Organiser un pique-nique de récits sans rien laisser au hasard

Un pique-nique de récits demande plus de préparation qu’un simple repas dehors : il faut coordonner le lieu, les conteurs, le programme et les conditions d’écoute. Commence par réserver l’espace et les intervenants, puis ouvre les inscriptions avec une date limite claire. Deux à trois semaines avant, fixe les besoins alimentaires et le plan de repli. La dernière semaine sert surtout à confirmer les invités, préparer le repas et vérifier que chaque élément technique fonctionne sur place.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier le permis
3
Réserver les conteurs
4
Établir le programme
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les prévisions météo
9
Confirmer le lieu intérieur de repli
10
Informer les conteurs
11
Établir la liste définitive des invités
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Remplir les glacières
2 personnes
15
Laver les fruits et les légumes
2 personnes
16
Préparer les sandwiches
3 personnes
17
Préparer les salades
2 personnes
18
Portionner les desserts
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Contrôler le site
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises et les couvertures
3 personnes
24
Monter les tentes de réception
4 personnes
25
Installer l'éclairage
2 personnes
26
Installer la décoration
2 personnes
27
Tester le matériel sonore
2 personnes
28
Aménager le coin histoires
2 personnes
29
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
30
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Présenter le programme
33
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
34
Encadrer le premier tour de récits
2 personnes
35
Ouvrir le buffet pique-nique
3 personnes
36
Servir les amuse-bouches et les boissons
4 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Animer le deuxième tour de récits
2 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Animer le podium de récits ouvert
2 personnes
41
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
42
Dire au revoir et donner des informations
2 personnes

Suivi

43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Nettoyer le buffet et la cuisine
2 personnes
46
Démonter l’équipement sonore
2 personnes
47
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
48
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
49
Rendre le terrain propre
3 personnes
50
Rapporter le matériel
3 personnes
51
Rendre les articles empruntés
52
Stocker les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 55
Plaids de pique-niqueqté 15
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Blocs de glaceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Panneaux d'information du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Bacs de découpeqté 8
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Pompes de gel hydroalcooliqueqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie le permis avant d’annoncer l’événement. Garde une solution intérieure confirmée au plus tard 10 jours avant, plutôt que d’attendre une météo incertaine.
Fixe le programme avant l’envoi des invitations : indique les horaires d’accueil, des récits et du repas. Prévois au moins 15 minutes de marge entre deux séquences pour les déplacements et les réglages du micro.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant le pique-nique. À ce moment-là, établis la liste définitive des invités et vérifie les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Prépare les aliments le jour même ou la veille selon leur nature, puis remplis les glacières juste avant le départ. Pour un repas servi dehors, prévois au moins une glacière dédiée aux produits sensibles et des blocs de glace en quantité suffisante.
Teste les enceintes, microphones, rallonges et multiprises avant le chargement. Sur place, installe d’abord les tentes et les tables, puis les sièges, l’éclairage et enfin le buffet : cela évite de déplacer le matériel pendant les récits.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un pique-nique de récits ?: Commence 6 à 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu et les conteurs, puis construis le programme avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les 4 à 5 semaines avant l’événement et indique une date limite d’inscription. Ferme les réponses environ 7 jours avant pour pouvoir ajuster les repas, les assises et les badges.
Que faire s’il pleut le jour d’un pique-nique de récits ?: Confirme un lieu intérieur de repli au plus tard 10 jours avant et annonce la règle aux invités. Consulte les prévisions à J-3, puis prends la décision définitive 24 heures avant si la météo est défavorable.
Comment organiser le repas pour un pique-nique de récits ?: Recueille les besoins alimentaires à la clôture des inscriptions, puis prépare une liste de courses basée sur le nombre définitif de participants. Prépare les sandwiches, salades et desserts avant l’arrivée du public et garde les aliments au froid jusqu’au service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.