Einen VCA-Kurs Schritt für Schritt organisieren

Bei einem VCA-Kurs müssen Anmeldung, Lernmaterial, Raum und Prüfung eng zusammenpassen. Beginnen Sie mit Datum und Ort, öffnen Sie danach die Anmeldung und aktualisieren Sie die Teilnehmerliste laufend. Erst wenn die Personenzahl und Ernährungswünsche feststehen, lassen sich Kursmaterial, Catering und Sitzordnung zuverlässig planen. Am Kurstag entscheiden ein getesteter Beamer, vollständige Kursmappen und vorbereitete Prüfungsformulare darüber, ob der Ablauf pünktlich startet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Kursdatum und Ort bestätigen
2
Anmeldungen öffnen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Teilnehmerliste aktualisieren
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Kursmaterial bestellen
8
Examenanmeldung prüfen
9
Catering bestellen
10
Einkaufsliste prüfen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Kursraum reservieren
13
Raumaufteilung prüfen
14
Präsentation und Videos testen
15
Prüfungsformulare bereitlegen
16
Kursmappen zusammenstellen
2 Personen
17
Namensschilder vorbereiten
18
Arbeitsblätter ausdrucken
19
Getränke kalt stellen
20
Kaffee- und Teebereich einrichten
21
Tische und Stühle aufstellen
2 Personen
22
Präsentationsmaterial anschließen
23
Kursmappen bereitlegen
24
Empfangstheke einrichten

Event

25
Anwesenheit erfassen
2 Personen
26
Teilnehmende willkommen heißen
27
Sicherheitsanweisungen geben
28
VCA-Schulung durchführen
29
Kaffeepause servieren
2 Personen
30
Getränke nachfüllen
31
Mittag- oder Abendessen servieren
2 Personen
32
VCA-Unterricht fortsetzen
33
Prüfungsanweisungen geben
34
VCA-Prüfung abnehmen
2 Personen
35
Prüfungsformulare einsammeln
2 Personen
36
Teilnehmer über das Ergebnis informieren

Nachbereitung

37
Kursmaterialien sammeln
2 Personen
38
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
39
Abfall sammeln
40
Geschirr und Materialien reinigen
2 Personen
41
Präsentationsgeräte abkoppeln
42
Raum sauber hinterlassen
2 Personen
43
Prüfungsunterlagen sicher versenden
44
Anwesenheitsliste archivieren
45
Zertifikate vorbereiten
46
Zertifikate an Teilnehmer senden
47
Unbenutzte Einkäufe verstauen
48
Geliehene Materialien zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KurztischeAnz. 7
KursstühleAnz. 24
Empfangstisch
BarhockerAnz. 4

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
SteckdosenleisteAnz. 3
Flipchart
Flipchart-MarkerAnz. 2
Laserpointer

Geschirr

KaffeetassenAnz. 24
GläserAnz. 24
TellerAnz. 24
BestecksetsAnz. 24

Küche

Kaffeemaschine
Wasserkocher
ThermoskanneAnz. 2
KühlboxAnz. 2
ServierschalenAnz. 4
AusgießkannenAnz. 2
ServierlöffelAnz. 4

Catering

KursmappenAnz. 24
NotizblöckeAnz. 24
KugelschreiberAnz. 30
NamensschilderAnz. 24
PrüfungsformulareAnz. 24
UmschlägeAnz. 30
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
Besen und Kehrblech
Wischmopp und Eimer

Tipps

Bestätigen Sie Kursdatum und Raum mindestens 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfen Sie dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Sitzplätze, Stromanschlüsse und die Möglichkeit, eine Projektionsleinwand aufzustellen.
Lassen Sie Anmeldungen bis zu einem festen Stichtag zu und aktualisieren Sie die Teilnehmerliste täglich in der letzten Woche. Erfassen Sie Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Kurs, damit das Catering angepasst werden kann.
Bestellen Sie Kursmaterial und prüfen Sie die Examenanmeldung, sobald die Mindestteilnehmerzahl erreicht ist. Planen Sie pro Person eine Kursmappe, einen Notizblock, einen Kugelschreiber und die benötigten Prüfungsformulare ein.
Testen Sie Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Präsentation und Videos am Vortag vollständig. Legen Sie zusätzlich Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste bereit, weil fehlende Anschlüsse den Beginn schnell um 15 bis 30 Minuten verzögern.
Bauen Sie Empfangstheke, Tische und Stühle mindestens 60 Minuten vor Beginn auf. Stellen Sie Kursmappen und Namensschilder bereit, richten Sie Kaffee und Tee ein und erfassen Sie die Anwesenheit beim Eintreffen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen VCA-Kurs organisieren?: Beginnen Sie idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Kurstermin mit Raum, Datum und Anmeldung. Bestellen Sie Material und Catering, sobald die Teilnehmerzahl verlässlich ist, spätestens 5 Tage vorher.
Wie viele Teilnehmer passen in einen VCA-Kursraum?: Die benötigte Zahl hängt von der Sitzordnung und dem Raum ab. Planen Sie pro Teilnehmer einen eigenen Kursstuhl und ausreichend Tischfläche für Kursmappe, Arbeitsblätter und Schreibmaterial ein; prüfen Sie die endgültige Teilnehmerzahl spätestens eine Woche vorher.
Was muss am Vortag eines VCA-Kurses geprüft werden?: Testen Sie Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Verbindung, Präsentation und Videos vollständig. Legen Sie Prüfungsformulare, Kursmappen, Namensschilder und Arbeitsblätter bereit und prüfen Sie, ob alle Getränke und Catering-Bestandteile vorhanden sind.
Wann soll man Catering für einen VCA-Kurs bestellen?: Bestellen Sie das Catering 5 bis 7 Tage vor dem Kurs, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Stellen Sie Getränke am Kurstag rechtzeitig kalt und richten Sie Kaffee- und Teebereich mindestens 30 Minuten vor Beginn ein.

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