Zo organiseer je een Valentijnsfeest zonder last-minute stress

Begin met de locatie, de gastenlijst en de gewenste sfeer. Daarna leg je de aanmeldingen vast, verzamel je dieetwensen en bepaal je het menu met bijpassende hoeveelheden. Plan de praktische opbouw pas nadat je weet hoeveel mensen komen: tafels, stoelen, servies, drank en muziek hangen daarvan af. De laatste dagen draaien vooral om voorbereiden, koelen en klaarzetten, zodat je op de avond zelf niet tegelijk hoeft te koken, decoreren en zoeken naar ontbrekende spullen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Reservering bevestigen
8
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
9
Tafelschikking maken
10
Muziek afspeellijst maken
11
Benodigdheden controleren
2 personen
12
Decoratie voorbereiden
2 personen
13
Boodschappenlijst afronden
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Desserts voorbereiden
3 personen
17
Groenten en fruit snijden
3 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Locatie ventileren
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Tafelkleden leggen
2 personen
25
Servies klaarzetten
3 personen
26
Buffet opbouwen
4 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
29
Muziek aansluiten
2 personen
30
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
31
Toiletten controleren
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
33
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

34
Gasten ontvangen
3 personen
35
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
36
Buffet openen
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet bijvullen
3 personen
40
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Dessert serveren
3 personen
43
Fotoplek begeleiden
44
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

45
Afval verzamelen
3 personen
46
Buffet opruimen
4 personen
47
Servies afwassen
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Decoratie verwijderen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Apparatuur inpakken
2 personen
52
Materialen controleren
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Kapstok

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Vorkenaantal 50
Messenaantal 50
Lepelsaantal 50
Wijnglazenaantal 45
Waterglazenaantal 45
Koffiekopjesaantal 45
Serveerbladenaantal 8
Serveerkommenaantal 8
Waterkaraffenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Hartjesslingersaantal 6
Ballonnenaantal 50
Ballonpomp
Vazenaantal 8
Ledkaarsenaantal 24
Fotowand
Gastenboek
Naamkaarthoudersaantal 45
Tafelnummersaantal 6

Apparatuur

Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 3
Flesopenersaantal 2
Kurkentrekkersaantal 2
Vershoudbakkenaantal 10
Ovenwantenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blik
Dweil en emmer
Schoonmaakdoekenaantal 10
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en aanmeldingen te verzamelen voordat je het menu definitief maakt. Bevestig elke aanmelding en geef de locatie en begintijd uiterlijk enkele dagen vooraf nogmaals door.
Maak de tafelschikking zodra het aantal gasten vaststaat. Naamkaarthouders en tafelnummers voorkomen verwarring, vooral wanneer je meerdere tafels of een apart buffet gebruikt.
Controleer niet alleen servies, maar ook de minder opvallende benodigdheden: voldoende waterkaraffen, serveerbladen, verlengkabels en stekkerdozen. Test de speakers op de plek waar ze tijdens het feest komen te staan.
Bereid desserts, hapjes, gesneden groenten en fruit eerder op de dag voor. Zet brood, beleg, koffie en thee apart klaar, zodat het diner niet wordt onderbroken door zoekwerk in de keuken.
Koel dranken ruim voor de gasten arriveren en ventileer de locatie voordat de tafels en stoelen definitief staan. Ledkaarsen, hartjesslingers en ballonnen kun je vooraf klaarleggen, maar hang decoratie pas op nadat de looproute en fotowand zijn bepaald.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Valentijnsfeest organiseren?: Reserveer de locatie en maak de gastenlijst bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor het feest het menu en de hoeveelheden kunt vastleggen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Valentijnsfeest?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren. Vraag om een reactie binnen 7 tot 10 dagen, zodat je nog tijd hebt om dieetwensen, tafelschikking en boodschappen aan te passen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Valentijnsfeest klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, tafelkleden, servies en decoratie. Plan daarnaast minstens 1 uur voor het koud zetten van dranken, het klaarzetten van hapjes en het testen van muziek en verlichting.
Wanneer maak je het menu voor een Valentijnsfeest?: Bepaal het menu 1 tot 2 weken vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Controleer de dieetwensen en maak de boodschappenlijst uiterlijk 3 dagen voor het feest definitief.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.