Eine Varietévorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Varietévorstellung müssen Künstler, Technik, Bühne und Publikum genau zusammenspielen. Beginne deshalb mit Ort, Datum und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Material reservierst. Kläre technische Anforderungen früh mit jedem Act und halte Auftrittszeiten, Umbaupausen und Moderation in einem Ablaufplan fest. Besonders oft fehlen am Veranstaltungstag Ersatztechnik, klare Künstlerbriefings und ein Plan für Garderobe und Einlass.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum festlegen
2 Personen
2
Vorführungsprogramm zusammenstellen
3 Personen
3
Künstler ansprechen
2 Personen
4
Künstler bestätigen
2 Personen
5
Auftritte und Zeiten festlegen
2 Personen
6
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Reservierungen vornehmen
2 Personen
12
Cateringmengen festlegen
2 Personen
13
Technik und Materialien reservieren
2 Personen
14
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
15
Präsentationstexte schreiben
2 Personen
16
Musikdateien sammeln
2 Personen
17
Lichtplan erstellen
2 Personen
18
Bühnenaufbau festlegen
2 Personen
19
Raumaufteilung erstellen
2 Personen
20
Eintrittskarten vorbereiten
2 Personen
21
Programmhefte drucken
22
Namensschilder erstellen
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
25
Künstlerbriefing versenden
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Catering nach Diät kennzeichnen
2 Personen
30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
33
Saalstühle aufstellen
4 Personen
34
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
35
Dekor aufbauen
3 Personen
36
Hintergrundtuch aufhängen
3 Personen
37
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
38
Tontechnik anschließen
3 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Musik und Cues testen
2 Personen
41
Bühne sicher fertigstellen
2 Personen
42
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
43
Getränkebuffet bereitstellen
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Künstlerraum einrichten
2 Personen
48
Kostüme und Requisiten bereitlegen
3 Personen
49
Generalprobe durchführen
8 Personen
50
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
51
Kasse und Eingang einrichten
2 Personen

Event

52
Publikum empfangen
4 Personen
53
Programmhefte verteilen
2 Personen
54
Garderobe verwalten
2 Personen
55
Vorstellung eröffnen
2 Personen
56
Ersten Programmpunkt begleiten
4 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
59
Pausenbuffet eröffnen
3 Personen
60
Snacks servieren
4 Personen
61
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
62
Publikum zurück in den Saal begleiten
3 Personen
63
Zweiten Programmpunkt begleiten
4 Personen
64
Getränke nachfüllen
2 Personen
65
Finale ankündigen
2 Personen
66
Künstler bedanken
2 Personen
67
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
68
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
69
Abschiedsgetränke servieren
3 Personen
70
Künstler auschecken
2 Personen
71
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

72
Geschirr sammeln
3 Personen
73
Abfall trennen
3 Personen
74
Buffets abbauen
3 Personen
75
Bühnen декor abbauen
4 Personen
76
Lichttechnik abbauen
3 Personen
77
Tonanlage abbauen
3 Personen
78
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
79
Saal und Foyer reinigen
4 Personen
80
Toiletten reinigen
2 Personen
81
Fundsachen sammeln
2 Personen
82
Materialien einladen
4 Personen
83
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
84
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
85
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
86
Kleidung und Requisiten zurückbringen
2 Personen
87
Ausstehende Zahlungen abwickeln
2 Personen
88
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 150
TischeAnz. 10
Klappstühle für KünstlerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 150
HockerAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
Laptop für Musik
Ersatzlaptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffa-TapeAnz. 6
KabelkanäleAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
TheaterscheinwerferAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Dekoration

Hintergrundtuch
Dekorative VorhängeAnz. 4
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
Bühnenrequisiten
Dekorative VasenAnz. 8
KunstblumenAnz. 24

Geschirr

GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
GebäckgabelnAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierplattenAnz. 16
SchälchenAnz. 20
KannenAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Catering

GetränkespenderAnz. 4
SpeisekartenAnz. 12
DiätetikettenAnz. 30
Kassenschale
Kartenterminal
KartenboxAnz. 2
ProgrammhefteAnz. 160

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchhalterAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Ort und Datum fest und stelle danach das Programm zusammen. Bestätige jeden Künstler schriftlich und sammle pro Act Technikbedarf, Musikdateien und benötigte Auf- oder Abbauzeit.
Plane die Reihenfolge nicht nur nach Auftrittsdauer. Rechne für Umbauten meist 5 bis 15 Minuten ein und platziere aufwendige Bühnenwechsel nicht direkt hintereinander.
Erstelle einen Technikplan mit Mikrofonen, Mischpult, Lautsprechern, Licht und Stromwegen. Sichere Kabel mit Kabelkanälen oder Gaffa-Tape und halte einen Ersatzlaptop sowie USB-Sticks für die Musik bereit.
Verschicke Einladungen erst, wenn Programm, Beginn und Anmeldeweg feststehen. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Vorstellung, damit Catering und Sitzplätze belastbar geplant werden können.
Schicke den Künstlern ein Briefing mit Ankunftszeit, Auftrittsdauer, Garderobe, Ansprechpartner und Soundcheck. Plane den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und gib Moderationstexte sowie Musikreihenfolge separat aus.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Varietévorstellung?: Plane mindestens 6 bis 8 Wochen ein, wenn mehrere Künstler beteiligt sind. Die letzten 7 Tage sollten für Anmeldungen, Cateringmengen, Programmhefte und die finale Technikprüfung reserviert sein.
Wie viel Zeit braucht man für den Soundcheck?: Rechne bei mehreren Acts mit mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Jeder Künstler sollte kurz Mikrofon, Musikstart, Lichtposition und Bühnenweg testen können.
Wie plant man die Reihenfolge bei einer Varietévorstellung?: Kombiniere unterschiedliche Darbietungen und plane zwischen Acts normalerweise 5 bis 15 Minuten für Umbau oder Moderation ein. Ein vollständiger Ablaufplan sollte spätestens 7 Tage vorher an Künstler, Technik und Moderation gehen.
Wann muss ich Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Frage Ernährungswünsche mit der Anmeldung ab und schließe die Mengenplanung etwa 7 Tage vor der Vorstellung ab. Für Künstler und Helfer solltest du zusätzlich eine separate Verpflegungsmenge einplanen.

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