Organiser l’anniversaire de son association, étape par étape

Un anniversaire d’association demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le repas et l’installation de la salle. Commencez par réserver le lieu et fixer le nombre d’invités, puis avancez vers les besoins alimentaires, les quantités et les achats. Les boissons, le gâteau et le matériel doivent être vérifiés avant le jour J. Gardez enfin un créneau dédié à l’installation : tables, buffet, café, décoration, éclairage et musique ne se mettent pas en place en quelques minutes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Calculer les quantités de catering
2 personnes
7
Faire la liste des courses
2 personnes
8
Faire les courses
2 personnes
9
Récupérer les boissons
2 personnes
10
Aller chercher le gâteau
11
Vérifier le matériel
2 personnes
12
Créer la playlist musicale
13
Préparer le quiz
2 personnes
14
Rassembler les photos
15
Préparer les prix
16
Préparer la décoration
2 personnes
17
Créer les étiquettes d'allergènes
18
Ouvrir la salle
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer le buffet
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Aménager le coin café
2 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Installer l'éclairage
2 personnes
26
Tester le son
2 personnes
27
Aménager la table des cadeaux
28
Préparer les badges nominatifs
29
Installer des points de collecte des déchets
30
Vérifier les toilettes

Événement

31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Cocher les inscriptions
2 personnes
33
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
34
Animer le moment d'ouverture
2 personnes
35
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
36
Servir le buffet
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Couper le gâteau
2 personnes
40
Animer le quiz anniversaire
2 personnes
41
Gérer la musique
42
Prendre des photos
43
Servir les repas adaptés
44
Rassembler les déchets
2 personnes

Suivi

45
Emballer les restes
2 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
48
Retirer la décoration
2 personnes
49
Emballer le matériel
2 personnes
50
Nettoyer l’espace
3 personnes
51
Évacuer les déchets
2 personnes
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Rassembler les objets trouvés
54
Fermer la salle

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à boireqté 60
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Assiettes de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Couteaux de cuisineqté 3
Planches à découperqté 3
Pinces de serviceqté 4
Louchesqté 4
Pelles à gâteauqté 2
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 4
Bacs alimentairesqté 8

Décoration

Nappesqté 6
Bannière d'anniversaireqté 2
Ballonsqté 60
Badges nominatifsqté 50

Équipement

Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date et réservez la salle avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les réponses et organiser la logistique.
Arrêtez les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis utilisez le nombre final pour calculer le catering. Recueillez les allergies et régimes avant de confirmer les quantités.
Ne reportez pas les boissons et le gâteau au jour même : récupérez-les assez tôt pour pouvoir les refroidir, les stocker et vérifier qu’il ne manque rien avant l’accueil.
Faites une vérification du matériel au moins 48 heures avant l’anniversaire. Comptez les tables, chaises, assiettes, verres, couverts, plateaux, thermos, machines à café et rallonges.
Préparez les animations et les éléments visuels avant l’ouverture de la salle : playlist, quiz, photos, prix, badges nominatifs, étiquettes d’allergènes et décoration doivent être prêts à installer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser l’anniversaire d’une association ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et adapter le catering au nombre réel de participants.
Quand faut-il demander les allergies et régimes alimentaires ?: Posez la question dès l’invitation et clôturez les réponses au moins 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi prévoir les quantités et préparer les étiquettes d’allergènes sans improviser.
Quand faut-il préparer la salle le jour de l’anniversaire ?: Bloquez au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut installer les tables et les chaises, organiser le buffet, refroidir les boissons, aménager le coin café et poser la décoration.
Combien de boissons prévoir par personne ?: Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 verres par personne, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajustez ce repère selon la durée, la saison et la présence de boissons chaudes ou sans alcool.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.