Ein Vereinsjubiläum planbar organisieren

Bei einem Vereinsjubiläum laufen Vorbereitung, Bewirtung und Programm gleichzeitig zusammen. Starte deshalb mit Raum, Termin und Gästeliste, bevor du Einladungen verschickst oder Cateringmengen berechnest. Danach arbeitest du dich von den Rückmeldungen über Einkauf und Programm bis zum Aufbau vor. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag gekühlte Getränke, Allergenhinweise, Tortenheber oder Verlängerungskabel. Der Ablauf unten hilft dir, diese Punkte rechtzeitig zu prüfen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Raum reservieren
2
Gästeliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Cateringmengen berechnen
2 Personen
7
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
8
Einkaufen gehen
2 Personen
9
Getränke abholen
2 Personen
10
Torte abholen
11
Materialien prüfen
2 Personen
12
Musik-Playlist erstellen
13
Quiz vorbereiten
2 Personen
14
Fotos sammeln
15
Preise bereitstellen
16
Dekoration vorbereiten
2 Personen
17
Allergenkennzeichnungen erstellen
18
Raum öffnen
2 Personen
19
Tische aufstellen
3 Personen
20
Stühle aufstellen
3 Personen
21
Buffet aufbauen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
26
Ton testen
2 Personen
27
Geschenketisch einrichten
28
Namensschilder bereitlegen
29
Müllstationen aufstellen
30
Toiletten kontrollieren

Event

31
Gäste empfangen
3 Personen
32
Anmeldungen abhaken
2 Personen
33
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
34
Eröffnungsakt begleiten
2 Personen
35
Snacks auffüllen
2 Personen
36
Buffet servieren
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Torte anschneiden
2 Personen
40
Jubiläumsquiz begleiten
2 Personen
41
Musik bedienen
42
Fotos machen
43
Diätmahlzeiten ausgeben
44
Abfall sammeln
2 Personen

Nachbereitung

45
Restbestände verpacken
2 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
48
Dekoration entfernen
2 Personen
49
Geräte einpacken
2 Personen
50
Raum reinigen
3 Personen
51
Müll entsorgen
2 Personen
52
Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Fundsachen sammeln
54
Raum abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 45
Buffet-TischAnz. 2
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
TortenplattenAnz. 50
KaffeetassenAnz. 50
TrinkgläserAnz. 60
GabelnAnz. 50
MesserAnz. 50
LöffelAnz. 50
ServiertellerAnz. 10
ServierschalenAnz. 10

Küche

KüchenmesserAnz. 3
SchneidebretterAnz. 3
ServierzangenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
TortenheberAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
GeburtstagsbannerAnz. 2
BallonsAnz. 60
NamensschilderAnz. 50

Ausstattung

Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
SpülwanneAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Raum und Termin zuerst fest und verschicke die Einladungen möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Bitte um eine verbindliche Rückmeldung mit Ernährungswünschen, damit du Catering und Sitzplätze nicht schätzen musst.
Berechne Speisen und Getränke erst nach dem Anmeldeschluss. Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und stelle zusätzlich Wasser bereit.
Hole Torte und Getränke nicht erst am Veranstaltungstag kurz vor Beginn ab. Lege Abholzeiten mindestens 24 Stunden vorher fest und prüfe, ob Kühlboxen, Tortenplatten und ein Tortenheber vorhanden sind.
Bereite Quiz, Playlist, Fotos und Preise spätestens eine Woche vorher vor. Teste den Bluetooth-Lautsprecher und lege Verlängerungskabel so bereit, dass beim Aufbau keine Wege versperrt werden.
Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: zuerst Tische und Stühle, danach Buffet, Kaffeebereich, Kühlung und Dekoration. Hänge Allergenkennzeichnungen sichtbar auf und stelle Namensschilder vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Vereinsjubiläum planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Termin und Gästeliste. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eintreffen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Vereinsjubiläum?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser solltest du zusätzlich und unabhängig von dieser Rechnung bereitstellen.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?: Setze einen Anmeldeschluss etwa 10 bis 14 Tage vor dem Jubiläum. Danach kannst du Speisemengen, Geschirr, Sitzplätze und Allergenkennzeichnungen verbindlich vorbereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Vereinsjubiläum?: Plane mindestens 2 Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Getränke, Kaffeebereich, Beleuchtung und Dekoration ein. Bei vielen Gästen oder einem umfangreichen Programm sind 3 Stunden realistischer, besonders wenn der Raum erst am selben Tag geöffnet werden kann.

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