Organiser un marché vegan sans rien laisser au dernier moment

Un marché vegan se prépare d’abord avec les vendeurs, puis avec le plan du lieu et les besoins techniques de chaque stand. Commence par fixer la date, les horaires et le formulaire d’inscription avant de réserver le matériel. Les oublis les plus coûteux concernent généralement l’électricité, le froid, les toilettes et l’enlèvement des déchets. Termine par un déroulé précis pour les bénévoles, les exposants et l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires du marché
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Contacter les vendeurs vegan
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Créer l'agencement du marché
2 personnes
8
Confirmer les emplacements des vendeurs
9
Recenser les points d’alimentation électrique
10
Réserver l’enlèvement des déchets
11
Réserver des toilettes supplémentaires
12
Réserver des tables et des chaises
13
Réserver des moyens de réfrigération
14
Vérifier les autorisations
15
Envoyer les informations aux vendeurs
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Établir la répartition des bénévoles
18
Mettre le programme en ligne
19
Publier l’itinéraire et le stationnement
20
Publier des messages sur les réseaux sociaux
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer le plan
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Rassembler le matériel
3 personnes
27
Inspecter le lieu
2 personnes
28
Tester l'alimentation électrique et l'éclairage
2 personnes
29
Monter les stands de marché
5 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Accueil des vendeurs
3 personnes
35
Accompagner les vendeurs à leur emplacement
3 personnes
36
Préparer les bouchées de dégustation
3 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Tenir le point d'information
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Maintenir les tables à manger propres
2 personnes
49
Vérifier les stocks
50
Annoncer les éléments du programme
51
Soutenir les vendeurs
2 personnes
52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
53
Faire démonter les stands
3 personnes
54
Fermer le marché
2 personnes

Suivi

55
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
3 personnes
56
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
57
Collecter et trier les déchets
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les stands du marché
5 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Balayer et nettoyer le lieu
4 personnes
62
Charger le matériel
4 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Ranger les provisions restantes
2 personnes
65
Envoyer un message de remerciement aux vendeurs
66
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Glacièresqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Plateauxqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Microphone à main
Haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pincesqté 10
Couverclesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 10
Panneaux en ardoiseqté 14
Porte-nomsqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Aménagement

Housses de mange-deboutqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Bureau d’information
Présentoirs à dépliantsqté 2
Panneaux d’affichageqté 2
Toiles de présentationqté 6

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Administration

Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 6
Papier d’impression
Caisse d'espèces
Terminaux de paiementqté 2
Braceletsqté 250

Transport

Chariots de transportqté 3
Roll-containersqté 4

Conseils

Demande à chaque vendeur, dès l’inscription, ses besoins en électricité, réfrigération, tables et espace. Regroupe ces informations dans un plan unique avant de confirmer les emplacements.
Prévois les réservations logistiques au moins 4 à 6 semaines avant le marché : stands, tables, chaises, toilettes supplémentaires, collecte des déchets et moyens de réfrigération.
Dessine l’agencement avec les arrivées électriques et les passages du public avant l’installation. Garde des circulations d’au moins 1,20 m et protège les rallonges avec des goulottes.
Ferme les inscriptions vendeurs 2 à 3 semaines avant l’événement afin de traiter les besoins alimentaires, confirmer les emplacements et envoyer les consignes pratiques.
Répartis les bénévoles en créneaux de 2 à 3 heures : montage, accueil, aide aux vendeurs, gestion de la vaisselle réutilisable et démontage. Mets le plan imprimé et les badges à disposition le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché vegan ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs vendeurs. Les autorisations, les toilettes, le froid, les déchets et les réservations de mobilier doivent idéalement être confirmés 4 à 6 semaines avant.
Quand ouvrir les inscriptions des vendeurs vegan ?: Ouvrez le formulaire environ 6 semaines avant le marché et clôturez-le 2 à 3 semaines avant. Ce délai permet de vérifier chaque besoin et d’envoyer les informations finales aux vendeurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché vegan ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 stands pendant l’accueil, puis 2 à 4 personnes pour le montage et le démontage. Ajoutez une personne référente pour l’électricité et les urgences techniques.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un marché vegan ?: Recensez les appareils de chaque stand au moins 3 semaines à l’avance, notamment machines à café, bouilloires et équipements de maintien au chaud. Prévoyez des rallonges, multiprises et protections de câbles adaptées, sans surcharger un seul point d’alimentation.

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