Zo organiseer je een veilingavond

Begin een veilingavond niet met de hapjes, maar met de veilingitems en de administratie. Reserveer eerst de locatie, verzamel de items en leg per item een nummer, beschrijving en startprijs vast. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen, betaalwijze en veilingpersoneel. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratie, goed zichtbare items en getest geluid. Met een vaste volgorde voorkom je dat catalogi, biednummers of verkoopbonnen pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Veilingitems verzamelen
3 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Veilingitems registreren
2 personen
7
Veilingcatalogus maken
2 personen
8
Startprijzen bepalen
2 personen
9
Betaalwijze regelen
10
Veilingpersoneel indelen
11
Boodschappenlijst controleren
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Veilingitems controleren
2 personen
14
Veilingitems labelen
2 personen
15
Catalogi en formulieren printen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Veilingkoffers inpakken
2 personen

Event

19
Zaalindeling uitzetten
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Veilingitems uitstallen
3 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Geluidsapparatuur testen
2 personen
24
Buffet en dranktafel klaarzetten
3 personen
25
Ontvangst en registratie
3 personen
26
Biednummers uitdelen
2 personen
27
Veilingregels toelichten
28
Veiling leiden
29
Biedingen registreren
2 personen
30
Veilingitems presenteren
2 personen
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Betalingen afhandelen
2 personen
34
Gewonnen items uitgeven
3 personen

Nazorg

35
Restanten verpakken
2 personen
36
Meubilair afbreken
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Zaal schoonmaken
3 personen
40
Veilingadministratie afronden
2 personen
41
Onbetaalde bedragen opvolgen
42
Opbrengst overboeken
43
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Kapstokkenaantal 2
Presentatietafel
Buffettafelsaantal 2

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Microfoon
Luidspreker
Laptop
Printer
Betaalterminal
Koelboxenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Administratie

Biednummersaantal 70
Veilingcatalogiaantal 80
Registratieformulierenaantal 80
Verkoopbonnenaantal 80
Notitieblokkenaantal 6
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Rekenmachinesaantal 2
Contantgeldkist
Labelstickersaantal 150
Printpapieraantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel de veilingitems uiterlijk twee weken vooraf. Registreer per item de eigenaar, omschrijving, eventuele bijzonderheden en het veilingnummer voordat je de catalogus maakt.
Bepaal de startprijzen voordat de catalogus naar de drukker gaat. Controleer daarna of elk item een label heeft en of de omschrijving in de catalogus overeenkomt met wat op de presentatietafel staat.
Plan de registratie minstens 45 minuten vóór de start. Leg biednummers, registratieformulieren, catalogi, balpennen, klemborden en een rekenmachine klaar op één tafel, zodat gasten niet naar verschillende plekken hoeven.
Test microfoon, luidspreker, laptop, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 60 minuten vooraf. Houd de presentatietafel vrij van losse administratie, zodat de veilingitems goed zichtbaar blijven.
Maak voor de betaling één vaste werkwijze en wijs daar minstens twee personen aan toe. Leg betaalterminal, contantgeldkist, verkoopbonnen en notitieblokken samen klaar en controleer vóór de start of de betaalwijze werkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veilingavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het verzamelen van veilingitems. Houd de laatste 2 weken vrij voor registratie, catalogus, startprijzen en het indelen van het veilingpersoneel.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een veilingavond?: Reken op minimaal 3 uur opbouw vóór ontvangst van de gasten. Zet eerst tafels en stoelen neer, richt registratie en buffet in, plaats daarna de items en test minstens 60 minuten voor aanvang het geluid.
Hoe registreer je veilingitems voor een veilingavond?: Geef elk item één uniek nummer en noteer de omschrijving, eigenaar en startprijs in een overzicht. Label het item en controleer de gegevens nogmaals voordat je de veilingcatalogi en verkoopbonnen print.
Hoeveel veilingpersoneel heb je nodig?: Plan minimaal vier rollen: ontvangst en registratie, veilingmeester, iemand voor biedingen of administratie en iemand voor betalingen en uitgifte. Bij een grotere groep voeg je per 30 tot 40 gasten een extra administratieve of betaalhulp toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.