Ein Geschichten-Picknick Schritt für Schritt organisieren

Ein Geschichten-Picknick braucht mehr Vorbereitung als ein normales Treffen: Die Erzählzeiten, Sitzplätze und Verpflegung müssen zusammenpassen. Beginne mit der Location und kläre früh, ob du eine Genehmigung brauchst. Danach legst du Erzähler und Programm fest, verschickst Einladungen und sammelst Anmeldungen inklusive Ernährungswünschen. In der letzten Woche entscheidest du anhand der Wettervorhersage über draußen oder drinnen und bereitest Essen, Technik und Sitzbereich in einer festen Reihenfolge vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigung prüfen
3
Erzähler festlegen
4
Programm zusammenstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Alternative Indoor-Location bestätigen
10
Erzähler informieren
11
Endgültige Gästeliste erstellen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Kühlboxen füllen
2 Personen
15
Obst und Gemüse waschen
2 Personen
16
Sandwiches vorbereiten
3 Personen
17
Salate vorbereiten
2 Personen
18
Desserts portionieren
2 Personen
19
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
20
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
21
Gelände kontrollieren
2 Personen
22
Tische aufstellen
3 Personen
23
Stühle und Decken auslegen
3 Personen
24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
25
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
26
Dekoration aufhängen
2 Personen
27
Tonanlage testen
2 Personen
28
Erzählbereich einrichten
2 Personen
29
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Programm vorstellen
33
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
34
Erste Gesprächsrunde begleiten
2 Personen
35
Picknickbuffet eröffnen
3 Personen
36
Snacks und Getränke servieren
4 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Zweite Erzählrunde begleiten
2 Personen
39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
40
Offene Geschichtsbühne betreuen
2 Personen
41
Abendhäppchen ausgeben
2 Personen
42
Verabschiedung und Informationen geben
2 Personen

Nachbereitung

43
Abfall sammeln
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Buffet und Küche reinigen
2 Personen
46
Tonanlage abbauen
2 Personen
47
Beleuchtung und Dekoration entfernen
2 Personen
48
Zelte und Mobiliar abbauen
4 Personen
49
Gelände sauber übergeben
3 Personen
50
Materialien zurückbringen
3 Personen
51
Geliehene Sachen zurückgeben
52
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
StühleAnz. 55
PicknickdeckenAnz. 15
BuffetischeAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 60
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
GirlandenAnz. 6
Schilder mit ProgramminformationenAnz. 6
NamensschilderAnz. 60
StifteAnz. 20

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
SchneideplattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2

Reinigung

HanddesinfektionsspenderAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Location mindestens vier bis sechs Wochen vorher und prüfe direkt, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Bestätige außerdem eine Indoor-Alternative, bevor du die Einladungen verschickst.
Plane für jede Geschichte eine feste Dauer und baue zwischen den Beiträgen fünf bis zehn Minuten Pause ein. So bleibt Zeit für Getränke, Toilettengänge und einen Wechsel der Sitzplätze.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und schließe die Gästeliste spätestens sieben Tage vorher. Erst dann lassen sich Sandwiches, Salate und Desserts sinnvoll portionieren.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Picknick und informiere die Erzähler sofort über den endgültigen Ort. Partyzelte, Decken und Beleuchtung sollten bei einer Außenveranstaltung spätestens am Aufbauort bereitliegen.
Bringe Technik, Kühlboxen und Geschirr gemeinsam zum Veranstaltungsort und kontrolliere das Gelände vor dem Aufbau. Teste Lautsprecher und Mikrofone mindestens 60 Minuten vor Beginn, besonders wenn Verlängerungskabel benötigt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Geschichten-Picknick planen?: Starte vier bis sechs Wochen vorher mit der Location, der Genehmigungsprüfung und den Erzählern. Die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche sollten sieben Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Geschichten passen in ein Geschichten-Picknick?: Plane pro Geschichte etwa 15 bis 20 Minuten und dazwischen fünf bis zehn Minuten Pause. Für ein Picknick von zwei bis drei Stunden sind meist sechs bis acht Beiträge realistisch.
Wann soll man das Essen für ein Geschichten-Picknick vorbereiten?: Wasche Obst und Gemüse am Vortag und bereite Sandwiches, Salate sowie portionierte Desserts am Veranstaltungstag möglichst zwei bis drei Stunden vorher vor. Kaffee und Tee stellst du kurz vor Beginn bereit.
Was tun, wenn das Geschichten-Picknick wegen Regen nicht draußen stattfinden kann?: Bestätige spätestens 48 Stunden vorher anhand der Wettervorhersage, ob die Indoor-Location genutzt wird. Informiere Gäste und Erzähler sofort über die Änderung und passe Aufbau, Sitzordnung und Technik an den Innenraum an.

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