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg vertellers en het programma vroeg vast. Plan per verhaal een concreet tijdsblok en houd ruimte voor wissels, zodat eten en optredens elkaar niet onverwacht overlappen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bevestig dan ook de alternatieve binnenlocatie. Partytenten helpen tegen lichte regen, maar lossen harde wind of natte ondergrond niet op.
Maak de definitieve gastenlijst enkele dagen voor de picknick en verwerk dieetwensen direct in de boodschappenlijst. Was fruit en groenten vooraf en portioneer desserts, zodat je op locatie minder snij- en serveerwerk hebt.
Test microfoons, draagbare speakers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Leg kabels buiten de looproute en wijs één persoon aan die tijdens het programma het geluid bewaakt.
Plan de opbouw minstens twee uur voor aanvang. Zet tafels, stoelen, kleedjes en buffettafels eerst neer, vul daarna de koelboxen met ijsblokken en plaats verlichting pas wanneer de basisindeling klopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een verhalenpicknick organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer de locatie en leg vertellers eerst vast; stuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een verhalenpicknick op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, kleedjes, partytenten, buffet en techniek. Plan nog 30 minuten extra als je verlichting ophangt of een binnenlocatie moet inrichten.
Wanneer controleer je het weer voor een verhalenpicknick?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig uiterlijk twee dagen van tevoren je alternatieve binnenlocatie en informeer vertellers zodra het programma verandert.
Hoe voorkom je dat eten bederft tijdens een verhalenpicknick?: Zet gekoelde producten pas vlak voor vertrek in koelboxen met ijsblokken en houd salades, sandwiches en desserts uit direct zonlicht. Controleer bij aankomst of alles koel is en vul het buffet in kleine porties aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.