Zo organiseer je een veilingmarkt zonder chaos

Begin een veilingmarkt niet met de kramen, maar met de regels en de registratie. Reserveer eerst de locatie, controleer vergunningen en verzekering en leg vast hoe bieden, betalen en ophalen verlopen. Daarna kun je deelnemers uitnodigen, kramhouders bevestigen en de indeling maken. Op de dag zelf draait alles om herkenbare lotnummers, een duidelijke veilingtafel, een werkende betaalprocedure en een programma waarin bezoekers weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Verzekering controleren
4
Veilingregels opstellen
2 personen
5
Inschrijfformulier maken
6
Verkoopvoorwaarden maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kramen indelen
2 personen
11
Veilingprogramma maken
2 personen
12
Veilingmeester vastleggen
13
Kramhouders bevestigen
14
Lotenlijsten voorbereiden
2 personen
15
Prijskaartjes maken
2 personen
16
Betalingsprocedure vastleggen
2 personen
17
Contant geld bestellen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Veilingmaterialen verzamelen
2 personen
21
Kramen en materialen labelen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Stroompunten controleren
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
3 personen
30
Veilingpodium inrichten
3 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
2 personen
33
Kramen nummeren
2 personen
34
Lotnummers klaarleggen
2 personen
35
Inschrijftafel inrichten
2 personen
36
Kassa inrichten
2 personen
37
Cateringtafel inrichten
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Afvalbakken plaatsen
2 personen

Event

40
Veilingstukken innemen
3 personen
41
Veilingstukken registreren
3 personen
42
Kramhouders ontvangen
2 personen
43
Kramen laten inrichten
3 personen
44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Opening aankondigen
47
Veilingstukken presenteren
3 personen
48
Biedingen registreren
2 personen
49
Verkochte kavels afrekenen
3 personen
50
Kavels meegeven
2 personen
51
Dranken serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee bijvullen
55
Tafels netjes houden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Veilingronde aankondigen
58
Avondveiling uitvoeren
4 personen
59
Eindbiedingen registreren
2 personen
60
Eindafrekening uitvoeren
3 personen
61
Niet-verkochte kavels teruggeven
3 personen
62
Kramhouders uitchecken
2 personen
63
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Kassa afsluiten
2 personen
65
Contant geld veilig opbergen
2 personen
66
Veilingadministratie bundelen
2 personen
67
Kramen afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
70
Decoratie verwijderen
2 personen
71
Servies afwassen
3 personen
72
Catering opruimen
2 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Materialen terugbrengen
2 personen
77
Restanten opslaan
2 personen
78
Afval afvoeren
2 personen
79
Betalingen aan verkopers verwerken
2 personen
80
Verkoopgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 18
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kassatafel
Inschrijftafel
Veilingtafel
Statafelsaantal 8
Transportkarrenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele betaalterminalaantal 2
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 3

Veilingmateriaal

Veilinghamer
Kavelbakkenaantal 20
Lotnummersaantal 250
Biedkaartenaantal 200
Prijskaartjesaantal 250
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 12
Registratieformulierenaantal 250
Verkoopbonnenaantal 300
Programmaboekjesaantal 200
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Wisselgeldbakkenaantal 2
Contant geld

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordenaantal 12
Kraamnummersaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Tafelkleedsetsaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veilingregels en verkoopvoorwaarden uiterlijk twee weken voor de markt vast. Beschrijf onder meer hoe iemand biedt, wanneer een kavel is verkocht, welke betalingen je accepteert en wie verantwoordelijk is voor een verkocht artikel.
Maak voor elke kavel een lotnummer en registreer dat nummer op het inschrijfformulier. Houd de lotenlijst bij de veilingtafel en gebruik prijskaartjes die bezoekers vanaf enkele meters afstand kunnen lezen.
Plan de locatie-indeling vóór je de kramhouders definitief bevestigt. Reserveer aparte plekken voor de inschrijftafel, kassatafel en veilingtafel, zodat registratie, bieden en betalen niet door elkaar lopen.
Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons en betaalterminal minimaal één dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en een alternatief voor pinbetaling klaar; juist deze aansluitingen worden vaak pas bij het opbouwen gecontroleerd.
Werk op de dag zelf met herkenbare rollen en een tijdschema. Open de locatie ruim vóór de eerste bezoekers, laat één persoon de registratie doen en gebruik portofoons als kramhouders, veilingmeester en betaling niet bij elkaar staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veilingmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen, verzekering en veilingregels. Gebruik de laatste 2 weken voor uitnodigingen, aanmeldingen, kramindeling, lotenlijsten en het definitieve programma.
Hoe maak je een goede veilingindeling?: Zet de inschrijftafel bij de entree, de veilingtafel op een zichtbare plek en de kassatafel op een rustige plek waar betalingen gecontroleerd kunnen worden. Houd minimaal één duidelijke looproute vrij tussen de kramen en de veilingruimte.
Hoeveel tijd heb je nodig om een veilingmarkt op te bouwen?: Plan minstens 2 tot 3 uur voor het plaatsen van marktkramen, tafels, stoelen, geluidsapparatuur, verlichting en bewegwijzering. Test daarna de microfoons en betaalterminal voordat bezoekers binnenkomen.
Hoe regel je betalingen tijdens een veilingmarkt?: Leg vóór de uitnodigingen vast of je contant, per betaalterminal of beide accepteert. Werk met één kassatafel, rekenmachines en een registratie van elk verkocht lot; bestel contant geld uiterlijk enkele dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.