Cómo organizar una fiesta de asociación paso a paso
Organizar una fiesta de asociación requiere cerrar pronto la fecha, el lugar y el número de asistentes. Después conviene coordinar invitaciones, inscripciones, preferencias alimentarias, reservas y compras en ese orden. El día anterior se preparan los productos no perecederos y se enfrían las bebidas; el mismo día se montan las mesas, el buffet, la barra y la información para los socios. Este plan reúne 43 tareas y 43 artículos para que no llegues al montaje con decisiones pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Redactar invitaciones
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Hacer reservas
2 personas
- 7
Determinar el número definitivo de invitados
2 personas
- 8
Preparar el menú y la carta de bebidas
2 personas
- 9
Comprobar las entregas
2 personas
- 10
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 11
Hacer la compra
3 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
- 14
Abrir la ubicación
2 personas
- 15
Limpiar el espacio
3 personas
- 16
Montar mesas y sillas
4 personas
- 17
Montar el buffet
3 personas
- 18
Montar la barra
2 personas
- 19
Colgar la decoración
3 personas
- 20
Conectar la iluminación
2 personas
- 21
Probar la música
2 personas
- 22
Preparar aperitivos
4 personas
- 23
Preparar café y té
2 personas
- 24
Separar comidas especiales
2 personas
- 25
Preparar la mesa de información
Evento
- 26
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
- 28
Servir café y té
2 personas
- 29
Servir aperitivos
3 personas
- 30
Rellenar las bebidas
2 personas
- 31
Abrir el buffet
2 personas
- 32
Reponer el bufé
3 personas
- 33
Retirar la vajilla y los vasos
3 personas
- 34
Coordinar la música y las actividades
2 personas
- 35
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 36
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
- 37
Recoger y separar la basura
3 personas
- 38
Limpiar el lugar
5 personas
- 39
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
- 40
Limpiar el lugar
3 personas
- 41
Comprobar y secar los materiales
2 personas
- 42
Devolver el material prestado
2 personas
- 43
Retirar la decoración y la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 4
- Carpas de fiestacant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 80
- Copas de vinocant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 10
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Sartenescant. 4
- Fuentes para hornocant. 6
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Acumuladores de fríocant. 20
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Decoraciones de mesacant. 12
- Cinta adhesivacant. 4
- Cuerdacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y las reservas antes de enviar las invitaciones. Pide las inscripciones con una fecha límite de 7 días antes de la fiesta para poder calcular mesas, sillas, vajilla y comida.
- No fijes el menú definitivo hasta recoger las preferencias dietéticas. Separa las comidas especiales y márcalas antes de montar el buffet para evitar confusiones durante el servicio.
- Haz una compra dividida en dos momentos: los productos no perecederos con varios días de margen y los productos frescos después de confirmar el número definitivo de invitados. Comprueba también las entregas antes del día del evento.
- Empieza el montaje con tiempo: abre y limpia el espacio, coloca mesas y sillas y después prepara buffet, barra y decoración. Reserva al menos 60 minutos para conectar la iluminación, probar los altavoces y revisar los cables y regletas.
- Prepara una mesa de información visible desde la entrada. Déjala lista antes de recibir a los invitados e incluye allí las indicaciones que los socios necesitarán durante la fiesta, en lugar de responder lo mismo varias veces.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de asociación?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, reservas e invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes, y usa ese dato para terminar el menú y la compra.
- ¿Cuándo se debe confirmar el número de invitados?
- Confírmalo 7 días antes de la fiesta, justo después de cerrar las inscripciones. Ese número determina las cantidades de comida, bebidas, platos, vasos, cubiertos, mesas y sillas.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas el día anterior, usando neveras portátiles y acumuladores de frío si no hay espacio suficiente. Así no dependes de que alcancen la temperatura durante las horas de montaje.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la fiesta?
- Reserva como mínimo 3 horas el mismo día: una hora para abrir, limpiar y colocar mesas y sillas, otra para montar buffet, barra y decoración, y otra para preparar comida, bebidas, café, iluminación y música.
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