Zo organiseer je een variétévoorstelling

Begin met de datum, locatie en gewenste speelduur; pas daarna leg je het programma en de artiesten vast. Verzamel technische wensen vroeg, want een draadloze microfoon, DI-box of extra lichtstatief is niet altijd direct beschikbaar. Werk vervolgens van podiumindeling naar zaalopstelling, publieksontvangst en catering. Een duidelijk draaiboek voorkomt dat presentatieteksten, muziekbestanden en artiestenbriefing op de dag zelf nog moeten worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum vastleggen
2 personen
2
Voorstellingsprogramma samenstellen
3 personen
3
Artiesten benaderen
2 personen
4
Artiesten bevestigen
2 personen
5
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
6
Technische wensen verzamelen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
2 personen
12
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
13
Techniek en materialen reserveren
2 personen
14
Draaiboek uitwerken
2 personen
15
Presentatieteksten schrijven
2 personen
16
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
17
Lichtplan maken
2 personen
18
Podiumindeling bepalen
2 personen
19
Zaalindeling maken
2 personen
20
Toegangskaarten voorbereiden
2 personen
21
Programmafolders printen
22
Naamkaartjes maken
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Voorraad servies controleren
2 personen
25
Artiestenbriefing versturen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
3 personen
29
Catering per dieet labelen
2 personen
30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Podiumdelen opbouwen
4 personen
33
Zaalstoelen opstellen
4 personen
34
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
35
Decor opbouwen
3 personen
36
Achtergronddoek ophangen
3 personen
37
Lichtapparatuur plaatsen
3 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Muziek en cues testen
2 personen
41
Podium veilig afwerken
2 personen
42
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
43
Drankenbuffet klaarzetten
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Artiestenruimte inrichten
2 personen
48
Kostuums en rekwisieten klaarleggen
3 personen
49
Generale doorloop uitvoeren
8 personen
50
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
51
Kassa en entree inrichten
2 personen

Event

52
Publiek ontvangen
4 personen
53
Programmafolders uitdelen
2 personen
54
Garderobe beheren
2 personen
55
Voorstelling openen
2 personen
56
Eerste programmadeel begeleiden
4 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
59
Pauzebuffet openen
3 personen
60
Hapjes serveren
4 personen
61
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
62
Publiek terug naar zaal begeleiden
3 personen
63
Tweede programmadeel begeleiden
4 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Finale aankondigen
2 personen
66
Artiesten bedanken
2 personen
67
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen
68
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
69
Afscheidsdrankjes serveren
3 personen
70
Artiesten uitchecken
2 personen
71
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

72
Servies verzamelen
3 personen
73
Afval scheiden
3 personen
74
Buffetten afbreken
3 personen
75
Podiumdecor afbreken
4 personen
76
Lichtapparatuur afbouwen
3 personen
77
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
78
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
79
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
80
Toiletten schoonmaken
2 personen
81
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
82
Materialen inladen
4 personen
83
Locatie afsluiten
2 personen
84
Geleende materialen retourneren
2 personen
85
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
86
Kleding en rekwisieten terugbrengen
2 personen
87
Openstaande betalingen afhandelen
2 personen
88
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 150
Tafelsaantal 10
Klapstoelen voor artiestenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 150
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Laptop voor muziek
Reserve laptop
USB-sticksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffa tapeaantal 6
Kabelgotenaantal 8
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Theaterspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Achtergronddoek
Decoratieve gordijnenaantal 4
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Podiumrekwisieten
Decoratieve vazenaantal 8
Kunstbloemenaantal 24

Servies

Glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 16
Schaaltjesaantal 20
Kannenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Drankdispensersaantal 4
Menukaartenaantal 12
Dieetlabelsaantal 30
Kassalade
Betaalterminal
Kaartjesdoosaantal 2
Programmafoldersaantal 160

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
EHBO-koffer

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg per optreden de opbouwtijd, speelduur, afbouw en technische aansluitingen vast. Plan tussen twee acts minimaal 5 minuten wisseltijd; dat voorkomt stiltes en gehaast sjouwen op het podium.
Vraag technische wensen uiterlijk 3 weken vooraf op bij iedere artiest. Noteer per act het aantal microfoons, benodigde DI-boxen, muziekbestanden en stroompunten in één overzicht.
Maak twee indelingen: één voor het podium met trappen, microfoonstandaards en achtergronddoek, en één voor de zaal met stoelen, tafels en garderoberekken. Controleer beide indelingen minstens 1 week voor de voorstelling ter plaatse.
Zet muziekbestanden op een laptop én een reserve-laptop en bewaar een kopie op minimaal 2 USB-sticks. Test alle bestanden in de juiste volgorde tijdens een volledige doorloop, niet pas bij binnenkomst van het publiek.
Stuur de artiestenbriefing uiterlijk 5 dagen vooraf met aankomsttijd, kleedruimte, speelvolgorde, contactpersoon en parkeer- of laadadres. Neem dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 1 week vooraf mee in de cateringhoeveelheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een variétévoorstelling te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een kleinschalige voorstelling met meerdere artiesten. Reserveer locatie, techniek en artiesten in de eerste 2 weken; de laatste 7 dagen gebruik je voor draaiboek, catering en briefing.
Hoeveel tijd moet er tussen optredens zitten?: Plan meestal 5 tot 10 minuten tussen twee acts voor wissels, aankondiging en een korte adempauze. Voor een act met podiumdelen, extra microfoons of lichtwijzigingen is 15 minuten realistischer.
Wanneer moet ik de techniek voor een variétévoorstelling regelen?: Reserveer luidsprekers, mengpaneel, microfoons en verlichting minimaal 3 weken vooraf. Test de volledige set uiterlijk 1 dag voor de voorstelling; controleer daarbij ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten.
Wanneer moet ik de uitnodigingen en catering regelen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit aanmeldingen 7 dagen voor de voorstelling. Gebruik daarna het definitieve aantal gasten en de verzamelde dieetwensen om de cateringhoeveelheden te bepalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.