Einen Auktionsabend Schritt für Schritt organisieren
Ein gelungener Auktionsabend steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst Ort, Artikel und Anmeldungen klären, dann Katalog, Preise und Zahlungen vorbereiten. Plane früh, wie die Auktionsstücke registriert, beschriftet und im Raum präsentiert werden. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten für Empfang, Moderation, Verkauf und Kasse. Besonders häufig fehlen am Ende beschriftete Formulare, getestete Tontechnik oder eine einfache Lösung für die Abholung und Bezahlung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
- 7
Auktionskatalog erstellen
2 Personen
- 8
Startpreise festlegen
2 Personen
- 9
Zahlungsmethode regeln
- 10
Auktionspersonal einteilen
- 11
Einkaufsliste prüfen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Auktionsartikel prüfen
2 Personen
- 14
Auktionsartikel beschriften
2 Personen
- 15
Kataloge und Formulare drucken
- 16
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Auktionskoffer packen
2 Personen
Event
- 19
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 20
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 21
Auktionsartikel ausstellen
3 Personen
- 22
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 23
Tonanlage testen
2 Personen
- 24
Buffet und Getränketisch vorbereiten
3 Personen
- 25
Empfang und Registrierung
3 Personen
- 26
Auktionsnummern ausgeben
2 Personen
- 27
Auktionsregeln erläutern
- 28
Auktion leiten
- 29
Gebote erfassen
2 Personen
- 30
Auktionsartikel präsentieren
2 Personen
- 31
Snacks servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 33
Zahlungen abwickeln
2 Personen
- 34
Gewonnene Artikel ausgeben
3 Personen
Nachbereitung
- 35
Restbestände verpacken
2 Personen
- 36
Möbel abbauen
4 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Abfall sammeln
2 Personen
- 39
Saal reinigen
3 Personen
- 40
Auktionsverwaltung abschließen
2 Personen
- 41
Offene Beträge nachverfolgen
- 42
Einnahmen überweisen
- 43
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- KleiderständerAnz. 2
- Präsentationstisch
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
Ausstattung
- Mikrofon
- Lautsprecher
- Laptop
- Drucker
- Kartenterminal
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Verwaltung
- AuktionsnummernAnz. 70
- AuktionskatalogeAnz. 80
- RegistrierungsformulareAnz. 80
- VerkaufsbelegeAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 2
- Bargeldkasse
- EtikettenaufkleberAnz. 150
- DruckpapierAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Sammlung der Auktionsartikel. Erfasse für jeden Gegenstand eine Nummer, Beschreibung, Einlieferer und den vorgesehenen Startpreis, damit später nichts am Registrierungstisch geklärt werden muss.
- Schließe die Anmeldung etwa sieben Tage vor dem Termin ab. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und drucke Auktionsnummern, Kataloge, Registrierungsformulare und Verkaufsbelege mit einem kleinen Reservevorrat.
- Lege die Raumaufteilung spätestens am Vortag fest: Registrierung nahe dem Eingang, Präsentationstische gut sichtbar und der Auktionstisch mit Mikrofon und Lautsprechern so, dass alle Sitzplätze die Ansagen hören.
- Teste Laptop, Drucker, Kartenterminal und Tonanlage mindestens zwei Stunden vor Beginn. Verlängerungskabel, Taschenrechner, Kugelschreiber und Notizblöcke gehören in den Auktionskoffer, nicht in verschiedene Taschen.
- Plane die Ausgabe nach dem Zuschlag sofort mit ein. Halte Verkaufsbelege und eine Bargeldkasse bereit und bestimme mindestens eine Person für Zahlungen, während eine zweite Person die Artikel und Auktionsnummern abgleicht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Auktionsabend organisieren?
- Starte idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit der Location, den Einladungen und der Sammlung der Auktionsartikel. Eine Woche vor dem Termin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, Startpreise und die Drucksachen abgeschlossen sein.
- Wie viele Auktionsartikel braucht man für einen Auktionsabend?
- Für einen Abend mit etwa 30 Gästen sind 20 bis 40 registrierte Artikel meist gut handhabbar. Mehr Gegenstände verlängern den Ablauf deutlich; sortiere deshalb spätestens eine Woche vorher doppelte oder ungeeignete Angebote aus.
- Wann sollte man die Auktionsartikel beschriften und den Katalog drucken?
- Beschrifte die Artikel nach der Prüfung, spätestens zwei Tage vor der Veranstaltung. Den Katalog solltest du erst drucken, wenn Nummern, Beschreibungen und Startpreise endgültig feststehen, am besten 24 bis 48 Stunden vorher.
- Wie viel Zeit sollte man am Veranstaltungstag für den Aufbau einplanen?
- Rechne mit mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Präsentation, Registrierung, Buffet und Technik. Öffne die Registrierung 30 bis 45 Minuten vor dem offiziellen Beginn, damit die Auktion pünktlich starten kann.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!