Zo organiseer je een veganmarkt zonder last-minute problemen

Begin met de datum, openingstijden en het aanmeldformulier voor verkopers. Benader daarna veganverkopers en verzamel meteen informatie over dieetwensen, stroomgebruik en benodigde ruimte. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, maak je de marktindeling en regel je voorzieningen zoals kramen, koeling, toiletten, afvalinzameling en stroom. Zet pas daarna het programma, de route en parkeren online. In de laatste week draait alles om controleren, printen en klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Marktdatum en tijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Veganverkopers benaderen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Marktindeling maken
2 personen
8
Verkopersplaatsen bevestigen
9
Stroompunten inventariseren
10
Afvalinzameling reserveren
11
Extra toiletten reserveren
12
Tafels en stoelen reserveren
13
Koelvoorzieningen reserveren
14
Vergunningen controleren
15
Verkopersinformatie versturen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Vrijwilligersindeling maken
18
Programma online zetten
19
Route en parkeren publiceren
20
Sociale media berichten plaatsen
21
Naambordjes voorbereiden
2 personen
22
Plattegrond afdrukken
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Materialen verzamelen
3 personen
27
Locatie inspecteren
2 personen
28
Stroom en verlichting testen
2 personen
29
Marktkramen opbouwen
5 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
32
Verlichting ophangen
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Verkopers ontvangen
3 personen
35
Verkopers naar plaatsen begeleiden
3 personen
36
Proefhapjes klaarzetten
3 personen
37
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
38
Informatiebalie inrichten
2 personen
39
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Afvalpunten plaatsen
2 personen
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Bezoekers welkom heten
3 personen
43
Informatiepunt bemannen
2 personen
44
Proefhapjes serveren
3 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Eettafels schoonhouden
2 personen
49
Voorraad controleren
50
Programmaonderdelen aankondigen
51
Verkopers ondersteunen
2 personen
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Verkopers laten afbouwen
3 personen
54
Markt afsluiten
2 personen

Nazorg

55
Overgebleven voedsel veilig verpakken
3 personen
56
Servies en apparatuur reinigen
3 personen
57
Afval verzamelen en sorteren
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Marktkramen afbreken
5 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Locatie vegen en schoonmaken
4 personen
62
Materialen inladen
4 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
65
Verkopers bedankbericht sturen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Koelboxenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Tangenaantal 10
Dekselsaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 10
Krijtbordenaantal 14
Naamkaarthoudersaantal 20

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalsorteringsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Inrichting

Statafelrokkenaantal 6
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Informatiebalie
Folderrekkenaantal 2
Prikbordenaantal 2
Presentatiedoekenaantal 6

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8

Administratie

Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 20
Balpennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Printpapier
Contantgeldkist
Pinapparatenaantal 2
Polsbandjesaantal 250

Transport

Transportkarrenaantal 3
Rolcontainersaantal 4

Tips

Vraag verkopers bij hun aanmelding hoeveel tafelruimte, stroompunten en koeling ze nodig hebben. Zo voorkom je dat je de marktindeling later opnieuw moet maken.
Controleer vergunningen en afvalinzameling voordat je de markt publiek aankondigt. Regel extra toiletten en afvalvoorzieningen niet pas wanneer de eerste bezoekers al worden verwacht.
Maak een aparte stroominventarisatie per kraam. Plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten op veilige routes en houd koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudbakken bij elkaar in je overzicht.
Stuur verkopersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de markt. Vermeld daarin hun plaats, opbouwtijd, route, parkeren, stroomafspraken en wat ze zelf moeten meenemen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs één persoon aan voor de plattegrond en verkopersvragen. Bereid naambordjes en plattegronden minimaal 1 dag vooraf voor, zodat je op de ochtend zelf alleen hoeft te verdelen en op te hangen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik veganverkopers benaderen voor een veganmarkt?: Begin minimaal 8 tot 12 weken voor de marktdatum met benaderen. Geef verkopers daarna 2 tot 3 weken om zich aan te melden, zodat je nog tijd hebt voor selectie en de marktindeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een veganmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers per uur voor ontvangst, vragen en praktische hulp. Plan daarnaast altijd 2 coördinatoren in: één voor verkopers en één voor terrein, programma en voorzieningen.
Wanneer moet ik de marktindeling en stroom regelen?: Maak de eerste indeling zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 3 tot 4 weken voor de markt. Controleer daarna per verkoper de stroombehoefte en leg de definitieve plaatsen uiterlijk 7 dagen vooraf vast.
Wat moet ik de laatste dag voor een veganmarkt controleren?: Controleer 1 dag vooraf de plattegrond, naambordjes, tafels, kramen, koeling, servies, kabels en vrijwilligersindeling. Koel dranken alvast en leg printwerk, route-informatie en verkopersgegevens op één vaste plek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.