Zo organiseer je een verhalenavond zonder last-minute stress

Begin met het programma en de vertellers, niet met de hapjes. Leg vast hoeveel verhalen er komen, hoe lang elk verhaal duurt en wanneer bezoekers binnenkomen. Reserveer daarna de locatie en controleer of microfoons, speakers en verlichting passen bij de ruimte. In de laatste week verwerk je aanmeldingen, verzamel je dieetwensen en stuur je een herinnering. Op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw: stoelen, vertelhoek, techniek en ontvangst in die volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vertellers benaderen
2 personen
3
Vertellers bevestigen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Techniekbehoefte controleren
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Herinnering versturen
11
Bezoekerslijst afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Programma's afdrukken
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Servies sorteren
2 personen
19
Techniek opladen
20
Vertellers informeren

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Stoelen opstellen
3 personen
24
Tafels opstellen
2 personen
25
Vertelhoek inrichten
2 personen
26
Decoratie ophangen
2 personen
27
Licht opstellen
2 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Presentatietafel inrichten
2 personen
31
Catering klaarzetten
3 personen
32
Allergenen markeren
33
Informatietafel klaarzetten
2 personen
34
Teambriefing houden
5 personen
35
Vertellers ontvangen
2 personen
36
Entree bemannen
2 personen
37
Bezoekers registreren
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
2 personen
39
Programma toelichten
40
Verhalen aankondigen
41
Tijd tussen verhalen bewaken
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes serveren
2 personen
44
Servies verzamelen
2 personen
45
Afscheid van bezoekers begeleiden
2 personen
46
Vertellers uitzwaaien
47
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

48
Decoratie afhalen
2 personen
49
Meubilair terugplaatsen
3 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Servies afwassen
3 personen
52
Keuken schoonmaken
2 personen
53
Ruimte schoonmaken
3 personen
54
Gevonden voorwerpen verzamelen
55
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
56
Apparatuur retourneren
2 personen
57
Afval afvoeren
2 personen
58
Bedankbericht versturen
59
Foto's veilig archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Reserveledlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerplateausaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 2

Decoratie

Katoenen doekenaantal 6
Tafellantaarnsaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Papiertapeaantal 4
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per verteller ongeveer 10 tot 15 minuten, inclusief wisselen en applaus. Zo zie je snel hoeveel verhalen in het programma passen en houd je ruimte over voor een pauze.
Test de volledige geluidsketen uiterlijk één week vooraf: draadloze microfoon, mengpaneel, audiokabels en actieve speakers. Leg ook verlenghaspels en stekkerdozen klaar; ontbrekende kabels worden vaak pas bij de opbouw ontdekt.
Richt de vertelhoek zo in dat de spreker vanaf alle stoelen zichtbaar is. Zet stoelen eerst in rijen of een halve cirkel en controleer daarna vanuit de achterste plek of een microfoonstandaard of tafel het zicht niet blokkeert.
Koel dranken enkele uren voor de ontvangst en zet water klaar bij de vertelhoek. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en houd extra koffie, thee en water achter de hand.
Maak bezoekerslijst, naamkaartjes en programma’s uiterlijk de dag ervoor. Controleer dan ook de dieetwensen en informeer de vertellers nog één keer over hun spreektijd en volgorde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een verhalenavond?: Reken voor een programma met 5 tot 6 vertellers op ongeveer 2 tot 2,5 uur. Plan per verhaal 10 tot 15 minuten en voeg na 3 verhalen een pauze van 20 minuten toe.
Hoeveel vertellers heb je nodig voor een verhalenavond?: Voor een avond van ongeveer 2 uur zijn 5 tot 6 vertellers meestal voldoende. Reserveer daarnaast 15 tot 20 minuten voor ontvangst, uitleg en afsluiting.
Wanneer moet je de techniek voor een verhalenavond testen?: Controleer microfoons, speakers en kabels minimaal 7 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een volledige soundcheck van 30 tot 45 minuten voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Hoeveel drinken en hapjes heb je nodig voor een verhalenavond?: Voor het eerste uur kun je 2 tot 3 drankjes per persoon rekenen. Voorzie per bezoeker ongeveer 3 tot 5 kleine hapjes en houd 10 procent extra achter de hand voor onverwachte gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.