Organiser une fête d’association, étape par étape

Une fête d’association se prépare d’abord avec une date, un lieu et un nombre d’invités aussi fiable que possible. Lancez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires avant de composer le menu. Ensuite, vérifiez les réservations, les livraisons et les achats, puis gardez l’installation du buffet, du bar et de la salle pour le jour J. Ce déroulé évite surtout les oublis de dernière minute : repas spéciaux, boissons à refroidir, branchements et matériel d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Faire les réservations
2 personnes
7
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
8
Composer le menu et la carte des boissons
2 personnes
9
Vérifier les livraisons
2 personnes
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Installer les courses non périssables
2 personnes
14
Ouvrir le lieu
2 personnes
15
Nettoyer l’espace
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Monter le buffet
3 personnes
18
Aménager le bar
2 personnes
19
Suspendre la décoration
3 personnes
20
Brancher l’éclairage
2 personnes
21
Tester la musique
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
25
Installer la table d’information

Événement

26
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
27
Accueillir les invités
3 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Ouvrir le buffet
2 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
33
Débarrasser la vaisselle et les verres
3 personnes
34
Encadrer la musique et les activités
2 personnes
35
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

36
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
37
Collecter et trier les déchets
3 personnes
38
Ranger le lieu
5 personnes
39
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
43
Évacuer les décorations et les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Tasses à caféqté 50
Verresqté 80
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 10
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Casserolesqté 4
Plats à gratinqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 20
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 60
Décorations de tableqté 12
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de rédiger les invitations, puis donnez une date limite d’inscription située au moins 10 à 14 jours avant la fête. Vous aurez ainsi le temps de définir le nombre final d’invités et les repas spéciaux.
Ne composez pas le menu avant d’avoir recueilli les besoins alimentaires. Mettez les repas adaptés de côté et identifiez-les clairement le jour J, au lieu de chercher les bonnes portions au moment du service.
Vérifiez les livraisons et la liste des courses 3 à 5 jours avant l’événement. Les boissons doivent être refroidies à l’avance, tandis que les produits non périssables peuvent être installés dès l’ouverture du lieu.
Prévoyez l’installation dans cet ordre : nettoyage, tables et chaises, buffet, bar, décoration, éclairage et musique. Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités.
Installez une table d’information près de l’entrée avec les indications utiles pour les participants. Préparez aussi le café, le thé et les en-cas avant le début de la fête afin de ne pas laisser l’accueil sans responsable.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête d’association ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une limite d’inscription 10 à 14 jours avant la fête pour pouvoir réserver, acheter les quantités nécessaires et prévoir les besoins alimentaires.
Quand définir le nombre final d’invités ?: Arrêtez le nombre final environ 7 à 10 jours avant l’événement, après la clôture des inscriptions et une relance des personnes qui n’ont pas répondu. Utilisez ce chiffre pour le menu, les boissons, les tables et les chaises.
Quand refroidir les boissons pour une fête d’association ?: Commencez au moins 6 à 12 heures avant l’ouverture, selon la quantité et la place disponible dans les glacières. Répartissez les boissons dans plusieurs glacières avec des pains de glace plutôt que d’attendre le jour même.
Que faut-il tester avant l’arrivée des invités ?: Testez 1 à 2 heures avant l’accueil la musique, les haut-parleurs, le microphone, l’éclairage et chaque branchement électrique. Vérifiez aussi que le buffet, le bar, la table d’information et les repas spéciaux sont déjà prêts.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.