So organisierst du eine Auktionsmarkt

Bei einer Auktionsmarkt laufen Verkauf, Anmeldung und Versteigerung gleichzeitig. Beginne deshalb nicht mit dem Aufbau, sondern mit den Regeln, dem Zahlungsablauf und der Einteilung der Stände. Danach folgen Anmeldungen, Loslisten und die technische Planung. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Kasse, Auktionstisch, Verkaufsstände und Verpflegung, damit Gebote und Zahlungen nicht durcheinandergeraten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Versicherung prüfen
4
Auktionsregeln festlegen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Verkaufsbedingungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Stände einteilen
2 Personen
11
Auktionsprogramm erstellen
2 Personen
12
Auktionator festlegen
13
Standbetreiber bestätigen
14
Loslisten vorbereiten
2 Personen
15
Preisschilder machen
2 Personen
16
Zahlungsablauf festlegen
2 Personen
17
Bargeld bestellen
18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Auktionsmaterialien sammeln
2 Personen
21
Stände und Materialien beschriften
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Auktionspodium einrichten
3 Personen
31
Musikanlage anschließen
2 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
33
Stände nummerieren
2 Personen
34
Losnummern bereitlegen
2 Personen
35
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
36
Kasse einrichten
2 Personen
37
Cateringtisch einrichten
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Mülleimer aufstellen
2 Personen

Event

40
Auktionsstücke entgegennehmen
3 Personen
41
Auktionsstücke registrieren
3 Personen
42
Standbetreiber empfangen
2 Personen
43
Stände einrichten lassen
3 Personen
44
Besucher registrieren
3 Personen
45
Programm verteilen
2 Personen
46
Eröffnung ankündigen
47
Auktionsstücke präsentieren
3 Personen
48
Gebote erfassen
2 Personen
49
Verkaufte Parzellen abrechnen
3 Personen
50
Lose ausgeben
2 Personen
51
Getränke servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
55
Tische ordentlich halten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Auktionsrunde ankündigen
58
Abendauktion durchführen
4 Personen
59
Endgebote erfassen
2 Personen
60
Endabrechnung durchführen
3 Personen
61
Nicht verkaufte Lose zurückgeben
3 Personen
62
Standbetreiber auschecken
2 Personen
63
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

64
Kasse abschließen
2 Personen
65
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
66
Auktionsunterlagen bündeln
2 Personen
67
Stände abbauen
4 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Anlage ausschalten
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Geschirr abwaschen
3 Personen
72
Catering aufräumen
2 Personen
73
Abfall sammeln
3 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Fundsachen sammeln
76
Materialien zurückbringen
2 Personen
77
Reste einlagern
2 Personen
78
Abfall entsorgen
2 Personen
79
Zahlungen an Verkäufer abwickeln
2 Personen
80
Verkaufsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 18
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
Kassatisch
Anmeldetisch
Auktionstisch
StehtischeAnz. 8
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobiles ZahlungsterminalAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 3
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 3

Auktionsmaterial

Auktionshammer
LosboxenAnz. 20
LosnummernAnz. 250
GebotskartenAnz. 200
PreisschilderAnz. 250
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 30
StifteAnz. 12
RegistrierungsformulareAnz. 250
VerkaufsbelegeAnz. 300
ProgrammhefteAnz. 200
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
WechselgeldkassenAnz. 2
Bargeld

Dekoration

Willkommensschild
RichtungsschilderAnz. 12
StandnummernAnz. 18
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
TischdeckensetsAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Auktionsregeln mindestens 2 bis 3 Wochen vorher schriftlich fest. Kläre dabei, wann ein Gebot gilt, wie Zuschläge bestätigt werden und ob nicht abgeholte Artikel später bezahlt werden dürfen.
Schließe die Anmeldung der Standbetreiber 7 bis 10 Tage vor der Auktionsmarkt. Danach kannst du Stände einteilen, Verkaufsbedingungen verschicken und die Loslisten ohne laufende Änderungen vorbereiten.
Plane für Kasse und Auktion getrennte Abläufe. Halte mindestens einen Kassentisch, ein mobiles Zahlungsterminal, Bargeld und einen Taschenrechner bereit; eine Person sollte Zahlungen prüfen, während eine andere die Auktion dokumentiert.
Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Bei einer Veranstaltung mit mehreren Ständen müssen Ansagen auch am äußersten Stand verständlich sein.
Bereite Getränke, Snacks sowie Kaffee und Tee vor dem Einlass vor und kühle die Getränke rechtzeitig. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und prüfe Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Auktionsmarkt anmelden?: Starte die Planung mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe in der ersten Woche, ob Genehmigungen und Versicherung erforderlich sind, und reserviere die Location, bevor du Einladungen verschickst.
Wann soll ich die Loslisten für eine Auktionsmarkt erstellen?: Erstelle die vorläufigen Loslisten 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung, sobald die Standbetreiber bestätigt sind. Drucke die endgültige Fassung spätestens am Vortag und beschrifte Losboxen und Gebotskarten passend dazu.
Wie organisiere ich die Zahlungen bei einer Auktionsmarkt?: Lege einen zentralen Kassentisch und einen einheitlichen Zahlungsablauf fest. Bestelle Bargeld mindestens 3 Werktage vorher, teste das mobile Zahlungsterminal am Vortag und dokumentiere jeden Zuschlag mit Losnummer und Betrag.
Was muss am Tag der Auktionsmarkt zuerst passieren?: Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Baue zuerst Kassentisch, Anmeldetisch und Auktionstisch auf, teste danach die Beschallung und verteile anschließend Marktstände, Preisschilder und Materialien.

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