So organisierst du einen Valentinsmarkt
Ein Valentinsmarkt braucht mehr als dekorierte Stände und Herzballons. Lege zuerst Datum, Ort und Marktaufteilung fest, bevor du Ausstellende, Genehmigungen und Strom klärst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Catering, Aktivitäten und die Einsatzplanung für Helfer. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag, damit Zahlungssysteme, verderbliche Produkte und Technik am Veranstaltungstag nicht zur improvisierten Baustelle werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Stände reservieren
- 4
Genehmigungen prüfen
- 5
Versicherung prüfen
- 6
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 7
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
- 8
Ausstellende anmelden
2 Personen
- 9
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Veranstaltung online veröffentlichen
- 12
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering bestellen
- 16
Musik-Playlist erstellen
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Routen- und Parkinformationen erstellen
- 19
Besucherplan erstellen
- 20
Valentinstagsaktivitäten vorbereiten
3 Personen
- 21
Zahlungssystem testen
2 Personen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Verderbliche Produkte abholen
2 Personen
- 25
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 26
Tische und Stände verladen
4 Personen
Event
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Strom anschließen
2 Personen
- 29
Stände aufbauen
6 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 32
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 33
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 34
Aktivitätenbereich einrichten
3 Personen
- 35
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
- 36
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 38
Snacks bereitstellen
4 Personen
- 39
Kassen vorbereiten
2 Personen
- 40
Aussteller empfangen
3 Personen
- 41
Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
- 42
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
- 43
Eingang besetzen
2 Personen
- 44
Infostand besetzen
2 Personen
- 45
Catering ausgeben
4 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Den Valentinskartenbereich betreuen
2 Personen
- 48
Fotowand betreuen
- 49
Musik bedienen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
- 53
Toiletten kontrollieren
- 54
Standbetreiber über den Abschluss informieren
2 Personen
- 55
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 56
Kassen abschließen
2 Personen
- 57
Catering abbauen
4 Personen
- 58
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
- 59
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Stände abbauen
6 Personen
- 61
Möbel zurückbringen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Geräte einpacken
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall trennen
3 Personen
- 66
Location reinigen
5 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 68
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Poster entfernen
2 Personen
- 72
Aussteller nachtelefonieren
- 73
Beschädigte Materialien melden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 18
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 60
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 18
- HockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- UntertassenAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 3
- KartenterminalsAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadekabelAnz. 6
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- PowerbanksAnz. 4
Dekoration
- ValentinsgirlandenAnz. 20
- HerzballonsAnz. 100
- BallongewichteAnz. 12
- KunstblumenAnz. 30
- RosenblätterAnz. 10
- Fotowand
- FotopropsAnz. 25
- SpeisekartenAnz. 20
- TischdekorationenAnz. 20
- KerzengläserAnz. 30
- LED-KerzenAnz. 30
- Rote TeppicheAnz. 2
- ValentinskartenständerAnz. 4
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 10
- LED-FlutlichterAnz. 6
- LaternenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 8
- FolienhalterAnz. 3
- KühlelementeAnz. 24
- ServiertablettsAnz. 12
Reinigung
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischmoppAnz. 3
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- AbfallbehälterAnz. 10
- MüllbeutelhalterAnz. 10
- HanddesinfektionsmittelAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 2
- GeschirrkistenAnz. 8
Aktivitäten
- GrußkartenständerAnz. 6
- BuntstifteAnz. 48
- FilzstifteAnz. 48
- ScherenAnz. 12
- KlebestifteAnz. 12
- TischaufstellerAnz. 6
- Spiegel
Informationen
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- PinnwändeAnz. 4
- NamensschilderAnz. 40
- StifteAnz. 30
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre zuerst die Standaufteilung und Stromanschlüsse. Plane pro Stand den benötigten Platz und prüfe, ob Verlängerungskabel, Ladekabel oder zusätzliche Stromquellen gebraucht werden.
- Bestätige Ausstellende nicht nur mündlich: Halte Zu- oder Absagen, Standgröße und besondere Anforderungen spätestens zwei Wochen vor dem Markt fest. So kannst du freie Flächen und Tische rechtzeitig neu verteilen.
- Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle das Catering erst danach. Für Kaffee, Tee und alkoholfreie Getränke solltest du die Ausgabe mit Kaffeekannen, Thermoskannen und wiederverwendbarem Geschirr praktisch testen.
- Teste Kartenterminals, Lautsprecher und Mikrofon mindestens einen Tag vorher. Lege Ladekabel und Powerbanks sichtbar bereit und prüfe, ob die Technik am vorgesehenen Platz ohne Stolperfallen erreichbar ist.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vor Beginn. Stelle Partyzelte, Aufbewahrungsboxen und zusätzliche Sitzmöglichkeiten so bereit, dass empfindliche Waren und Besucher auch bei Regen geschützt bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Valentinsmarkt organisieren?
- Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Standaufteilung und Genehmigungen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Ausstellende, Einladungen, Catering und Helfer weitgehend feststehen.
- Wie viele Stände braucht ein Valentinsmarkt?
- Das hängt von Fläche und Zielgruppe ab; plane zunächst mit der verfügbaren Standfläche statt mit einer festen Zahl. Lass zwischen den Ständen mindestens 1,5 Meter für Besucherwege und berücksichtige zusätzlich Platz für Tische, Stehtische und Aktivitäten.
- Wann sollte man Catering für einen Valentinsmarkt bestellen?
- Bestelle das Catering etwa zwei bis drei Wochen vorher, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Verderbliche Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab.
- Was muss man am Tag vor dem Valentinsmarkt prüfen?
- Prüfe am Vortag Wetter, Strom, Zahlungssysteme, Lautsprecher, Mikrofon und die Vollständigkeit der Materialien. Lege außerdem Geschirr, Tischdecken, Dekoration und Technik nach Einsatzbereich bereit, damit der Aufbau nicht erst morgens beginnt.
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