Cómo organizar un mercado de subastas sin perder el control

Un mercado de subastas necesita dos planes coordinados: el de los puestos y lotes, y el de la puja y los pagos. Empieza por reservar el lugar, revisar permisos y seguro, y fijar las reglas de venta antes de invitar a nadie. Después organiza las inscripciones, distribuye los puestos y confirma quién trae cada lote. En los últimos días, prepara etiquetas, números, formularios, sonido y el procedimiento de cobro para que la apertura no dependa de improvisaciones.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Redactar las reglas de la subasta
2 personas
5
Crear el formulario de inscripción
6
Crear las condiciones de venta
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Distribuir los puestos
2 personas
11
Preparar el programa de la subasta
2 personas
12
Contratar al subastador
13
Confirmar a los puestos
14
Preparar las listas de lotes
2 personas
15
Hacer etiquetas de precio
2 personas
16
Establecer el procedimiento de pago
2 personas
17
Solicitar efectivo
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Reunir el material de la subasta
2 personas
21
Etiquetar los puestos y materiales
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Preparar café y té
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar el podio de la subasta
3 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Colgar la iluminación
2 personas
33
Numerar los puestos
2 personas
34
Preparar los números de sorteo
2 personas
35
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
36
Preparar la caja
2 personas
37
Montar la mesa de catering
2 personas
38
Comprobar los baños
39
Colocar cubos de basura
2 personas

Evento

40
Recoger los lotes de la subasta
3 personas
41
Registrar las piezas de la subasta
3 personas
42
Recibir a los puestos
2 personas
43
Montar los puestos
3 personas
44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Anunciar la apertura
47
Presentar los lotes de la subasta
3 personas
48
Registrar pujas
2 personas
49
Cobrar los lotes vendidos
3 personas
50
Entregar los lotes
2 personas
51
Servir las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer café y té
55
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Anunciar la ronda de subasta
58
Realizar la subasta nocturna
4 personas
59
Registrar ofertas finales
2 personas
60
Realizar la liquidación final
3 personas
61
Devolver los lotes no vendidos
3 personas
62
Registrar la salida de los expositores
2 personas
63
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

64
Cerrar la caja
2 personas
65
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
66
Agrupar la documentación de la subasta
2 personas
67
Desmontar los puestos
4 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Apagar el sistema de sonido
2 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Recoger el catering
2 personas
73
Recoger la basura
3 personas
74
Limpiar el lugar
4 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Guardar los restos
2 personas
78
Retirar los residuos
2 personas
79
Procesar los pagos a los proveedores
2 personas
80
Archivar los datos de ventas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesa de caja
Mesa de inscripción
Mesa de subasta
Mesas altascant. 8
Carros de transportecant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Terminal de pago móvilcant. 2
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Enrollacablescant. 3

Material de subasta

Martillo de subasta
Cajas de lotescant. 20
Números de lotecant. 250
Tarjetas de pujacant. 200
Etiquetas de preciocant. 250
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Rotuladorescant. 12
Formularios de registrocant. 250
Recibos de ventacant. 300
Programascant. 200
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Bandejas para cambiocant. 2
Efectivo

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Números de puestocant. 18
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Juegos de mantelescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra las reglas de la subasta y las condiciones de venta antes de enviar las invitaciones. Indica por escrito cómo se puja, cuándo se paga, qué ocurre con los lotes no vendidos y qué métodos de pago aceptarás.
Calcula el montaje hacia atrás desde la hora de apertura: reserva al menos 2 horas para colocar puestos, mesa de inscripción, mesa de caja, lotes y señalización. Los carros de transporte evitan perder tiempo llevando cajas y mesas una a una.
Prepara una lista de lotes con número, descripción y precio claramente legible. Ten las etiquetas de precio y los números de lote listos como mínimo el día anterior; escribirlos durante el montaje suele provocar duplicados y confusiones.
Haz una prueba del equipo de sonido y de los micrófonos inalámbricos antes de abrir. Comprueba cables, regletas y altavoces en la ubicación real, y deja a una persona encargada de avisar por walkie-talkie cuando un lote esté listo.
Separa el recorrido del público del circuito de cobro: registro en una mesa, puja en la zona de subasta y pago en la mesa de caja. Enfría las bebidas y prepara aperitivos, café y té antes de la apertura, no mientras empieza la primera ronda.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de subastas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y seguro, contratar al subastador y enviar invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y la distribución de puestos al menos 7 días antes.
¿Qué se necesita para registrar a los participantes y los lotes?: Prepara formularios de registro, portapapeles, bolígrafos, rotuladores, números de lote y etiquetas de precio. Ten una copia de la lista de lotes y confirma cada inscripción entre 3 y 5 días antes del evento.
¿Cómo organizar los pagos en una subasta?: Define el procedimiento antes de invitar a los participantes y explícalo en las condiciones de venta. Usa una mesa de caja, calculadoras y un terminal de pago móvil; prepara efectivo y una persona responsable de registrar cada venta.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el mercado de subastas?: Calcula al menos 2 horas para montar carpas, puestos, mesas, sillas, iluminación y sonido. Añade 30 minutos para probar micrófonos y altavoces, colocar los lotes y revisar que la mesa de inscripción y la caja estén operativas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.