Zo organiseer je een veilingavond zonder chaos

Begin een veilingavond niet met versiering, maar met het veilingdoel, de datum en de zaal. Leg daarna de betaalwijze, veilingregels en rolverdeling vast voordat je kavels gaat verzamelen. Elke kavel krijgt een nummer, foto en korte beschrijving, zodat bezoekers snel kunnen bieden en afrekenen. Plan registratie, presentatie, catering en techniek als afzonderlijke onderdelen: vooral de microfoontest en de betaalbalie worden anders snel vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Veilingdatum vastleggen
2 personen
3
Veilingdoel bepalen
2 personen
4
Veilingmeester vastleggen
5
Betaalwijze vastleggen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Veilingregels publiceren
10
Kavels uitvragen
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Kavels registreren
3 personen
14
Kavels fotograferen
2 personen
15
Kavelbeschrijvingen schrijven
2 personen
16
Kavelnummers toewijzen
2 personen
17
Kavellijst opmaken
18
Kavellijst afdrukken
19
Biedkaarten nummeren
2 personen
20
Betalingsformulieren maken
21
Inschrijflijst voorbereiden
22
Vrijwilligers indelen
2 personen
23
Muziek en microfoon testen
2 personen
24
Boodschappenlijst maken
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Kavels controleren
3 personen
27
Kavels verpakken
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen neerzetten
4 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
Kavels uitstallen
4 personen
34
Kavelbord ophangen
2 personen
35
Podiumtafel klaarzetten
2 personen
36
Microfoon klaarzetten
2 personen
37
Licht controleren
2 personen
38
Koffie en thee bereiden
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

40
Inschrijftafel bemannen
2 personen
41
Bezoekers registreren
2 personen
42
Biedkaarten uitreiken
2 personen
43
Kavels toelichten
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Hapjes serveren
2 personen
46
Veiling openen
47
Kavels afroepen
48
Biedingen registreren
2 personen
49
Kavels tonen
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
53
Verkoopresultaten noteren
2 personen
54
Betalingen verwerken
3 personen
55
Gewonnen kavels uitgeven
3 personen
56
Restanten markeren
2 personen
57
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen

Nazorg

58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Kavels veilig opslaan
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Toiletten controleren
66
Restanten inventariseren
2 personen
67
Onbetaalde kavels nabellen
2 personen
68
Opbrengst overmaken
69
Kavels retourneren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Betaalgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Podiumtafel
Registratietafelsaantal 2
Kaveltafelsaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Pinapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geldkistaantal 2
Rekenmachinesaantal 3
USB-sticksaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Kavelbord
Richtingbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Kavelkaartjesaantal 120

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 6
Rubberhandschoenenaantal 6

Papierwaren

Biedkaartenaantal 120
Kavellijstenaantal 150
Betalingsformulierenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Pennenaantal 40
Potlodenaantal 20
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Etikettenaantal 300
Klembordenaantal 10
Enveloppenaantal 200
Kassabonnenaantal 3

Overig

Touwaantal 2
Scharenaantal 6
Stanleymessenaantal 2
Draagtassenaantal 150
Verpakkingsdozenaantal 50
Noppenfolieaantal 2
Cadeaulintaantal 4
Rolcontainersaantal 4

Tips

Leg de betaalwijze uiterlijk twee weken vooraf vast en vermeld die tegelijk met de veilingregels. Controleer op de avond zelf of het pinapparaat werkt en houd betalingsformulieren klaar als reserve.
Vraag kavels minimaal vier weken voor de veiling op. Registreer per kavel de eigenaar, omschrijving en eventuele voorwaarden; zonder die gegevens ontstaan na afloop discussies over levering of gebruik.
Geef elk kavel één zichtbaar nummer en gebruik dat nummer op de foto, kavellijst en betalingsregistratie. Druk de kavellijst vooraf af en leg extra exemplaren bij de registratie- en kaveltafels.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm ten minste één uur voor binnenkomst. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf aan, zodat je niet tijdens het bieden naar stroom hoeft te zoeken.
Werk met minimaal drie vaste rollen: registratie, veilingmeester en betalingen. Laat één vrijwilliger biedkaarten en inschrijvingen controleren, terwijl een andere persoon verkochte kavels markeert en de afhandeling begeleidt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een veilingavond organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met de zaal, datum, veilingmeester en het veilingdoel. Reserveer de laatste twee weken voor het verwerken van aanmeldingen, het afronden van kavels, het drukken van lijsten en de techniekcontrole.
Hoeveel kavels heb je nodig voor een veilingavond?: Plan de avond op basis van de beschikbare veilingtijd: reken gemiddeld 3 tot 5 minuten per kavel, inclusief uitleg en betaling achteraf. Voor een programma van twee uur passen daardoor ongeveer 24 tot 40 kavels, afhankelijk van de duur van pauzes en presentaties.
Wanneer moet je de veilingregels publiceren?: Publiceer de regels tegelijk met de uitnodiging en uiterlijk vier weken voor de veiling. Vermeld in elk geval hoe bieden werkt, wanneer een bod bindend is, hoe betaling plaatsvindt en hoe verkochte kavels worden opgehaald.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een veilingavond?: Reken op minimaal één vrijwilliger per vaste taak: registratie, kavelbeheer, betalingen en zaalondersteuning, plus de veilingmeester. Voor een avond met ongeveer 30 kavels zijn meestal 5 tot 7 mensen praktisch, zodat pauzes en aflossing mogelijk blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.