Organiser une soirée contes, étape par étape

Une soirée contes se prépare d’abord autour du programme, des conteurs et du lieu, puis autour de l’accueil du public. La technique mérite une vérification séparée : microphones, pieds, câbles, rallonges et éclairage doivent être testés avant l’ouverture. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour traiter les inscriptions, relever les besoins alimentaires et préparer les badges. Le jour même, installez les chaises, les tables et le coin lecture avant l’arrivée des premiers visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les conteurs
2 personnes
3
Confirmer les conteurs
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer un rappel
11
Imprimer la liste des visiteurs
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Imprimer les programmes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Trier la vaisselle
2 personnes
19
Charger le matériel technique
20
Informer les conteurs

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les tables
2 personnes
25
Aménager le coin lecture
2 personnes
26
Installer la décoration
2 personnes
27
Installer l’éclairage
2 personnes
28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Aménager la table de présentation
2 personnes
31
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
32
Signaler les allergènes
33
Installer la table d’information
2 personnes
34
Faire le briefing d’équipe
5 personnes
35
Accueillir les conteurs
2 personnes
36
Tenir l'entrée
2 personnes
37
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
39
Présenter le programme
40
Annoncer les histoires
41
Surveiller les intervalles entre les histoires
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
44
Rassembler la vaisselle
2 personnes
45
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
46
Faire ses adieux aux conteurs
47
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

48
Récupérer la décoration
2 personnes
49
Remettre le mobilier en place
3 personnes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Faire la vaisselle
3 personnes
52
Nettoyer la cuisine
2 personnes
53
Nettoyer l’espace
3 personnes
54
Rassembler les objets trouvés
55
Ranger le stock restant
2 personnes
56
Retourner le matériel
2 personnes
57
Évacuer les déchets
2 personnes
58
Envoyer un message de remerciement
59
Archiver les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 4
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LED de rechangeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 2

Décoration

Tissus en cotonqté 6
Photophores de tableqté 8
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 80
Ruban de papierqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant de lancer les invitations. Confirmez les conteurs une fois le lieu réservé, puis transmettez-leur les horaires et leurs besoins techniques au plus tard quelques jours avant la soirée.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour imprimer la liste des visiteurs, préparer les badges nominatifs et tenir compte des besoins alimentaires. Un rappel envoyé 24 à 48 heures avant limite les oublis.
Testez les microphones sans fil, la table de mixage et chaque câble audio avant l’accueil. Prévoyez les rallonges, multiprises et lampes LED de rechange dans le même chargement que le matériel technique.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et répartissez-les entre glacières, pichets et thermos. Préparez les en-cas et triez la vaisselle avant l’ouverture pour ne pas interrompre la première lecture.
Ouvrez le lieu assez tôt pour vérifier les espaces, installer les chaises et les tables, puis aménager le coin lecture. Gardez un passage libre vers les porte-manteaux et réservez une zone visible pour les programmes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une soirée contes ?: Prévoyez au minimum trois à quatre semaines pour fixer le programme, contacter les conteurs, réserver le lieu et envoyer les invitations. Gardez les derniers jours pour les inscriptions, les achats et les vérifications techniques.
Quand faut-il confirmer les conteurs pour une soirée contes ?: Confirmez-les dès que la date et le lieu sont arrêtés, idéalement au moins deux semaines avant l’événement. Envoyez ensuite un rappel avec les horaires, le déroulement et les besoins en microphones ou en éclairage trois à cinq jours avant.
Quand envoyer les invitations et le rappel ?: Envoyez les invitations deux à trois semaines avant la soirée, avec un formulaire d’inscription. Envoyez un rappel 24 à 48 heures avant afin de confirmer la présence et de vérifier les informations alimentaires.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez environ 90 minutes avant l’arrivée du public pour vérifier les espaces, installer les chaises et les tables, tester le son et préparer le coin lecture. Ajoutez 30 minutes si le matériel technique est réparti dans plusieurs pièces.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.