Zo organiseer je een verenigingsverjaardag

Begin met de ruimte, datum en verwachte opkomst; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Werk vervolgens van gastenlijst en aanmeldingen naar dieetwensen, catering en boodschappen. Plan het programma met bijvoorbeeld een quiz, foto’s en prijzen voordat je decoratie en muziek afrondt. De laatste uren draaien om koelen, klaarzetten en controleren: van drinkglazen en taartschep tot allergenenlabels en verlengsnoeren. Zo voorkom je dat de taart, koffiehoek of techniek pas op het laatste moment aandacht krijgt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
7
Boodschappenlijst maken
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken ophalen
2 personen
10
Taart ophalen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Muziek afspeellijst maken
13
Quiz voorbereiden
2 personen
14
Foto's verzamelen
15
Prijzen klaarzetten
16
Decoratie voorbereiden
2 personen
17
Allergenenlabels maken
18
Ruimte openen
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Buffet inrichten
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Koffiehoek inrichten
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Verlichting ophangen
2 personen
26
Geluid testen
2 personen
27
Cadeautafel inrichten
28
Naamkaartjes klaarleggen
29
Afvalpunten plaatsen
30
Toiletten controleren

Event

31
Gasten ontvangen
3 personen
32
Aanmeldingen afvinken
2 personen
33
Welkomstdrank serveren
2 personen
34
Openingsmoment begeleiden
2 personen
35
Hapjes aanvullen
2 personen
36
Buffet serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Taart aansnijden
2 personen
40
Jubileumquiz begeleiden
2 personen
41
Muziek bedienen
42
Foto's maken
43
Dieetmaaltijden uitgeven
44
Afval verzamelen
2 personen

Nazorg

45
Restanten verpakken
2 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Decoratie verwijderen
2 personen
49
Apparatuur inpakken
2 personen
50
Ruimte schoonmaken
3 personen
51
Afval wegbrengen
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Gevonden voorwerpen verzamelen
54
Ruimte afsluiten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kledingrek

Servies

Dinerbordenaantal 50
Gebaksbordjesaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerbordenaantal 10
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Keukenmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Taartscheppenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Voedselbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Verjaardagsbanneraantal 2
Ballonnenaantal 60
Naamkaartjesaantal 50

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte zodra de datum vaststaat en controleer meteen hoeveel tafels, stoelen en stroompunten beschikbaar zijn. Plan ook wanneer je naar binnen kunt voor de opbouw; dat uur wordt vaak vergeten.
Verwerk aanmeldingen niet alleen als totaal aantal gasten. Noteer uiterlijk één week vooraf dieetwensen en allergieën, zodat je hoeveelheden kunt berekenen en allergenenlabels vóór het buffet kunt maken.
Koop houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal taart en gekoelde dranken op de dag zelf of maximaal één dag eerder. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en controleer of koelboxen of koelkastruimte beschikbaar zijn.
Zet het programma uiterlijk drie dagen vooraf vast. Test de Bluetoothspeaker, maak de quiz en verzamel de foto’s voordat je op de dag zelf tafels gaat opstellen en versiering ophangt.
Maak voor het openen van de ruimte een korte materiaalcontrole met servies, serveerbestek, koffiezetapparaten, thermoskannen en verlengsnoeren. Richt eerst buffet en koffiehoek in, koel daarna de dranken en hang pas als laatste de decoratie op.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een verenigingsverjaardag?: Begin ongeveer zes tot acht weken vooraf met datum, ruimte en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk vier weken voor de verjaardag en sluit de aanmeldingen ongeveer één week vooraf.
Hoeveel drank heb je nodig voor een verenigingsverjaardag?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer één drankje per persoon per uur op en houd extra water achter de hand, vooral bij een programma dat langer dan drie uur duurt.
Wanneer moet je dieetwensen voor een verenigingsverjaardag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct mee op de uitnodiging en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Controleer de lijst uiterlijk één week vooraf, zodat catering, boodschappen en allergenenlabels nog aangepast kunnen worden.
Wat moet je op de dag zelf als eerste doen bij een verenigingsverjaardag?: Open de ruimte op het afgesproken tijdstip en controleer eerst materialen, stroom en opstelling. Zet daarna binnen 30 tot 60 minuten de tafels, stoelen, het buffet en de koffiehoek klaar; koelen en decoreren volgen daarna.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.