Zo organiseer je een VCA-cursus zonder verrassingen
Een VCA-cursus organiseren begint niet met de koffie, maar met een bevestigde datum, geschikte cursusruimte en een gecontroleerde examenaanmelding. Daarna werk je de inschrijvingen, deelnemerslijst en cursusmaterialen uit, zodat je weet hoeveel mappen, werkbladen en zitplaatsen nodig zijn. Test de presentatie vooraf en richt op de dag zelf eerst de ontvangstbalie en techniek in. De meeste problemen ontstaan doordat examenformulieren, kabels of laatste dieetwensen pas op de ochtend zelf worden gezocht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Cursusdatum en locatie bevestigen
- 2
Inschrijvingen openen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Deelnemerslijst bijwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Cursusmateriaal bestellen
- 8
Examenaanmelding controleren
- 9
Catering bestellen
- 10
Boodschappenlijst controleren
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Cursusruimte reserveren
- 13
Zaalindeling controleren
- 14
Presentatie en video's testen
- 15
Examenformulieren klaarleggen
- 16
Cursusmappen samenstellen
2 personen
- 17
Naambadges voorbereiden
- 18
Werkbladen afdrukken
- 19
Dranken koud zetten
- 20
Koffie- en theepunt inrichten
- 21
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
- 22
Presentatiemateriaal aansluiten
- 23
Cursusmappen klaarleggen
- 24
Ontvangstbalie inrichten
Event
- 25
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 26
Cursisten welkom heten
- 27
Veiligheidsinstructies geven
- 28
VCA-les verzorgen
- 29
Koffiepauze serveren
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
- 31
Lunch of avondmaaltijd serveren
2 personen
- 32
VCA-les hervatten
- 33
Exameninstructies geven
- 34
VCA-examen afnemen
2 personen
- 35
Examenformulieren innemen
2 personen
- 36
Deelnemers informeren over uitslag
Nazorg
- 37
Cursusmaterialen verzamelen
2 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 39
Afval verzamelen
- 40
Servies en materialen schoonmaken
2 personen
- 41
Presentatieapparatuur afkoppelen
- 42
Ruimte schoon achterlaten
2 personen
- 43
Examenstukken veilig verzenden
- 44
Aanwezigheidsregistratie archiveren
- 45
Certificaten voorbereiden
- 46
Certificaten naar deelnemers sturen
- 47
Ongebruikte boodschappen opbergen
- 48
Geleende materialen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cursustafelsaantal 7
- Cursusstoelenaantal 24
- Ontvangsttafel
- Barkrukkenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelaantal 3
- Stekkerdoosaantal 3
- Flip-overbord
- Flip-overstiftenaantal 2
- Laserpointer
Servies
- Koffiekopjesaantal 24
- Glazenaantal 24
- Bordenaantal 24
- Besteksetsaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Thermoskanaantal 2
- Koelboxaantal 2
- Serveerschalenaantal 4
- Schenkkannenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
Catering
- Cursusmappenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Naambadgesaantal 24
- Examenformulierenaantal 24
- Enveloppenaantal 30
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Bezem en blik
- Dweil en emmer
Tips
- Bevestig eerst datum, locatie en examenaanmelding voordat je inschrijvingen opent. Controleer uiterlijk één week vooraf of de examenformulieren en enveloppen daadwerkelijk beschikbaar zijn.
- Gebruik de deelnemerslijst als basis voor de hele voorbereiding. Werk aantallen voor cursusmappen, naambadges, werkbladen, stoelen en catering bij na elke nieuwe aanmelding.
- Plan een technische test vóór de cursusdag. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos aan en speel de presentatie en video’s volledig af.
- Richt de ruimte in deze volgorde in: tafels en stoelen, presentatieapparatuur, ontvangstbalie en vervolgens koffie- en theepunt. Leg cursusmappen, notitieblokken, balpennen en naambadges vóór de ontvangst klaar.
- Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Zet dranken op tijd koud en houd voor de start extra tijd vrij voor aanwezigheid registreren en ontbrekende deelnemers opvangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een VCA-cursus organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie en inschrijvingen. Bestel cursusmateriaal en controleer de examenaanmelding zodra het deelnemersaantal voldoende duidelijk is; wacht daar niet mee tot de laatste week.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een VCA-cursus definitief maken?
- Maak een werkversie direct bij de opening van de inschrijvingen en sluit de lijst bij voorkeur 3 tot 5 werkdagen voor de cursus. Zo kun je materiaal, stoelen, catering en naambadges op aantallen afstemmen.
- Wat moet je de dag voor een VCA-cursus controleren?
- Controleer de zaalindeling, techniek, presentatie en video’s, cursusmappen, werkbladen en examenformulieren. Zet daarnaast dranken koud en leg ontvangst- en registratiematerialen klaar, zodat je op de cursusdag alleen nog hoeft op te stellen en te ontvangen.
- Hoeveel extra cursusmappen en pennen moet ik klaarleggen?
- Leg per deelnemer één cursusmap, notitieblok en balpen klaar en houd daarnaast 5 tot 10 procent extra aan. Bij 20 deelnemers betekent dat 21 of 22 sets; controleer ook of elke map de juiste werkbladen bevat.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!