Cómo organizar una noche de subasta sin perder el control
Una noche de subasta funciona cuando el objetivo, los lotes y el circuito de pagos están definidos antes de enviar las invitaciones. Empieza reservando la sala y contratando al subastador; después organiza la recepción de lotes, las inscripciones y la numeración. La lista de lotes, las tarjetas de puja y los formularios de pago deben estar listos antes de abrir las puertas. El día del evento, separa registro, exposición, escenario y cobro para evitar colas y errores.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Fijar la fecha de la subasta
2 personas
- 3
Determinar el objetivo de la subasta
2 personas
- 4
Contratar al subastador
- 5
Registrar método de pago
2 personas
- 6
Crear formulario de inscripción
- 7
Redactar invitaciones
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar las normas de la subasta
- 10
Solicitar lotes
3 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Registrar los lotes
3 personas
- 14
Fotografiar las parcelas
2 personas
- 15
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
- 16
Asignar números de lote
2 personas
- 17
Preparar la lista de lotes
- 18
Imprimir la lista de lotes
- 19
Numerar las tarjetas de puja
2 personas
- 20
Preparar los formularios de pago
- 21
Preparar la lista de inscripción
- 22
Asignar voluntarios
2 personas
- 23
Probar la música y el micrófono
2 personas
- 24
Hacer la lista de la compra
2 personas
- 25
Hacer la compra
2 personas
- 26
Comprobar los lotes
3 personas
- 27
Empaquetar los lotes
3 personas
- 28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 29
Abrir la sala
2 personas
- 30
Montar mesas
4 personas
- 31
Colocar sillas
4 personas
- 32
Montar la mesa de registro
2 personas
- 33
Exponer los lotes
4 personas
- 34
Colgar el cartel del lote
2 personas
- 35
Preparar la mesa del podio
2 personas
- 36
Preparar el micrófono
2 personas
- 37
Comprobar la iluminación
2 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 40
Atender la mesa de inscripción
2 personas
- 41
Registrar a los visitantes
2 personas
- 42
Repartir tarjetas de puja
2 personas
- 43
Explicar los lotes
2 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
2 personas
- 46
Abrir la subasta
- 47
Ir cantando los lotes
- 48
Registrar pujas
2 personas
- 49
Mostrar los lotes
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
- 53
Anotar los resultados de ventas
2 personas
- 54
Procesar pagos
3 personas
- 55
Entregar los lotes ganados
3 personas
- 56
Marcar los restos
2 personas
- 57
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 58
Cerrar la caja
2 personas
- 59
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Apagar el equipo
2 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Limpiar la sala
3 personas
- 65
Comprobar los baños
- 66
Inventariar los restos
2 personas
- 67
Llamar a los lotes impagados
2 personas
- 68
Transferir los ingresos
- 69
Devolver los lotes
2 personas
- 70
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 71
Archivar datos de pago
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 120
- Mesa del escenario
- Mesas de registrocant. 2
- Mesas de lotescant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharonescant. 12
- Cuencoscant. 20
- Bandejascant. 8
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soporte de micrófono
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Máquina de sellado
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 3
- Memorias USBcant. 2
Cocina
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Cubetas para lavarcant. 3
Decoración
- Mantelescant. 12
- Panel de lote
- Señales direccionalescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de lotecant. 120
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
Catering
- Compras
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Papelelerascant. 6
- Guantes de gomacant. 6
Artículos de papel
- Tarjetas de pujacant. 120
- Listas de lotescant. 150
- Formularios de pagocant. 150
- Formularios de inscripcióncant. 150
- Bolígrafoscant. 40
- Lápicescant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Etiquetascant. 300
- Portapapelescant. 10
- Sobrescant. 200
- Reciboscant. 3
Otros
- Cuerdacant. 2
- Tijerascant. 6
- Cúterescant. 2
- Bolsas de manocant. 150
- Cajas de embalajecant. 50
- Plástico de burbujascant. 2
- Cinta de regalocant. 4
- Contenedores rodantescant. 4
Consejos
- Fija el objetivo y la fecha antes de solicitar lotes. Deja al menos 4 semanas para recibirlos, fotografiarlos, escribir sus descripciones y preparar la lista definitiva.
- Cierra la recepción de lotes varios días antes de la subasta, no la víspera. Así puedes asignar un número a cada lote, revisar fotografías y detectar artículos sin descripción o con datos incompletos.
- Prepara una mesa de registro con la lista de inscripción y tarjetas de puja numeradas. Reserva una segunda mesa para los pagos: mezclar inscripción y cobro ralentiza la entrada y facilita que se pierdan comprobantes.
- Haz una prueba completa de micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, portátil, proyector y pantalla al menos 2 horas antes. Comprueba también los cables alargadores y las regletas para que no crucen las zonas de paso.
- Asigna voluntarios por función y horario: registro, presentación de lotes, control de pujas y pagos. Ten café, bebidas y vajilla preparados antes de que lleguen los asistentes, y conserva los alimentos y bebidas en neveras portátiles o termos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de subasta?
- Empieza con al menos 4 semanas de margen. Reserva la sala y fija el objetivo al principio; deja los últimos 5 a 7 días para cerrar lotes, imprimir listas, numerar tarjetas y hacer la prueba técnica.
- ¿Cuándo debo cerrar la recepción de lotes?
- Cierra la recepción entre 3 y 5 días antes del evento. Ese margen permite registrar cada lote, fotografiarlo, redactar la descripción, asignar el número y preparar la lista que se entregará a los asistentes.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una subasta?
- Para una subasta pequeña, cuenta con al menos 4 voluntarios además del subastador: dos en el registro, uno controlando las pujas y otro en los pagos. Añade una persona si esperas más de 50 asistentes o muchos lotes.
- ¿Cuánto antes hay que probar el sonido y el proyector?
- Haz la prueba técnica 2 horas antes de abrir el registro. Prueba cada micrófono, altavoz, cable, portátil, proyector y pantalla desde el lugar donde hablará el subastador, no solo sobre la mesa del equipo.
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