Cómo organizar una noche de subasta sin perder el control
Una noche de subasta funciona cuando los artículos, las inscripciones y los pagos siguen un orden claro. Empieza reservando el lugar y reuniendo los lotes; después registra cada artículo, fija los precios de salida y prepara el catálogo. En los días previos, confirma las preferencias dietéticas, imprime los formularios y asigna funciones concretas al personal. El día del evento, monta primero la zona de registro y la exposición, prueba el sonido y deja lista la mesa de pagos antes de recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
- 7
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
- 8
Determinar los premios de salida
2 personas
- 9
Organizar el método de pago
- 10
Asignar al personal de la subasta
- 11
Comprobar la lista de la compra
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Comprobar los artículos de la subasta
2 personas
- 14
Etiquetar los artículos de la subasta
2 personas
- 15
Imprimir catálogos y formularios
- 16
Preparar aperitivos
3 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Empacar las cajas para la subasta
2 personas
Evento
- 19
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 20
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 21
Exponer los artículos de la subasta
3 personas
- 22
Montar la mesa de registro
2 personas
- 23
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 24
Preparar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
- 25
Recepción y registro
3 personas
- 26
Repartir los números de puja
2 personas
- 27
Explicar las reglas de la subasta
- 28
Dirigir la subasta
- 29
Registrar pujas
2 personas
- 30
Presentar los artículos de la subasta
2 personas
- 31
Servir aperitivos
2 personas
- 32
Rellenar las bebidas
2 personas
- 33
Gestionar los pagos
2 personas
- 34
Entregar los artículos ganados
3 personas
Seguimiento
- 35
Empacar lo sobrante
2 personas
- 36
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 37
Lavar la vajilla
3 personas
- 38
Recoger la basura
2 personas
- 39
Limpiar la sala
3 personas
- 40
Finalizar la administración de la subasta
2 personas
- 41
Dar seguimiento a los importes pendientes
- 42
Transferir los ingresos
- 43
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Mesa de presentación
- Mesas de buffetcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
Equipo
- Micrófono
- Altavoz
- Portátil
- Impresora
- Terminal de pago
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Administración
- Números de pujacant. 70
- Catálogos de subastacant. 80
- Formularios de registrocant. 80
- Recibos de ventacant. 80
- Bloc de notascant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Calculadorascant. 2
- Caja para efectivo
- Pegatinas de etiquetascant. 150
- Papel de impresióncant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Credencialescant. 80
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de artículos antes de imprimir el catálogo. Asigna a cada lote un número, una descripción breve y un precio de salida; si cambias datos después, tendrás que corregir catálogos y formularios.
- Prepara el registro con al menos 2 puestos si esperas una entrada concurrida. Ten números de puja, bolígrafos, portapapeles y formularios juntos para que cada inscripción quede completa desde el primer contacto.
- Haz una prueba del micrófono, el altavoz y el portátil el mismo día, antes de colocar a los invitados. Comprueba también los cables, las regletas y el volumen desde el fondo de la sala.
- Separa la exposición de los artículos de la mesa de registro y de la zona de comida. Coloca las etiquetas de forma visible y deja espacio suficiente para que varias personas puedan revisar los lotes sin bloquear el paso.
- Define el cierre de pagos antes de abrir las pujas. Decide quién calcula los importes, quién entrega los recibos y qué terminal o caja se utilizará; así evitas buscar cambios, comprobantes o artículos cuando termine la subasta.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que reunir los artículos de una noche de subasta?
- Reúne los artículos al menos 7 días antes del evento. Así puedes comprobar su estado, registrar cada lote, asignar números y resolver a tiempo cualquier artículo que falte o tenga una descripción incompleta.
- ¿Cuánto tiempo antes se prepara la sala para una subasta?
- Reserva entre 3 y 4 horas el mismo día para marcar la distribución, colocar mesas y sillas, exponer los artículos y montar el registro. Haz la prueba de sonido antes de que lleguen los invitados, no durante la recepción.
- ¿Qué información debe incluir el catálogo de una subasta?
- Incluye como mínimo el número de puja, una descripción clara de cada artículo y su precio de salida. Imprime los catálogos y formularios entre 1 y 2 días antes, cuando la lista ya esté cerrada.
- ¿Cuántas personas hacen falta para organizar una noche de subasta?
- Asigna al menos 3 funciones separadas: registro, conducción de la subasta y cobro o entrega de artículos. Para una noche con muchos lotes, añade una persona que controle las etiquetas y actualice los recibos mientras continúa la puja.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!