Geschichtenabend organisieren: Schritt für Schritt
Ein Geschichtenabend steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum und Programm fest, dann sicherst du Erzähler, Raum und Technik. Plane die Anmeldung früh, damit du Ernährungswünsche und die benötigte Anzahl an Plätzen kennst. Am Veranstaltungstag brauchen Erzählbereich, Mikrofone und Sitzordnung besondere Aufmerksamkeit. Getränke, Snacks und gedruckte Unterlagen solltest du nicht erst kurz vor Beginn zusammensuchen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Erzähler ansprechen
2 Personen
- 3
Erzähler bestätigen
2 Personen
- 4
Location reservieren
- 5
Technikbedarf prüfen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Erinnerung senden
- 11
Besucherliste ausdrucken
- 12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 13
Programme ausdrucken
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Getränke kühlen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Geschirr sortieren
2 Personen
- 19
Technik aufladen
- 20
Erzähler informieren
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Räume kontrollieren
2 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Tische aufstellen
2 Personen
- 25
Erzählbereich einrichten
2 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 27
Beleuchtung aufbauen
2 Personen
- 28
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 29
Mikrofone testen
2 Personen
- 30
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
- 31
Catering bereitstellen
3 Personen
- 32
Allergene kennzeichnen
- 33
Infotisch aufbauen
2 Personen
- 34
Teambriefing durchführen
5 Personen
- 35
Sprecher empfangen
2 Personen
- 36
Eingang besetzen
2 Personen
- 37
Besucher registrieren
2 Personen
- 38
Besucher begrüßen
2 Personen
- 39
Programm vorstellen
- 40
Geschichten ankündigen
- 41
Zeit zwischen den Geschichten bewachen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Snacks servieren
2 Personen
- 44
Geschirr sammeln
2 Personen
- 45
Verabschiedung der Besucher begleiten
2 Personen
- 46
Erzähler verabschieden
- 47
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Dekoration abholen
2 Personen
- 49
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 50
Abfall sammeln
2 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 52
Küche reinigen
2 Personen
- 53
Raum reinigen
3 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
- 55
Restbestand einlagern
2 Personen
- 56
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 57
Abfall entsorgen
2 Personen
- 58
Dankesnachricht versenden
- 59
Fotos sicher archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- HockerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- Ersatz-LED-LampenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- TeelöffelAnz. 80
- ServierplattenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 2
Dekoration
- BaumwolltücherAnz. 6
- TischlaternenAnz. 8
- ProgrammständerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 80
- PapierklebebandAnz. 4
- ScherenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- MüllgreiferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Erzähler spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin schriftlich und teile ihnen Programm, Beginn, Dauer und technische Ausstattung mit. So fallen Änderungen nicht erst beim Aufbau auf.
- Prüfe die Raumtechnik vorab mit genau den Mikrofonen, Lautsprechern, Kabeln und dem Mischpult, die später verwendet werden. Lade Funkmikrofone und andere akkubetriebene Geräte am Vortag vollständig auf.
- Schließe die Anmeldung etwa fünf bis sieben Tage vor dem Abend ab. Drucke danach Besucherliste, Namensschilder und Programm und halte die erfassten Ernährungswünsche beim Einkauf bereit.
- Kühle Getränke mindestens vier Stunden vor Einlass und stelle Wasser sofort bereit. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane Snacks für alle angemeldeten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Stühle und Tische, richte dann den Erzählbereich ein und prüfe vor dem Einlass Licht, Kabelwege, Mikrofonlautstärke und die Sicht auf den Programmständer.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Geschichtenabend organisieren?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Datum und Programm festlegen, Erzähler bestätigen, die Location reservieren und die Anmeldung öffnen.
- Wie viele Sitzplätze brauche ich für einen Geschichtenabend?
- Plane einen Sitzplatz pro bestätigter Anmeldung und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen stellst du also ungefähr 44 Stühle auf, sofern der Raum das zulässt.
- Wann sollte man die Gäste an einen Geschichtenabend erinnern?
- Schicke die Erinnerung etwa drei bis fünf Tage vor dem Termin. Nenne darin Beginn, Adresse, Dauer, Anmeldedaten und bitte um eine schnelle Rückmeldung bei Änderungen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Geschichtenabend?
- Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau ein, bei unbekannter Technik besser zwei Stunden. Die letzten 20 bis 30 Minuten sollten für einen Soundcheck und die Kontrolle von Licht, Sitzplätzen und Erzählbereich frei bleiben.
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