Organiser un spectacle de variétés, étape par étape

Un spectacle de variétés se prépare d’abord autour du programme, des artistes et des contraintes techniques. Commence par fixer le lieu et la date, puis confirme chaque numéro avant de construire le déroulé. Les besoins de sonorisation, d’éclairage, de scène et de loges doivent être recueillis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Ensuite, organise les inscriptions, le catering, les supports imprimés et le briefing envoyé aux artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le lieu et la date
2 personnes
2
Établir le programme des représentations
3 personnes
3
Contacter les artistes
2 personnes
4
Confirmer les artistes
2 personnes
5
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
6
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Faire les réservations
2 personnes
12
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
13
Réserver le matériel technique et les matériaux
2 personnes
14
Élaborer le déroulé
2 personnes
15
Rédiger les textes de présentation
2 personnes
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
18
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
19
Établir le plan de la salle
2 personnes
20
Préparer les cartes d'entrée
2 personnes
21
Imprimer les programmes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Vérifier le stock de vaisselle
2 personnes
25
Envoyer le briefing aux artistes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Étiqueter la restauration par régime
2 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Monter les éléments de scène
4 personnes
33
Installer les chaises de la salle
4 personnes
34
Installer des tables d'accueil
2 personnes
35
Monter la décoration
3 personnes
36
Accrocher la toile de fond
3 personnes
37
Installer l'éclairage
3 personnes
38
Raccorder le matériel audio
3 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Tester la musique et les cues
2 personnes
41
Sécuriser la finition de la scène
2 personnes
42
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
43
Installer le buffet des boissons
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Aménager la loge des artistes
2 personnes
48
Préparer les costumes et les accessoires
3 personnes
49
Effectuer la répétition générale
8 personnes
50
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
51
Aménager la caisse et l’entrée
2 personnes

Événement

52
Accueillir le public
4 personnes
53
Distribuer les programmes
2 personnes
54
Gérer le vestiaire
2 personnes
55
Ouvrir la représentation
2 personnes
56
Accompagner la première partie du programme
4 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Effectuer les changements de scène
4 personnes
59
Ouvrir le buffet de pause
3 personnes
60
Servir des amuse-bouches
4 personnes
61
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
62
Reconduire le public dans la salle
3 personnes
63
Animer la deuxième partie du programme
4 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
65
Annoncer la finale
2 personnes
66
Remercier les artistes
2 personnes
67
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes
68
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
69
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
70
Faire le check-out des artistes
2 personnes
71
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

72
Rassembler la vaisselle
3 personnes
73
Trier les déchets
3 personnes
74
Démonter les buffets
3 personnes
75
Démonter le décor de scène
4 personnes
76
Démonter l’éclairage
3 personnes
77
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
78
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
79
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
80
Nettoyer les toilettes
2 personnes
81
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
82
Charger le matériel
4 personnes
83
Fermer le lieu
2 personnes
84
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
85
Ranger le stock restant
2 personnes
86
Rapporter les vêtements et les accessoires
2 personnes
87
Gérer les paiements en attente
2 personnes
88
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 150
Tablesqté 10
Chaises pliantes pour les artistesqté 12
Portantsqté 4
Cintresqté 150
Tabouretsqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable pour la musique
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Goulottes de câblesqté 8
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de théâtreqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Bâche de fond
Rideaux décoratifsqté 4
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Accessoires de scène
Vases décoratifsqté 8
Fleurs artificiellesqté 24

Vaisselle

Verresqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Petits bolsqté 20
Carafesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Cartes de menuqté 12
Étiquettes alimentairesqté 30
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Boîte à ticketsqté 2
Brochures du programmeqté 160

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Trousse de premiers secours

Courses

Courses

Conseils

Bloque le lieu et la date avant de contacter les artistes : le programme dépendra de la capacité de la salle, des horaires disponibles et de l’installation de la scène.
Demande à chaque artiste ses besoins techniques et ses fichiers musicaux au moins 2 semaines avant le spectacle. Prévois aussi un ordinateur portable de secours et des clés USB.
Construis le déroulé avec les horaires d’arrivée, de balance, de représentation et de rangement. Envoie une version finale du briefing aux artistes 3 à 5 jours avant.
Ne limite pas le plan de salle aux chaises : réserve des emplacements pour la technique, les passages, les artistes et les tables d’accueil. Vérifie également le stock de vaisselle avant de calculer le catering.
Prépare les programmes, cartes d’entrée et badges nominatifs au moins 3 jours avant l’ouverture des portes. Le jour J, fixe les câbles avec du ruban gaffer et des serre-câbles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de variétés ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, recueillir les besoins techniques, réserver le matériel et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il confirmer les artistes pour un spectacle de variétés ?: Confirme-les dès que le lieu et la date sont fixés, puis verrouille le programme au moins 4 semaines avant. Demande les horaires, les besoins techniques et les fichiers musicaux au plus tard 2 semaines avant.
Que faut-il prévoir pour la technique d’un spectacle de variétés ?: Prépare la sonorisation, la table de mixage, les microphones, les pieds de micro, les boîtiers DI, l’éclairage et les alimentations électriques. Vérifie chaque besoin avec les artistes avant de réserver le matériel.
Quand envoyer les invitations et le briefing aux artistes ?: Envoie les invitations dès que le programme et les modalités d’inscription sont prêts, puis relance les inscrits 7 à 10 jours avant. Le briefing final des artistes doit partir 3 à 5 jours avant le spectacle.

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