Zo organiseer je een verenigingsfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel meteen dieetwensen, zodat je het menu en de inkopen op een definitief aantal gasten kunt baseren. Plan daarna reserveringen, leveringen en boodschappen, en werk op de dag zelf van ruimte en techniek naar buffet, bar en ontvangst. Een vaste volgorde voorkomt dat decoratie klaarhangt terwijl glazen, koeling of koffie nog ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reserveringen maken
2 personen
7
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
8
Menu en drankkaart samenstellen
2 personen
9
Leveringen controleren
2 personen
10
Boodschappenlijst controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
3 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
14
Locatie openen
2 personen
15
Ruimte schoonmaken
3 personen
16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Buffet opbouwen
3 personen
18
Bar inrichten
2 personen
19
Versiering ophangen
3 personen
20
Verlichting aansluiten
2 personen
21
Muziek testen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
24
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
25
Informatietafel klaarzetten

Event

26
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
27
Gasten verwelkomen
3 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
2 personen
31
Buffet openen
2 personen
32
Buffet bijvullen
3 personen
33
Servies en glazen afruimen
3 personen
34
Muziek en activiteiten begeleiden
2 personen
35
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Restanten veilig verpakken
3 personen
37
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
38
Locatie opruimen
5 personen
39
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren en drogen
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Versiering en afval afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 80
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Serveerplateausaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 4
Ovenschalenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 20
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Tafeldecoratiesaantal 12
Plakbandaantal 4
Touwaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten pas nadat de aanmeldtermijn is verstreken. Tel dieetmaaltijden apart en zet ze op de dag zelf herkenbaar klaar, zodat ze niet per ongeluk in het algemene buffet belanden.
Controleer leveringen en boodschappen uiterlijk één dag vóór het feest. Houd houdbare producten apart klaar en koel dranken op tijd met koelboxen en koelelementen; dat voorkomt een volle koelkast op het laatste moment.
Begin de opbouw met tafels, stoelen en statafels en richt daarna buffet en bar in. Leg dinerborden, dessertborden, bestek, glazen en opscheplepels per onderdeel klaar, zodat gasten niet hoeven te zoeken.
Test muziek, luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste gasten binnenkomen. Sluit verlichting en apparatuur aan vóór je vlaggenlijnen of ballonnen ophangt, anders moet je later opnieuw tussen de versiering werken.
Plan koffie en thee als een aparte post naast de bar. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekopjes en thermoskannen klaar en controleer vooraf of er genoeg stopcontacten zijn voor alle apparatuur.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een verenigingsfeest?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf.
Wanneer moet je het aantal gasten definitief bepalen?: Bepaal het definitieve aantal 7 tot 10 dagen vóór het verenigingsfeest, nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Gebruik dat aantal voor menu, drank, servies, stoelen en dieetmaaltijden.
Hoeveel drank heb je nodig voor een verenigingsfeest?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op 1 tot 2 per uur. Neem daarnaast voldoende water en koffie of thee mee; stem de verdeling af op de duur en het tijdstip van het feest.
Wanneer moet je de locatie klaarzetten?: Plan minimaal 3 tot 4 uur opbouwtijd vóór de ontvangst. Gebruik het eerste uur voor schoonmaken en meubels, daarna voor buffet, bar, techniek en versiering; houd minstens 30 minuten over voor een laatste controle.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.