Organiser une formation VCA sans rien oublier

Une formation VCA se prépare dans un ordre précis : fixer la date et la salle, ouvrir les inscriptions, puis confirmer l’examen et les besoins des participants. Le matériel pédagogique et les dossiers doivent être prêts avant l’installation de la salle. Prévoyez aussi l’accueil, les pauses et les tests techniques : un câble HDMI manquant ou une liste d’examen incomplète peut retarder toute la journée. Utilisez le plan ci-dessous comme fil conducteur, du premier contact jusqu’à l’enregistrement des présences.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu de la formation
2
Ouvrir les inscriptions
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Mettre à jour la liste des participants
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Commander le matériel de cours
8
Vérifier l’inscription à l’examen
9
Commander le catering
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Réserver la salle de cours
13
Vérifier l’agencement de la salle
14
Tester la présentation et les vidéos
15
Préparer les formulaires d'examen
16
Composer les dossiers de cours
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
18
Imprimer les feuilles de travail
19
Mettre les boissons au frais
20
Installer le point café et thé
21
Installer les tables et les chaises
2 personnes
22
Brancher le matériel de présentation
23
Préparer les classeurs de cours
24
Aménager le comptoir d’accueil

Événement

25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Accueillir les stagiaires
27
Donner les consignes de sécurité
28
Animer la formation VCA
29
Servir la pause-café
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Servir le déjeuner ou le dîner
2 personnes
32
Reprendre le cours VCA
33
Donner les consignes de l’examen
34
Faire passer l'examen VCA
2 personnes
35
Collecter les formulaires d’examen
2 personnes
36
Informer les participants du résultat

Suivi

37
Rassembler le matériel de cours
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
39
Rassembler les déchets
40
Nettoyer la vaisselle et le matériel
2 personnes
41
Débrancher l’équipement de présentation
42
Laisser les lieux propres
2 personnes
43
Expédier les épreuves d’examen en toute sécurité
44
Archiver l'enregistrement des présences
45
Préparer les certificats
46
Envoyer les certificats aux participants
47
Ranger les courses non utilisées
48
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de coursqté 7
Chaises de coursqté 24
Table d’accueil
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Panneau de paperboard
Feutres pour paperboardqté 2
Pointeur laser

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verresqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 2
Glacièreqté 2
Plateaux de serviceqté 4
Carafesqté 2
Louchesqté 4

Catering

Dossiers de formationqté 24
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Badges nominatifsqté 24
Formulaires d’examenqté 24
Enveloppesqté 30
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 3
Balai et pelle
Serpillière et seau

Conseils

Commencez par confirmer la date, le lieu et l’inscription à l’examen avant d’envoyer les invitations. Vous évitez ainsi d’inscrire des participants à une session dont les conditions ne sont pas encore fixées.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et mettez la liste des participants à jour après chaque réponse. Recueillez les besoins alimentaires au plus tard quelques jours avant la formation pour ajuster le catering.
Préparez un dossier complet par participant : support de formation, feuilles de travail, bloc-notes, stylo, badge et formulaire d’examen. Faites cette vérification au moins la veille, pas à l’ouverture de la salle.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, la présentation et les vidéos avant l’arrivée du groupe. Gardez un câble HDMI, une rallonge et une multiprise accessibles plutôt que rangés dans un carton fermé.
Installez l’accueil, les tables, les chaises, le point café et thé avant l’enregistrement des présences. Mettez les boissons au frais et préparez les formulaires d’examen afin de ne pas interrompre le début du cours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une formation VCA ?: Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines entre la confirmation de la date et la formation. Ce délai laisse le temps d’ouvrir les inscriptions, de confirmer l’examen, de commander le matériel et d’organiser le catering.
Quand faut-il envoyer les invitations à une formation VCA ?: Envoyez-les dès que la date et la salle sont confirmées, de préférence au moins 2 semaines à l’avance. Fixez une date limite d’inscription environ 5 jours avant la session pour finaliser les participants et les besoins alimentaires.
Que faut-il préparer la veille d’une formation VCA ?: La veille, vérifiez les dossiers, les badges, les feuilles de travail et les formulaires d’examen. Testez également la présentation et les vidéos, puis confirmez l’agencement de la salle et la livraison du catering.
Comment préparer la salle pour une formation VCA ?: Installez les tables et les chaises, puis prévoyez une table d’accueil séparée. Branchez le vidéoprojecteur et l’ordinateur, placez le paperboard et les feutres, et installez le café, le thé et les boissons avant l’arrivée des participants.

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