Organiser une journée de prévention des chutes

Commencez par réserver une salle accessible et fixer une date avec un programme réaliste. Confirmez ensuite les intervenants et l’animateur sportif avant d’ouvrir les inscriptions, car leurs disponibilités déterminent le déroulement de la journée. Prévoyez un suivi précis des participants, notamment pour les besoins alimentaires et le transport. Les derniers jours servent surtout à tester les présentations, installer le matériel d’exercice et vérifier que chaque participant pourra circuler et s’asseoir en sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Confirmer l'animateur sportif
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recueillir les besoins de transport
11
Mettre à jour la liste des participants
12
Envoyer un rappel
13
Imprimer le programme
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Rassembler les présentations
16
Vérifier l’itinéraire
17
Imprimer les informations de stationnement
18
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
19
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer le matériel
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Tester les présentations
2 personnes
25
Préparer la table d'inscription
2 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Aménager la zone d’activité physique
3 personnes
29
Installer les stands d’information
3 personnes
30
Préparer les présentations
2 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Brancher le vidéoprojecteur
2 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Vérifier les installations sanitaires
35
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
36
Faire le briefing de l’équipe
3 personnes

Événement

37
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
38
Enregistrer les participants
2 personnes
39
Distribuer les badges
40
Présenter le programme
41
Assurer le mot de bienvenue
42
Donner une conférence sur le risque de chute
43
Répondre aux questions sur le risque de chute
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Encadrer la mesure de l’équilibre
3 personnes
47
Encadrer le test de marche
3 personnes
48
Effectuer des mesures de tension artérielle
2 personnes
49
Animer un atelier mouvement
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Présenter la sécurité à la maison
52
Présenter les outils
2 personnes
53
Répondre aux questions sur les aides techniques
2 personnes
54
Servir la tournée de boissons chaudes
2 personnes
55
Distribuer les coordonnées
56
Préparer le message de clôture
57
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

58
Rassembler les matériaux utilisés
3 personnes
59
Trier les déchets
2 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Nettoyer le point café
2 personnes
62
Nettoyer la salle
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Fermer le lieu
2 personnes
65
Archiver la liste des participants
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Rapporter le matériel
2 personnes
68
Renvoyer le matériel emprunté
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaises avec accoudoirsqté 60
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Tensiomètreqté 2
Chronomètreqté 3
Mètre rubanqté 3

Matériel de sport

Tapis antidérapantsqté 12
Coussins d’équilibreqté 8
Balles d'entraînementqté 10
Élastiquesqté 15
Cônesqté 12
Petites haiesqté 6
Bâtons de marcheqté 8
Marquages pour le test de marcheqté 6
Pince-poignéesqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Pupitres d'informationqté 8
Porte-nomsqté 70
Pancartes de tableqté 10

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Matériel de soins

Trousse de premiers secours
Gants jetablesqté 2
Bornes de désinfectionqté 3
Flacons de désinfectant pour les mainsqté 6
Tabourets pour la démonstrationqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle au moins 8 semaines à l’avance et vérifiez sur place les sorties de secours, l’itinéraire, le stationnement et l’absence d’obstacles. Pour ce public, prévoyez notamment des chaises avec accoudoirs et des tapis antidérapants.
Confirmez les intervenants et l’animateur sportif avant d’envoyer les invitations, idéalement 6 semaines avant la date. Un changement tardif perturbe le programme, les présentations et les informations transmises aux inscrits.
Ouvrez les inscriptions dès que la date et le programme sont fixés, puis mettez la liste à jour chaque semaine. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et de transport afin de ne pas devoir les recueillir au dernier moment.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et l’enceinte au moins 48 heures avant l’événement. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : elles sont souvent oubliées alors que la disposition de la salle les rend indispensables.
Préparez les badges, le programme imprimé et la table d’inscription la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, en gardant assez de temps pour installer les exercices, les marquages du test de marche et les accessoires sportifs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée de prévention des chutes ?: Prévoyez 8 semaines pour réserver la salle, confirmer les intervenants et préparer les inscriptions. Gardez les 48 dernières heures pour les tests techniques, les impressions et la mise en place.
Quand envoyer les invitations pour une journée de prévention des chutes ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le programme et les intervenants sont confirmés. Fermez ou réévaluez les inscriptions quelques jours avant afin de finaliser les badges, les sièges et les besoins de transport.
Comment rendre une salle accessible pour ce type de journée ?: Vérifiez l’itinéraire, le stationnement, les accès, les sorties de secours et les zones de circulation au moins une semaine avant. Prévoyez des chaises avec accoudoirs et retirez les obstacles avant l’arrivée des participants.
Quel matériel prévoir pour les exercices de prévention des chutes ?: Préparez les tapis antidérapants, coussins d’équilibre, balles, élastiques, cônes, petites haies, bâtons de marche et marquages du test de marche. Contrôlez leur état la veille et installez-les avant l’accueil pour éviter de déplacer du matériel pendant les exercices.

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